I- Le Programme Humanité & Inclusion (HI) au Mali
Handicap International, nom d’usage « Humanité & Inclusion » est présent au Mali depuis 1996. L’objectif général du programme Mali est de contribuer à assurer la participation des personnes handicapées et des personnes vulnérables au Mali sur base de l’égalité avec les autres.
En 2023, les activités du programme s’articulent autour des orientations suivantes :
- Santé & réadaptation : réadaptation fonctionnelle, santé maternelle et infantile, plaidoyer VIH et Handicap ; dépistage et prise en charge précoce des déficiences
- Éducation inclusive & formation professionnelle : Éducation inclusive, insertion socioprofessionnelle etc.
- Moyen d’existence & résilience : transferts monétaires / filets sociaux, projets communautaires, activités génératrices de revenus etc.
- Protection& Réduction des risques : éducation aux risques liés aux engins explosifs, assistances aux victimes de conflit armés, soutien psycho-social, transformation de conflit dans le nord et centre du Mali.
POSTE 1 : UN(E) STAGIAIRE SECRETAIRE
LIEU : BAMAKO
Domaine d’activités : SECRETARIAT
Date de début de contrat : Août 2023
Date de fin de contrat : Janvier 2024
Type de contrat : Stage 03 mois (avec Possibilité de renouvellement)
Hiérarchisation du poste : Le poste est sous la responsabilité de la Secrétaire de Bamako
II – Contexte :
Sous la responsabilité hiérarchique de la Secrétaire de Bamako, le(la) Stagiaire Secrétaire aura pour mission d’assurer un rôle de support à la Secrétaire de Bamako.
III – Principales responsabilités
- Accueil des visiteurs – Gestion du standard téléphonique
- Recevoir et Accueillir les visiteurs, les renseigner et les orienter, informer la personne visitée ;
- Gérer le standard téléphonique et traiter tous les appels entrants, sortants et les transferts d’appels ;
- Tenir un registre des communications téléphoniques émises ;
- Tenir à jour l’annuaire des contacts internes et externes du programme (téléphones, fax, adresses électroniques, contacts…) ;
- Fournir des informations précises aux personnes externes.
- Gestion des taches courantes de secrétariat
- Effectuer un travail de relecture, de mise en forme, de correction des correspondances et ajoute les numéros chrono ;
- Traiter la réception et l’émission des courriers électroniques de l’adresse principale, accuse réception, enregistre et ventile aux bons interlocuteurs du poste du secrétariat ;
- Collecter, saisir, envoyer et classer les courriers Départ et Arrivée ;
- Tenir le cahier d’enregistrement du Courrier Départ et Arrivée et les archives avec leurs accusés de réception dans les chronos correspondants ;
- Organiser la réception des courriers par la poste et DHL ;
- Assurer en collaboration avec l’équipe concernée, la transmission et la réception des appels d’offres suivies d’un accusé de réception remis à chaque postulant.
- Saisie les documents et courrier sur demande des différents services (ordre de mission, lettre, courrier administratif, note interne, …)
- Scanner les documents en fonction de la demande ;
- Effectuer les photocopies du Secrétariat ;
- Effectuer la reliure des documents en fonction de la demande ;
- Veiller au bon fonctionnement et à l’alimentation (cartouches + papier) des photocopieuses de l’accueil ;
- Assurer l’aménagement et la mise à jour des espaces (tableaux d’affichages, casiers individuels) ;
- Gérer les archives liées à son poste ;
- Attribuer un accès internet pour les visiteurs quand nécessaire.
- Gestion du stock de papeterie et des consommables bureautique
- Assurer la gestion du stock de papeterie et autres consommable bureautique du bureau de Bamako ;
- Demander le renouvellement du stock de fournitures de bureau (DAS) ;
- Assurer le suivi du stock de fournitures de bureau sur l’outil de gestion Excel ;
- Réaliser mensuellement l’inventaire (contrôle physique et théorique) ;
- Gérer les demandes d’approvisionnement en papeterie et autres consommables bureautiques de Bamako.
- Gestion de l’espace documentation et de l’archivage
- Assurer de la livraison des journaux et revues et leur mise à disposition dans zone concernée puis en fait l’archivage ;
- Gérer et animer l’espace de documentation (bibliothèque) du bureau : enregistrement et classement des nouveaux ouvrages, gestion des entrées et des sorties, internes et externes, au moyen de l’outil de gestion Excel, élaboration un annuaire des ouvrages disponibles et le réactualise régulière ;
- Gérer le classement et l’archivage papier des documents arrivant au secrétariat.
- Gestion de l’espace documentation et de l’archivage
Assurer la gestion des panneaux d’affichages pour les documents internes au bureau de Bamako
La liste ci-dessus n’est ni exhaustive ni limitative, le(la) Stagiaire Secrétaire pourra être amené, dans le cadre de ses fonctions, à effectuer d’autres tâches sur demande expresse de son supérieur hiérarchique.
