L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation du Programme à l’horizon 2030 par le biais du Cadre stratégique 2022-31 de la FAO en soutenant la transformation vers des systèmes agroalimentaires plus efficaces, inclusifs, résilients et durables, pour une meilleure production, une meilleure nutrition, un meilleur environnement et une vie meilleure, ne laissant personne de côté.
L’engagement de la FAO en faveur de la durabilité environnementale fait partie intégrante de nos objectifs stratégiques et de nos opérations.
La mission clé des bureaux de pays de la FAO, dirigés par les représentants de la FAO, est d’aider et d’aider les gouvernements nationaux à élaborer des politiques, des stratégies, des programmes et des projets visant à accélérer la mise en œuvre et la réalisation des objectifs de développement durable dans le domaine du mandat mondial de la FAO.
La Représentation de la FAO au Libéria est l’organisme chargé d’assurer la liaison entre la FAO et le gouvernement du Libéria et constitue la première escale pour analyser et évaluer les demandes d’assistance gouvernementale ; identifier, formuler, mettre en œuvre et suivre tous les programmes et projets de la FAO ; gérer toutes les phases du cycle de projet pour les projets nationaux pour lesquels des responsabilités opérationnelles et budgétaires ont été attribuées par le Département de la coopération technique ; identifier les opportunités de collaboration et mobiliser le soutien technique et opérationnel du bureau régional, du siège et d’autres sources de financement, le cas échéant.
Le poste est situé dans la représentation de la FAO Libéria, Monrovia.
Objectif principal
L’assistant de bureau coordonne et exécute toute la gamme des tâches d’appui au bureau, d’appui à la gestion et d’administration, assurant ainsi le bon fonctionnement et l’efficacité du Bureau. Il/elle assure la qualité et la cohérence du flux de travail de bureau et d’information dans l’unité de travail.
Supervision reçue/exercée
L’assistant de bureau rend compte au représentant de la FAO (FAOR) et peut recevoir des conseils du représentant adjoint de la FAO (administration)
Le titulaire du poste fonctionne de manière indépendante, prend des décisions sur les priorités de travail et exerce des initiatives pour traiter les cas sans précédent. La supervision reçue est axée sur la qualité des résultats du travail. Il/elle fournit des orientations et des conseils aux autres membres du personnel de soutien du bureau.
Relations de travail
L’assistant de bureau travaille en étroite collaboration avec un large éventail de collègues de la division/région, avec des unités centrales et des clients externes, exécutant et coordonnant les services d’appui au bureau et à la gestion et fournissant des orientations et des informations procédurales.
Fonctions clés/Résultats
• Examiner les demandes de rendez-vous avec le superviseur ; tenir à jour le calendrier du superviseur ; confirmer des horaires mutuellement pratiques et organiser des rendez-vous ; recevoir des visiteurs ; filtrer et envoyer des e-mails ; répondre aux questions et à la correspondance, souvent de nature sensible, confidentielle ou technique.
• Coordonner les services de soutien du bureau pour les réunions, formations, séminaires, comités et projets et événements spéciaux ; assister aux réunions, préparer les procès-verbaux, suivre les activités de suivi ; prendre des dispositions pour l’édition formelle, la traduction, etc., des documents et des publications.
• Examiner, enregistrer, distribuer et traiter le courrier et la correspondance entrants ; suivi des actions en attente ; préparer des projets de réponses à un large éventail de correspondances et d’autres communications, nécessitant souvent une connaissance des terminologies techniques et/ou des procédures bureautiques détaillées ; exercer des fonctions de contrôle qualité pour les documents sortants ; relire les textes pour le respect du format, de la grammaire, de la ponctuation et du style.
• S’acquitter d’une variété de tâches administratives, par exemple les prolongations de contrat et les demandes de personnel temporaire, l’enregistrement des congés et des présences, la préparation du budget et le suivi ; se coordonner avec les autres unités pour assurer le bon déroulement et l’expédition du travail au sein de l’unité.
• Rechercher, compiler et organiser des informations générales et des documents de référence provenant de diverses sources pour des rapports, des mémoires et des discours ; générer une variété de rapports statistiques et autres à partir de diverses bases de données.
• Coordonner le travail des autres membres du personnel de soutien du bureau, établir les priorités et assurer une répartition équitable du travail ; former le nouveau personnel aux procédures et pratiques administratives pertinentes et fournir une assistance générale selon les besoins.
• Créer et maintenir les systèmes de classement et de référence de l’unité de travail, y compris un livre électronique pour les signatures ; examiner l’efficacité des procédures du bureau et formuler des recommandations d’amélioration ; mettre à jour les sites Web du bureau.
• Effectuer d’autres tâches selon les besoins.
Impact du travail
Le travail du titulaire a un impact direct sur le bon fonctionnement et l’efficacité du Bureau. Il/elle joue un rôle de premier plan dans la fourniture de services de soutien de bureau pour la réussite du mandat de l’unité organisationnelle.
LES CANDIDATS SERONT ÉVALUÉS PAR RAPPORT AUX ÉLÉMENTS SUIVANTS
Exigences minimales
Éducation: Enseignement secondaire.
Expérience: Quatre années d’expérience pertinente dans le travail de bureau/soutien à la gestion.
Langues: Connaissances professionnelles (compétence – niveau C) de l’anglais.
Compétences informatiques : Très bonne connaissance des applications MS Office, de l’Internet et des équipements de bureautique.
Résidence : Les agents des services généraux sont recrutés sur place. Pour être éligibles à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d’affectation ou posséder un visa de travail valide existant ou un permis de travail valide, et résider à distance de déplacement du lieu d’affectation au moment de la demande.
« Distance de déplacement », la distance à l’intérieur de laquelle les membres du personnel peuvent se déplacer quotidiennement entre leur lieu de travail et leur résidence.
Compétences
• Objectif des résultats
• Travail d’équipe
• Communication
• Établir des relations efficaces
• Partage des connaissances et amélioration continue
Compétences techniques
• Très bonne connaissance des normes de communication et de documentation.
• Très bonne connaissance des systèmes informatisés d’entreprise en matière de finances/voyages/ressources humaines et des procédures et politiques administratives.
• Très bonne connaissance de la structure organisationnelle.
Qualifications et compétences souhaitables
• La connaissance intermédiaire (compétence intermédiaire – niveau B) du français est un atout.
• Avoir une expérience internationale est un avantage supplémentaire.
