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Médecins du Monde recrute :
Responsable des ressources humaines et de l’administration – Damboa
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Le/La chargé(e) des ressources humaines et de l’administration est responsable du soutien et de la coordination des fonctions RH, administratives et financières au niveau local, en veillant au respect des politiques organisationnelles, des exigences des bailleurs de fonds et de la réglementation nationale. Ce rôle contribue à la gestion efficace du personnel, des processus administratifs, des opérations financières et des relations avec les parties prenantes afin de soutenir la mise en œuvre des programmes. Les domaines de responsabilité de ce poste sont les suivants :
Humain Ressources
- Ressources humaines
- Administration
- Finance
RELATIONS DE TRAVAIL :
- Lien hiérarchique : Responsable de base / Coordinateur de terrain Borno
- Lien fonctionnel : Coordinateur RH et coordinateur financier
ADMINISTRATION:
- Appuyer le responsable de la base et le bureau de coordination dans la préparation de la correspondance officielle destinée au personnel, aux autorités et aux parties prenantes externes.
- Aider à la préparation et au suivi des protocoles d’entente (PE) et autres documents de partenariat.
- Assurez-vous de mettre en place des processus adéquats de révision, d’approbation et de signature pour les documents administratifs.
- Coordonner les rendez-vous et maintenir une communication efficace avec les autorités et les principales parties prenantes.
- Tenir à jour régulièrement les listes de contacts institutionnels et les dossiers administratifs.
Cette liste d’activités n’est pas exhaustive et peut varier selon la situation.
RESSOURCES HUMAINES:
- Appuyer la mise en œuvre des politiques, procédures et processus RH, notamment le recrutement, l’intégration, la gestion des performances, le développement du personnel et la communication interne.
- Surveiller la présence, les congés et les absences des employés, en veillant à l’exactitude des rapports et de la tenue des registres.
- Tenir à jour des dossiers du personnel, des bases de données RH et des registres du personnel complets, exacts et confidentiels.
- Faciliter les séances d’information et les initiatives de sensibilisation en matière de RH afin de renforcer la compréhension du personnel concernant les politiques et procédures RH.
- Appuyer les processus de recrutement, y compris les tests de candidats, les entretiens et les activités de sélection, selon les directives du service des ressources humaines.
- Coordonner les processus d’intégration et d’accueil des nouveaux employés et veiller à ce que tous les documents requis soient correctement remplis et classés.
- Participer à la préparation et à la vérification de la paie mensuelle.
- Gérer les contrats de travail, leurs modifications, leurs prolongations et la documentation relative au personnel, notamment celui du ministère de la Santé et les travailleurs journaliers.
- Veiller à ce que les coordonnées du personnel soient régulièrement mises à jour en coordination avec le service logistique.
- Gérer les mises à jour de l’assurance maladie pour les nouveaux employés et les employés quittant l’entreprise.
- Tenir des registres précis des feuilles de temps, des documents de paie, des avances sur salaire, des heures supplémentaires et de la distribution des bulletins de paie mensuels.
- En collaboration avec le service logistique, veiller à la récupération des biens de l’entreprise auprès des employés qui quittent l’entreprise.
- Fournir un soutien pour les rapports RH, la représentation externe et autres activités liées aux RH, selon les besoins.
- Cette liste d’activités n’est pas exhaustive et peut varier selon la situation.
FINANCE:
- Appuyer le coordonnateur financier dans l’examen des demandes de remboursement, des dossiers d’approvisionnement et des grilles d’évaluation en veillant à ce que les codes des donateurs et de SAGA soient correctement remplis et que la disponibilité du budget soit confirmée.
- Avant tout traitement, assurez-vous que tous les documents justificatifs de paiement et d’approvisionnement sont complets, conformes, dûment approuvés et prêts pour un audit.
- Superviser et traiter tous les décaissements et paiements au niveau de la base, conformément aux procédures de MdM, aux réglementations des donateurs et aux seuils d’autorisation.
- Assurer une comptabilité et une gestion rigoureuses pour la base, notamment l’enregistrement précis, le codage, le classement et la soumission en temps voulu des documents comptables à la coordination.
- Participer à la clôture comptable mensuelle, y compris la vérification des livres de caisse, des écritures comptables, des pièces justificatives et le rapprochement avant la soumission à la coordination.
- Assurer une gestion, une sécurité et un rapprochement appropriés des fonds de trésorerie et des comptes bancaires de base, conformément au protocole de gestion monétaire et aux procédures financières de MdM.
- Effectuez des comptages physiques réguliers de la caisse et signalez immédiatement toute anomalie ou tout risque financier au responsable de base/coordinateur de terrain Borno et au coordinateur financier.
