RTI International Sénégal recherche un (e) Assistant Administratif (ve) et Logistique pour le projet USAID Owod. Le projet vise à améliorer durablement le système de santé sénégalais en s’attaquant aux principales causes de morbidité et de mortalité maternelles et infantiles, en protégeant les communautés contre les maladies contagieuses et en renforçant les systèmes de santé. L’un des principaux objectifs du projet est de faire passer au moins 3 des 5 régions (Diourbel, Tambacounda, Kédougou, Kolda et Sédhiou) à un financement direct de gouvernement à gouvernement (G2G) d’ici à la fin des cinq ans d’exécution.
RTI, dans le cadre du projet USAID Owod, a mis en place un mécanisme de subventions de base et d’innovation pour appuyer les Districts Sanitaires et Régions Médicales.
Sous la supervision du Directeur des Opérations et des Finances, l’Assistant (e) Administratif (ve) et Logistique assistera à l’exécution efficace de la gestion administrative & logistique, des services généraux et des opérations liées aux activités du projet USAID OWOD en conformité avec les politiques et procédures de RTI et USAID.
Le poste sera basé à Dakar.
Responsabilités
Appui Administratif
- Maintenir une base de données de toutes les communications entrantes et sortantes ;
- Gérer les expéditions / envois / livraisons de communications sortantes en coordination avec le service de messagerie du bureau ;
- Aider le projet et le personnel à organiser les rendez-vous d’affaires officiels ;
- Appuyer le projet dans la rédaction, le suivi et le classement des lettres et autres correspondances ;
- Préparer des tableaux de bord et des graphiques, au besoin, ainsi qu’effectuer la reproduction et l’assemblage des rapports ;
- Assistant à la reproduction de documents ;
- Assurer la coordination des voyages et des activités des équipes de groupement avec les agences de voyages accréditées, les agences de location de voitures, les hôtels et les autres fournisseurs et les demandes d’avance de voyage, conformément aux politiques et aux procédures ;
- S’occuper des arrangements logistiques pour les réunions et les ateliers, c’est-à-dire la préparation du matériel de formation, la demande de fournitures pour les ateliers, l’organisation du voyage et l’hébergement des participants, la demande d’avance de fonds ;
Appui Logistique
- Assurer la gestion et le suivi des stocks de consommables informatiques (remplacement des consommables et expression des besoins d’achat) ;
- S’assurer que tous les outils de gestion des équipements sont bien remplis avant toute demande de sortie en interne ou hors du bureau ;
- Appuyer le responsable des inventaires dans la gestion des équipements et du mobilier du projet OWOD, ainsi que la mise à jour périodique du fichier d’inventaire ;
- Archiver les carnets de bord des chauffeurs ;
- Assurer le suivi et la gestion des contrats d’entretien et de maintenance des équipements du projet OWOD ;
- Effectuer un classement électronique et physique de tous les documents relatifs à la gestion logistique ;
- Appuyer le personnel du bureau dans la mise en œuvre (logistique) des ateliers et activités du projet OWOD ;
- Appuyer la coordination de la flotte de véhicules du projet, la préparation des ordres de mission de l’équipe, et la gestion du service d’entretien des véhicules ;
- Appuyer dans les demandes de location des véhicules pour les activités du projet ;
- Réaliser toutes autres tâches à la demande du superviseur.
Qualifications
Le (la) candidat(e) au poste d’Assistant(e) Administratif(ve) et Logistique doit avoir les qualifications et expériences suivantes :
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- Avoir au minimum le Bac ou formation professionnelle pertinente plus 3 années d’expérience dans l’un des domaines suivants : Administration, logistique (chaîne d’approvisionnement) ou en gestion et tout autre combinaison qualification + expérience similaire ;
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- Avoir travaillé dans un projet de l’USAID serait un plus ;
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- Disposer de bonnes connaissances des dispositifs de sécurité dans les bureaux et de gestion des locaux ;
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- Capacité avérée de travailler sous pression, de respecter les échéances et de fixer des priorités ;
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- Haut niveau d’intégrité personnelle et professionnelle ; motivation pour faire de son mieux ;
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- Bonnes aptitudes en communication interpersonnelle, à travailler en équipe et à faire preuve de respect constant du principe de la confidentialité dans l’exercice de ses fonctions ;
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- Fortes capacités d’écoute et d’acceptation des instructions données ;
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- Bon niveau en anglais.
Envoyer Lettre de Motivation et CV au plus tard le 16 Avril 2023.
