Catholic Relief Services est l’agence humanitaire internationale officielle de la communauté catholique aux États-Unis. Elle œuvre pour sauver, protéger et transformer des vies dans le besoin dans plus de 100 pays, sans distinction de race, de religion ou de nationalité. Son action humanitaire et de développement se concrétise par des programmes d’intervention d’urgence, de lutte contre le VIH, de santé, d’agriculture, d’éducation, de microfinance et de consolidation de la paix. Nous accueillons au sein de notre équipe des personnes de toutes confessions et traditions laïques qui partagent nos valeurs et notre engagement au service des plus démunis. Les procédures et politiques de CRS témoignent de notre engagement à protéger les enfants et les adultes vulnérables contre les abus et l’exploitation.
Poste : Responsable des subventions et de la conformité
de l’emploi
Intitulé du poste : Responsable des subventions et de la conformité
Niveau hiérarchique : 9
Projet : Thabat – Renforcement de la résilience communautaire – Financé par la Banque mondiale
Supérieur hiérarchique : Directeur adjoint de projet, Opérations
Nombre requis : 1 (Un)
Lieu d’affectation : Éthiopie, Kenya, Soudan ou tout autre lieu où CRS opère et situé dans le fuseau horaire de l’Afrique de l’Est.
Durée du contrat : Ce poste est offert dans le cadre d’un contrat annuel à durée déterminée, renouvelable en fonction du rendement et des besoins continus du projet.
Résumé du poste
Le/La responsable des subventions et de la conformité supervisera les subventions et les activités de conformité du projet Thabat, financé par la Banque mondiale. Ce poste garantit la pleine conformité de toutes les activités financières, programmatiques et opérationnelles avec la réglementation de la Banque mondiale, les exigences contractuelles des bailleurs de fonds et les politiques de l’organisation. Le/La titulaire du poste s’inscrit dans le cadre éthique et de conformité établi par l’organisation et travaille en étroite collaboration avec le/la responsable éthique et conformité du programme pays. Il/Elle est le/la référent(e) pour la conformité des subventions au sein du projet Thabat, tout en opérant dans le cadre plus large de l’architecture de conformité institutionnelle, assurant ainsi l’harmonisation avec les systèmes, outils, lignes hiérarchiques et protocoles d’escalade de l’organisation. Le/ La titulaire du poste doit justifier d’une expérience de travail avec des projets financés par la Banque mondiale et d’une solide expérience de la gestion de Client Connect, du reporting financier, du programme STEP et des exigences d’audit de la Banque.
Ce poste implique notamment la mise en place et le maintien d’un système de suivi et de reporting performant permettant de contrôler les livrables, les échéances et les obligations de conformité des bailleurs de fonds. Il comprend également le suivi proactif des processus d’octroi de subventions dans plusieurs États, la mise en œuvre de systèmes de conformité rigoureux et l’accompagnement technique des équipes centrales et régionales à Medani, au Darfour et sur d’autres sites de projet.
Le responsable des subventions et de la conformité supervisera également les processus de sous-subvention en collaboration avec le responsable de l’éthique et de la conformité du programme national et les équipes régionales de recherche et de conformité, en veillant à ce que la diligence raisonnable, le suivi et la documentation soient effectués conformément aux normes organisationnelles et aux directives mondiales en matière de conformité.
Responsabilités
Principales responsabilités
- Gestion et conformité des subventions
- Tenir à jour un tableau de suivi de la conformité pour tous les livrables, échéances et obligations contractuelles des donateurs, en veillant à leur alignement avec les systèmes de reporting nationaux.
- Assurer le suivi des rapports des donateurs et veiller à la préparation et à la soumission en temps voulu des rapports narratifs et financiers, en coordination avec les équipes des programmes et des finances, et conformément aux exigences de la Banque mondiale et de l’organisation.
- Assurer le suivi de toutes les demandes, conditions et actions convenues de la Banque mondiale tout au long de la mise en œuvre du projet, en veillant à la documentation et à la responsabilisation.
- Fournir régulièrement des mises à jour sur la conformité, des analyses de risques et des rapports d’état à l’unité de gestion de projet, et partager les informations pertinentes en matière de conformité avec le responsable de l’éthique et de la conformité du programme pays, conformément aux structures de gouvernance établies.
- Assurer un signalement interne rapide et une remontée d’information des problèmes de conformité, y compris, mais sans s’y limiter, les cas présumés de fraude, d’utilisation abusive de fonds, de problèmes liés aux normes environnementales et sociales (SES), de problèmes de protection ou d’autres violations des politiques des donateurs ou de l’organisation, en étroite coordination avec le responsable SES et le responsable éthique et conformité du programme pays et conformément aux protocoles de signalement des incidents de l’organisation.
- Coordonner la préparation de l’audit annuel en collaboration avec le service financier et le responsable éthique et conformité du programme pays, notamment l’élaboration du cahier des charges de l’audit, la préparation des pistes d’audit et des documents justificatifs, ainsi que le suivi des conclusions d’audit et des plans d’actions correctives.
- 2. Signalement et suivi
- Mettre en place et gérer un système de reporting centralisé pour les livrables des donateurs et les étapes clés du programme.
- Consolider les rapports et les données des équipes au niveau de l’État, en veillant à la cohérence, à l’exactitude et à la rapidité de leur transmission.
- Suivre l’avancement des livrables de la subvention, identifier les retards ou les risques potentiels et coordonner les mesures correctives.
- Conserver la documentation et les registres conformément aux exigences d’audit et des donateurs.
- Sous-traitance et supervision des partenaires
- Gérer l’intégralité du cycle de gestion des sous-subventions, y compris l’élaboration et la diffusion des appels à propositions.
- Effectuer une vérification préalable et une évaluation des capacités organisationnelles des sous-bénéficiaires potentiels.
