Fondé en 1994, le Bureau international des droits des enfants (IBCR) s’engage pour un monde dans lequel les droits de l’enfant sont une réalité au quotidien. Notre mission est de renforcer les systèmes de justice et de protection de l’enfant et de transformer la place des enfants dans nos sociétés, pour assurer la concrétisation des droits des enfants, notamment celles et ceux rencontrant le plus d’obstacles à les faire respecter.
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Environ 60 PERSONNES EMPLOYÉES de façon permanente |
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4 BUREAUX dans le monde |
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Les droits de plus de 4 MILLIONS D’ENFANTS MIEUX PROTÉGÉS grâce à nos actions |
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Près de 30 ANS D’EXISTENCE |
POSTE : Chargé.e d’administration et logistique– MALI (Bamako)
RÉSUMÉ DE L’OFFRE
Sous la supervision directe du Représentant.e pays, le titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec les autres membres du projet et du siège social à Montréal. Il/Elle est responsable de la bonne gestion administrative et logistique du bureau IBCR-MALI, dans le respect des procédures et politiques du Bureau.
RESPONSABILITÉS
Volet Administration générale du bureau :
ü Assurer les liaisons administratives avec les autorités, partenaires externes, membres de l’équipe, à la demande du/de la représentant·e pays
ü Assurer que le bureau est aux normes légales vis-à-vis des administrations et institutions du travail et de l’immigration (visas, bail, assurance, inspection du travail etc.)
ü Participer activement aux réunions d’équipe et rendre compte à son superviseur direct de l’évolution des activités sous sa responsabilité, partager les priorités et planning mensuels.
ü Accueil des visiteurs et réception téléphonique, suivi du courrier et des visites.
ü S‘assurer de préparer les dossiers de paiement en lien avec les services d’administration publique (à l’exception des impôts) soient soumis dans un délai raisonnable à la personne responsable des finances pour paiement;
ü Offrir un support administratif général et effectuer toute autre tâche reliée au bon fonctionnement du bureau.
ü À la demande du/de la représentant·e pays afficher les postes vacants dans les médias locaux
ü Faciliter la rédaction et signature des contrats journaliers et employés
ü Faciliter la communication si applicable, entre la compagnie d’assurance santé collective des employés et les employés;
Volet Archivage :
ü Garantir le respect des procédures d’archivage institutionnels physique et en ligne sur l’APCO – et en assurer l’application pour la documentation administrative et logistique.
ü Faire le suivi de conformité, d’archivage et de renouvellement des contrats de bail, d’assurance de responsabilité civile, et de tout document officiel lié aux locaux bureau et domiciles de l’IBCR au Mali.
ü Tenir à jour le suivi des renouvellements et informer le/la représentant.e pays des dates de renouvellement pour les besoins d’amendement.
Volet logistique :
ü Assurer la gestion des achats et appels d’offre du Bureau et du projet, dans le respect des procédures IBCR (mise en concurrence, rédaction des contrats de service/d’achat, des bons de paiement, des bons de commande) jusqu’à réception et préparation du dossier de paiement du fournisseur auprès de la personne responsable des finances.
ü Assurer la réception des achats et prestations de services, en collaboration avec la personne demandeuse et du/de la représentant·e pays, dans le respect des procédures du Bureau;
ü En collaboration avec la personne responsable de comptabilité et finances, assurer la vérification du fournisseur avant son enregistrement dans le système financier du Bureau;
ü Assurer la gestion des services généraux du Bureau, incluant l’évaluation des besoins en fournitures, petites réparations et autre matériel nécessaire au bon fonctionnement du Bureau, dans le respect des procédures IBCR.
ü S’assurer que les normes infrastructures de l’IBCR sont appliquées et les vices de forme reportées au ou à la représentant·e pays.
ü Sensibiliser les fournisseurs au code de conduite du Bureau et le mécanisme de signalement afférent à la signature des contrats;
ü Représenter le Bureau auprès des fournisseurs
ü Assurer le suivi des contrats et contrat cadre, ainsi que les procédures de résiliation et de renouvellement, pour le Bureau du Mali et s’assurer de leur respect et de tenir les délais de fin de contrat, et/ou de renouvellement dans le respect des lois nationales et des procédures IBCR.
ü En collaboration avec le responsable de la gestion de la sécurité, assurer les achats et le suivi des équipements en lien avec la gestion de la sécurité (malle sécuritaire, téléphones satellites, salle d’hibernation etc.)
ü Appuyer l’équipe technique dans les taches logistiques (organisation de la salle, recueillir et vérifier les pièces justificatives des perdiems et des frais de transport, achats du matériel pour les ateliers, commander les repas, etc.)
Volet Équipements :
ü Assurer la gestion des équipements durables, incluant les ordinateurs et le suivi de fonctionnement du réseau informatique et les télécommunications en tant que point focal en technologie de l’information, en collaboration directe avec le département d’administration du siège.
ü Superviser la réalisation de l’inventaire des équipements du Bureau de manière mensuelle fait par le chauffeur magasinier, et faire un rapportage trimestriel au siège, dans le respect des procédures IBCR.
ü Superviser la bonne gestion du/des véhicules, incluant la validation du log-book, de la carburation et des services d’entretien, rempli par le chauffeur magasinier.
ü Assurer l’archivage et le reporting mensuel de l’ensemble des inventaires, suivi de carburation, entrée/sorties de stock etc. en collaboration avec la conseillère en approvisionnement et logistique;
La personne chargée de l’administration et de la logistique sera par ailleurs responsable toute autre tâche confiée à elle par le superviseur en lien avec ses compétences et au bon fonctionnement du Bureau.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES
Exigences
- Formation initiale et/ou continue de niveau BAC+3 au moins en approvisionnement, en logistique, en gestion organisationnelle, gestion de projet ou tout autre domaine équivalent ;
- Au moins 2 ans d’expérience en tant que chargé.e administratif ou logistique au sein d’une organisation internationale ;
- Permis de conduire valide;
- Capacités démontrées en planification et en organisation au travail ;
- Capacités démontrées en approvisionnement (respect de procédures d’achat, planification des achats, réalisation des achats et relations fournisseurs, redevabilité bailleurs de fonds)
- Capacités démontrées en logistique opérationnelle, notamment en suivi des mouvements véhicules et planification de déplacements et en gestion de stocks ;
- Capacités démontrées d’une utilisation avancée de Microsoft Office, entre autres Microsoft Excel
- Bonne maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit, et des diverses langues parlées au Mali à l’oral ;
- Flexibilité et habilité à travailler en équipe et sous pression ;
- Capacité à travailler dans un environnement instable et changeant.
Atouts
- Expérience avérée dans une ONG financées par Affaires mondiales Canada
- Capacité à être créatif et autonome, sur le terrain et au bureau ;
- Flexibilité à travailler à distance avec les équipes du Siège.
A noter, les candidatures retenues feront l’objet de vérifications du dossier criminel et d’un contrôle des références.
COMMENT POSTULER ?
Pour être prise en compte, votre candidature doit obligatoirement inclure :
ü Une lettre de motivation
ü Votre curriculum vitae
ü Les coordonnées complètes de trois références récentes
ü Le Formulaire de recrutement complété, disponible sur notre site internet : RH_Formulaire-de-recrutement_2021.docx (live.com)
Faire parvenir votre dossier à l’adresse [email protected] à l’attention des ressources humaines.
Le Bureau international des droits des enfants vous remercie pour votre intérêt à rejoindre l’équipe et communiquera avec vous si votre candidature est retenue.