IV – Compétences :
| Savoir (connaissances) | Savoir-faire (pratiques) | Savoir-être (attitudes) |
| § Formation : Niveau BAC + 2 en secrétariat ou domaines connexes
§ Vision, mandat, valeurs et stratégie HI, § Principes humanitaires,
|
§ Maitrise de la gestion du secrétariat,
§ Maitrise de l’archivage
|
§ Respecter la confidentialité des informations traitées et communiquées,
§ Anticiper, apprécier la charge de travail pour la planifier dans les délais, § Bonne résistance au stress avec une augmentation du volume de travail, § Être rigoureux, organisé et précis, § Sens du relationnel, § Être force de proposition, § Être curieux et aimer faire évoluer ses connaissances, § Maitrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook,
|
V – Dépôt de Candidature
Les dossiers de candidature (Curriculum Vitae, lettre de motivation) sont adressés à l’adresse suivante : [email protected] au plus tard le 23/07/2023 à 16h00 (date et heure sur le mail faisant foi). Il est impératif de mentionner dans l’objet de votre courrier électronique le terme suivant :
« Candidature Stagiaire Secrétaire à Bamako »
NB : Seuls les candidats retenus seront contactés pour le test écrit.
Humanité & Inclusion s’engage à promouvoir l’égalité des chances et lutter contre toutes formes de discrimination à l’embauche.
POSTE 2 : UN(E) STAGIAIRE LOGISTIQUE A GAO
LIEU : GAO
Domaine d’activités : LOGISTIQUE
Date de début de contrat : Août 2023
Date de fin de contrat : Janvier 2024
Type de contrat : Stage 03 mois (avec Possibilité de renouvellement)
Hiérarchisation du poste : Le poste est sous la responsabilité du Chargé des Approvisionnement et des services généraux de Gao
II – Contexte :
Dans le Cadre de la réorganisation de son département Logistique ainsi que du renforcement de la capacité d’intervention de ses équipes Logistique ; Humanité & Inclusion recherche un(e) Stagiaire pour sa base de Gao.
Le (la) stagiaire Logistique viendra en appui administrative et technique au département Logistique et profitera de cette opportunité pour renforcer ses capacités en gestion de la logistique Humanitaire.
Sous la responsabilité hiérarchique du Chargé des Approvisionnements et des services généraux du Site, le(la) Stagiaire Logistique aura pour mission d’assurer un rôle de support à l’équipe basé à Gao.
III – Principales responsabilités
- Approvisionnements
- Support à la gestion des approvisionnements du site,
- Revue et organisation des documents contractuels,
- Support pour l’archivage Physique et numérique des documents d’achats,
- Support à la consolidation des livrables site ;
- Support pour le contrôle et l’archivage des dossiers d’achat des sites,
- Support à la mise à jour de la base de données fournisseur du programme (Site).
- Support pour le processus de mise en place et/ou de renouvellement des contrats cadre.
- Services Généraux
- Supporter le Chargé des services généraux dans le cadre de ses activités quotidienne
- Apporter son support à la gestion des équipements et du parc Auto/ Moto du site
- Faire des propositions concrètes dans le sens d’une meilleure organisation des services généraux et de l’amélioration du niveau de service aux demandeur,
- Etre capable de pouvoir assurer la continuité du service en cas d’absence et/ou empêchement du Chargé des approvisionnements et des services généraux du site.
La liste ci-dessus n’est ni exhaustive ni limitative, le(la) Stagiaire Logistique pourra être amené, dans le cadre de ses fonctions, à effectuer d’autres tâches sur demande expresse de son supérieur hiérarchique.
IV – Compétences :
| Savoir (connaissances) | Savoir-faire (pratiques) | Savoir-être (attitudes) |
| § Formation : minimum Bac + 3 licence professionnelle logistique, achats, Transport
§ Avoir une connaissance génerale en Logistique § Un bon niveau en anglais serait un atout.
|
§ Expérience (stages compris) en logistique, achats ; Transport
§ Expérience en ONG serait un atout § Maitrise de Excel et des tableaux croisé dynamique § Maitrise de Microsoft Office |
§ Être capable de résister au stress des pics d’activité
§ Être très organisé, et savoir intégrer les imprévus dans son programme quotidien § Être capable de réagir de manière rapide et efficace § Être en mésure de travailler dans un environnement multiculturel § Être disposé à travailler en dehors des heures de travail si nécessaire |
V – Dépôt de Candidature
Les dossiers de candidature (Curriculum Vitae, lettre de motivation) sont adressés à l’adresse suivante : [email protected] au plus tard le 25/07/2023 à 17h00 (date et heure sur le mail faisant foi). Il est impératif de mentionner dans l’objet de votre courrier électronique le terme suivant :
« Candidature Stagiaire Logistique à Gao »
NB : Seuls les candidats retenus seront contactés pour le test écrit.
Humanité & Inclusion s’engage à promouvoir l’égalité des chances et lutter contre toutes formes de discrimination à l’embauche.
