RTI (Research Triangle Institute) International is an independent organization dedicated to conducting innovative, multidisciplinary research that improves the human condition. With a worldwide staff of more than 4,000 people, RTI offers innovative research and development and a full spectrum of multidisciplinary services. RTI has several corporate and project offices across the globe. In Africa, RTI has an active presence in more than 22 countries in Africa and over 40 projects.
- RATIONALE FOR NEW SOFTWARE
RTI Senegal project offices has approximately 100 full time staff. Project offices payroll is managed/calculated monthly through RTI customized excel based spreadsheet. The excel spreadsheets are susceptible to human errors of commission or omission. The new proposed payroll system will enable the project management to automate the payroll payroll process and provides assurance on accuracy and completeness of payroll computations.
- BENEFITS OF THE PROPOSED PAYROLL SYSTEM
- It will enable Finance and HR team to collaborate on payroll management much seamlessly compared to current Excel based payroll spreadsheets.
- Payroll software provides audit trail hence it is easier to view and monitor changes.
- Le logiciel de paie générera facilement des réponses de la direction. Les responsables financiers et les ressources humaines pourront concilier les informations de paie beaucoup plus rapidement.
- Le système de paie gère le back-end mathématique et garantit des rapports précis.
- Le système de paie renforcera les contrôles internes sur la gestion de la paie.
- Le système fournira à la direction l’assurance que la masse salariale est calculée conformément aux lois locales sur le travail et la fiscalité.
- TÂCHE ET RESPONSABILITÉS DU LOGICIEL PROPOSÉ Module général (Sécurité et sauvegarde)
- Le logiciel doit avoir des rôles distincts au sein du système de paie. Les rôles clés à séparer comprennent l’apport, l’examen, l’approbation et l’établissement de rapports.
- Calculer les instructions de paie conformément à la fiscalité locale et à la législation du travail.
- Activez l’accès multi-utilisateurs en temps réel à différents utilisateurs.
- Capacités de traitement hors ligne lorsqu’Internet n’est pas disponible.
- Configuration de la paie pour s’adapter à différents cycles de paie dans un mois, par exemple du 1er au 15, du 16 au 30, du 25 au 24, etc.
- Capable d’automatiser le flux de travail et de suivre une transaction tout au long de son cycle de vie, du début à l’exécution, y compris les approbations, le routage et le suivi historique.
module ressources humaines
- Le logiciel doit être en mesure de permettre automatiquement aux employés de soumettre des congés et de surveiller leur solde de congés, tandis que les gestionnaires peuvent examiner ces demandes et informer les employés des demandes de congé approuvées ou refusées, ainsi que calculer les congés accumulés pour le calcul des salaires.
- Gérer et suivre les feuilles de temps
- Recevoir et gérer d’autres demandes RH
- éditer les attestations, fiches de paie, tous autres formulaires
Module Finances
- Le logiciel doit permettre la saisie et le suivi des heures mensuelles travaillées via les heures standard telles qu’elles sont actuellement utilisées par les projets de bureaux de RTI Sénégal.
- Il doit être en mesure d’allouer le temps du personnel (heures de travail) à plusieurs codes de charge de projet ou centres de coûts sur la base de feuilles de temps mensuelles et de générer un résumé des coûts pour chaque code de projet et centre de coûts.
Rapports
- Le système de gestion de logiciel de paie attendu doit contenir une fonctionnalité qui génère des rapports de paie tels que des relevés de salaire, des rapports sur les avantages sociaux ou des résumés de congés qui permettent aux employés d’accéder également à la plate-forme pour vérifier ou imprimer.
- L’administrateur de la paie doit pouvoir utiliser le système pour distribuer le bulletin de paie par e-mail/et/ou application de paie.
- Consolidez les déclarations de revenus annuelles des employeurs et des employés conformément aux lois sénégalaises locales.
- Le logiciel doit fournir un traitement et des rapports en temps réel ainsi que des lots (flexibilité d’avoir l’un ou l’autre processus à la demande de l’utilisateur). Par exemple, les récapitulatifs de transfert de paiements bancaires pour les paiements de salaire.
- CERTIFICATIONS ET EXIGENCES DE SÉCURITÉ
Le fournisseur peut au moins se conformer à l’une des normes de sécurité suivantes en matière de protection des données :
- Certificat ISO 27001
Normes RGPD
Comment s’inscrire
Pour postuler, veuillez fournir les éléments suivants :
- Une présentation de votre structure
- Une proposition technique répondant à la question ci-dessous :
- Quel support technique et support de maintenance fournissez-vous et ses implications en termes de coûts ?
- Comment le système met-il à jour le calcul statutaire sous réserve de toute modification des lois locales concernant la fiscalité et tout autre élément affectant la façon dont les salaires du personnel sont calculés ?
- Quels calculs sont gérés et lesquels ne le sont pas par le système ?
- Quelle est l’attente sur tout coût de matériel? le cas échéant.
- Quel est le délai de mise en œuvre ?
- Combien d’utilisateurs par licences ?
- Comment le système synchronisera-t-il la conversion des données existantes vers le nouveau système sans saisir manuellement les données ?
- Quelle est la bande passante logicielle de sauvegarde en cas de défaillance du système ?
- Quel est le volume maximum de transactions que le système peut contenir sans ralentir ?
- Avec quels autres systèmes le logiciel s’intègre-t-il/peut-il s’interfacer ?
- Quelle est la durée maximale de conservation des données pour la piste d’audit ?
- Le système peut-il conserver des transactions à date future dans le système, qui ne seront pas traitées avant le cycle de paie dans lequel elles sont effectives ?
- Une proposition financière
All the documentation must be sent to the following email address procurement-[email protected] before April 5th at 8 p.m Dakar time. All questions can be addressed to the same email address before March 27th at 6 p.m Dakar time.
