Assistant exécutif du secrétaire exécutif
La Fondation Africaine pour le renforcement des capacités (ACBF) recherche un professionnel très motivé et orienté vers les résultats pour servir en tant qu’Assistant exécutif (EA) du Secrétaire exécutif (ES).
L’Assistant exécutif (EA) sert de principal ancre opérationnel et de coordination du Secrétaire exécutif, garantissant l’exécution sans faille des priorités de l’ES grâce à une coordination exceptionnelle, un engagement des parties prenantes, la gestion du bureau exécutif et la supervision de la livraison, tout en maintenant les plus hauts standards de professionnalisme, de discretion et d’efficacité.
Positionnée au centre du Bureau exécutif, l’EA veille à ce que les décisions, engagements et engagements du Secrétaire exécutif soient gérés et exécutés efficacement.
Les fonctions et responsabilités incluent les éléments suivants :
Opérations et Livraison du Bureau Exécutif
- Coordonner le fonctionnement quotidien du Bureau du Secrétaire Exécutif, en veillant à l’alignement entre priorités, calendriers et livrables.
- Maintenir et optimiser le calendrier stratégique du Secrétaire exécutif, en assurant une hiérarchie efficace basée sur les objectifs institutionnels.
- Suivez les décisions clés, les engagements et les échéances, en veillant à un suivi rapide entre les départements et avec les parties prenantes externes.
- Mettez en place et gérez des systèmes de flux de travail efficaces pour améliorer la réactivité et la productivité.
Planification stratégique et gestion de l’engagement
- Coordonner les engagements de haut niveau impliquant le Secrétaire exécutif avec les gouvernements, les partenaires de développement, les membres du conseil d’administration et les parties prenantes principales.
- Priorisez les réunions en fonction de l’importance stratégique et des considérations de gestion des relations.
- Veillez à la préparation en temps opportun des documents de briefing, des points de discussion et des documents de contexte en collaboration avec les unités concernées.
- Aligner les engagements avec les priorités institutionnelles et les résultats stratégiques.
Réunions exécutives et soutien à la gouvernance
- Planifier et coordonner les réunions de gestion, garantissant une préparation logistique et administrative totale.
- Préparez des ordres du jour structurés et des flux de documentation en collaboration avec les unités concernées.
- Recueillez des procès-verbaux et des décisions précis et concis, et suivez la mise en œuvre des actions convenues.
- Veillez à ce que les processus de gouvernance soient efficaces, bien documentés et conformes aux normes institutionnelles.
- Soutenez le Conseil exécutif et le Conseil d’Administration, si nécessaire
Soutien à la liaison et à la représentation des parties prenantes
- Servir de principal point de coordination entre le Secrétaire exécutif et les parties prenantes internes et externes.
- Gérer la correspondance de haut niveau, garantissant l’exactitude, la qualité et la rapidité.
- Projets de rapports, de mémoires et de communications pour examen et signature du Secrétaire exécutif.
- Maintenir et mettre régulièrement à jour une base de données structurée des parties prenantes.
Planification des déplacements et coordination des missions
- Coordonner les missions internationales et régionales du Secrétaire exécutif.
- Développer des programmes de mission en collaboration avec les unités concernées.
- Veillez à l’alignement des déplacements avec les objectifs institutionnels, l’efficacité et les normes de conformité.
- Superviser la documentation de la mission, y compris le rapport et le suivi administratif.
Gestion de l’information et des flux de travail
- Gérer et prioriser les communications entrantes, en veillant à une escalade rapide des questions critiques.
- Maintenir des systèmes de classement structurés (électroniques et physiques) pour garantir une récupération facile et la confidentialité.
- Assurez un flux d’information fluide au sein du bureau du Secrétaire exécutif et à travers l’organisation.
Coordination de bureau
- Veillez au strict respect des normes protocolaires lors de toutes les interventions et visites de haut niveau.
- Anticiper et atténuer les risques opérationnels liés à la planification, à la logistique et aux interactions avec les parties prenantes.
- Assurer une coordination efficace avec les unités administratives et de soutien internes.
Compétences et expériences souhaitées
Capacités principales
- Excellence dans l’exécution : capacité à traduire les priorités en actions coordonnées et en résultats opportuns
- Gestion des parties prenantes : Forte capacité à gérer les relations avec les hauts responsables et partenaires
- Jugement et discrétion : Professionnalisme exceptionnel dans la gestion des informations sensibles
- Agilité organisationnelle : Capacité à gérer des priorités concurrentes dans un environnement exécutif dynamique
- Attention aux détails : Précision dans la documentation, la planification et le suivi
Compétences techniques et professionnelles
- Solides compétences organisationnelles, de coordination et de gestion du temps.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale.
- Capacité prouvée à rédiger de la correspondance et des rapports de haut niveau.
- De fortes capacités analytiques et de résolution de problèmes.
- Maîtrise de Microsoft Office et des outils de productivité numérique.
Attributs comportementaux
- Très proactif et anticipé
- Un fort sens de l’appartenance et de la responsabilité
- Diplomate et diplomate dans toutes les interactions
- Capable d’opérer avec une supervision minimale et une grande confiance
Qualifications et expérience
- Master en sciences sociales, sciences politiques, relations internationales, études du développement, ou dans un domaine connexe. avec une formation spécialisée en études de secrétariat
- Minimum de 8 à 10 ans d’expérience pertinente en gestion de bureau exécutif, coordination ou rôles similaires dans des organisations internationales ou des institutions de développement.
- Expérience démontrée en soutien à la haute direction dans des environnements institutionnels complexes.
- L’expérience de travail avec les conseils d’administration et les parties prenantes de haut niveau est un avantage supplémentaire.
- La maîtrise de l’anglais et du français est obligatoire.
Rémunération
La Fondation Africaine de Renforcement des Capacités offre un salaire compétitif à la hauteur de l’expérience. La Fondation propose un généreux ensemble d’avantages, notamment une couverture médicale internationale, une retraite de retraite, entre autres.
À propos de la Fondation africaine pour le renforcement des capacités
La Fondation africaine pour le renforcement des capacités (ACBF) est l’agence spécialisée de l’Union africaine pour le développement des capacités. Depuis 1991, l’ACBF a habilité plus de 100 000 professionnels issus des secteurs public et privé, de la société civile et du monde universitaire, tout en développant des institutions dans plus de 40 États membres. Grâce à des partenariats stratégiques et des programmes à impact, la Fondation renforce les capacités humaines et institutionnelles et génère et diffuse des connaissances pour faire progresser le développement durable de l’Afrique conformément à l’Agenda 2063 et aux Objectifs de développement durable (ODD).
Le plan stratégique actuel de l’ACBF se concentre sur des domaines clés d’impact tels que le changement climatique et l’énergie pour un usage productif, l’agroalimentaire et la souveraineté alimentaire, le commerce comme moteur du développement économique, ainsi que la gouvernance économique et sociale. Le siège de la Fondation est situé à Harare, avec des bureaux régionaux à Accra et Nairobi ainsi qu’un bureau de liaison auprès de la Commission de l’Union africaine à Addis-Abeba.
Pour postuler à ce poste, veuillez soumettre en toute confiance un CV et une lettre de motivation expliquant pourquoi vous êtes un bon candidat pour ce poste afin de [email protected] avec l’assistant exécutif concerné avant le 31 octobre 2026.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
La Fondation Africaine pour le renforcement des capacités est un employeur garantissant l’égalité des chances