- Élaborer les prévisions de trésorerie mensuelles et les demandes de fonds pour la base et assurer une disponibilité de trésorerie suffisante pour les activités opérationnelles.
- Surveiller les avances du personnel, des fournisseurs et des opérations et assurer le recouvrement, la justification et le rapprochement en temps opportun de toutes les avances en cours.
- Préparer et mettre à jour le suivi budgétaire mensuel (BFU) et les prévisions en collaboration avec le coordinateur de terrain et les responsables de programme, y compris l’analyse des écarts et l’identification des risques financiers.
- Alerter le responsable de base/coordinateur de terrain Borno et le coordinateur financier des risques liés aux dépassements budgétaires, aux sous-dépenses, aux coûts non admissibles, aux fluctuations des taux de change ou à une couverture budgétaire insuffisante.
- Participer à la préparation des rapports financiers des donateurs, des audits et des révisions budgétaires en fournissant des données financières exactes et opportunes ainsi que les pièces justificatives nécessaires.
- Assurer la déduction, le suivi et le versement appropriés de la retenue à la source (RAS) et des autres obligations légales conformément à la législation nationale.
- Appuyer le renouvellement et le suivi des attestations fiscales et autres obligations administratives et financières au niveau de l’État.
- Assurer l’archivage financier adéquat (physique et numérique) de tous les documents financiers conformément aux procédures de MdM et aux exigences des donateurs.
- Promouvoir le respect des procédures de MdM en matière de lutte contre la fraude, la corruption et de contrôle interne, et signaler immédiatement tout usage abusif de fonds ou toute non-conformité suspectée.
Cette liste d’activités n’est pas exhaustive et peut varier selon la situation.
AUTRES
- Maintenir des systèmes efficaces de classement, d’archivage et de production de rapports.
- Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs, RH et financiers.
- Effectuer toute autre tâche assignée par le coordonnateur de terrain, le coordonnateur des ressources humaines ou le coordonnateur financier.
- Veiller au respect des politiques, procédures, normes de protection, code de conduite et règlements de sécurité de l’organisation.
Cette liste d’activités n’est pas exhaustive et peut varier selon la situation.
QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES :
Éducation
Éducation
- Diplôme universitaire en ressources humaines, sciences sociales, administration des affaires ou dans un domaine connexe.
- Une certification professionnelle pertinente en RH ou en administration est un atout.
Expérience et compétences
- Minimum de 2 à 3 ans d’expérience professionnelle pertinente dans les domaines des ressources humaines, de l’administration et/ou des finances, de préférence au sein d’une OING, d’une ONG ou d’une organisation humanitaire.
- Expérience avérée en matière de recrutement, d’administration du personnel, de soutien à la paie, de gestion des contrats et de gestion des dossiers des employés.
- Expérience avérée en administration financière, comptabilité, suivi budgétaire, gestion de trésorerie et conformité aux exigences des donateurs.
- Expérience de travail avec les autorités gouvernementales, les prestataires de services et les parties prenantes externes.
- Une expérience préalable dans un environnement opérationnel complexe, multiculturel et sensible en matière de sécurité est souhaitable.
- Solides connaissances des politiques RH, de la réglementation du travail et des pratiques de gestion du personnel.
- Solide compréhension des principes comptables, des procédures financières, de la budgétisation et des contrôles internes.
- Expérience en matière de traitement de la paie, de gestion des dossiers du personnel et de tenue des registres financiers.
- Capacité à assurer le suivi des contrats, des accords administratifs et des exigences de conformité.
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Excel, Word, Outlook et PowerPoint.
- L’expérience des systèmes de gestion des ressources humaines, de la comptabilité et des bases de données est un atout.
- Capacité à faire preuve de discrétion dans le traitement d’informations sensibles relatives aux ressources humaines et aux finances.
- Disposition à se déplacer dans la zone d’opérations en cas de besoin.
AVERTISSEMENT : Veuillez noter que MdM ne pratique ni n’accepte de pots-de-vin en échange d’opportunités d’emploi. Toute tentative de corruption entraînera la disqualification immédiate du candidat.
Compte tenu de la nature de ce poste, les candidatures seront examinées au fur et à mesure de leur réception, et le poste pourrait être pourvu avant la date limite. Les candidatures déposées au plus tôt sont donc encouragées.
Méthode d’application
Les personnes intéressées et qualifiées sont priées d’envoyer leur CV et leur lettre de motivation dans un seul document à [email protected] en indiquant l’intitulé du poste et le lieu dans l’objet du courriel.