- Rédiger, examiner et suivre les accords de sous-subvention afin de garantir des livrables clairs et le respect des obligations de conformité.
- Fournir une formation et un soutien continu aux sous-bénéficiaires en matière de conformité, de rapports et d’exigences de la Banque mondiale.
- Surveiller les performances des sous-bénéficiaires, effectuer des visites de conformité et traiter tout problème de non-conformité.
- Renforcement des capacités et soutien technique
- Fournir des conseils techniques et un mentorat aux équipes des centres et des États en matière de gestion et de conformité des subventions.
- Concevoir et animer des sessions de formation sur les normes de conformité des donateurs, de reporting et de documentation.
- Renforcer les systèmes internes afin d’améliorer l’efficacité, la transparence et la responsabilisation sur tous les sites du projet.
- Favoriser une culture de conformité, d’apprentissage et d’amélioration continue au sein du projet.
- Gestion des risques et amélioration continue
- Identifier, documenter et évaluer les risques de non-conformité liés aux subventions et sous-subventions en coordination avec le responsable de l’éthique et de la conformité du programme pays, en veillant à l’alignement avec le registre des risques du pays et le cadre de gestion des risques de l’organisation.
- Élaborer et suivre des plans d’atténuation en collaboration avec les équipes concernées des programmes, des finances et des opérations, et signaler les risques importants par le biais des canaux de signalement des risques et de la conformité établis au niveau national et régional.
- Veiller à ce que le projet reste prêt pour les audits en renforçant la documentation, les contrôles internes et les mécanismes de suivi de la conformité, conformément aux normes de l’organisation et des donateurs.
- Coordonner les processus d’audit externe et interne en étroite collaboration avec le/les responsable(s) des finances et de l’éthique et de la conformité de CP.
- Intégrer les enseignements tirés, les recommandations d’audit, les examens de conformité et les meilleures pratiques dans les processus de gestion des subventions en cours et à venir, et partager les principaux enseignements avec les forums de conformité nationaux et régionaux afin de soutenir l’apprentissage institutionnel.
Qualifications
Qualifications de base :
Éducation
- Baccalauréat en administration des affaires, finance, développement international, administration publique ou dans un domaine connexe (maîtrise de préférence).
Expérience professionnelle
- Doit pouvoir démontrer une expérience de travail avec des projets financés par la Banque mondiale, ainsi qu’une solide expérience en matière de gestion de Client Connect, de rapports financiers, de STEP et des exigences d’audit de la Banque.
- Expérience progressive d’au moins 7 à 10 ans dans la gestion des subventions, la conformité et les rapports aux bailleurs de fonds au sein de projets de grande envergure financés par des donateurs. Une expérience de la gestion de projets de la Banque mondiale est requise .
- Expertise reconnue en matière de gestion des subventions, notamment en ce qui concerne les demandes de financement, les évaluations préalables, l’élaboration d’accords et le suivi de la conformité.
- Expérience en matière de coordination des audits des donateurs et de gestion de la documentation de conformité.
- Solide expérience en matière d’assistance technique et de renforcement des capacités auprès d’équipes de projet à plusieurs niveaux et de partenaires locaux.
- Une expérience de travail dans des contextes multi-états ou fragiles/de conflit est fortement souhaitable.
Compétences et aptitudes
- Connaissance approfondie des réglementations de la Banque mondiale, des cadres de conformité des donateurs et des normes d’information financière.
- Excellentes capacités d’analyse, de gestion des risques et de résolution de problèmes.
- Solides compétences en organisation et en gestion de projet, avec la capacité de gérer plusieurs priorités dans des délais serrés.
- Excellentes aptitudes en communication, négociation et relations interpersonnelles.
- Excellente maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et connaissance des systèmes de gestion des subventions ; l’expérience des plateformes de reporting de la Banque mondiale (par exemple, STEP, Client Connection) est un atout.
- Maîtrise de l’anglais requise.
Déplacements : Doit être disposé et capable de voyager jusqu’à 5 % du temps.
Compétences de l’agence (pour tout le personnel du CRS) :
- Responsabilité personnelle – Assume systématiquement la responsabilité de ses propres actions.
- Agit avec intégrité – Incarne systématiquement les valeurs conformes aux principes directeurs et à la mission de CRS. Est considéré comme honnête.
- Instaure et maintient la confiance – Fait preuve de cohérence entre ses paroles et ses actes.
- Collabore avec les autres – Travaille efficacement au sein d’équipes interculturelles et diversifiées.
- Ouvert à l’apprentissage – Recherche des expériences susceptibles de changer de perspective ou d’offrir une opportunité d’apprendre de nouvelles choses.
Compétences en matière de leadership au sein de l’agence :
- Conduire le changement – Recherche constamment des moyens d’améliorer l’agence grâce à une culture d’agilité, d’ouverture et d’innovation.
- Développe et valorise les autres – Renforce les capacités du personnel pour qu’il atteigne son plein potentiel et améliore la performance de l’équipe et de l’organisme.
- Esprit stratégique – Comprend son rôle dans la traduction, la communication et la mise en œuvre de la stratégie de l’agence et des priorités de l’équipe.
Avertissement : Cette description de poste ne constitue pas une liste exhaustive des compétences, efforts, tâches et responsabilités associés à ce poste.
Notre identité catholique est au cœur de notre mission et de nos actions. Catholic Relief Services concrétise l’engagement des évêques des États-Unis d’aider les pauvres et les personnes vulnérables à l’étranger. Nous accueillons au sein de notre équipe des personnes de toutes confessions et traditions laïques qui partagent nos valeurs et notre engagement au service des plus démunis.
Les procédures d’acquisition de talents de CRS reflètent notre engagement à protéger les droits et la dignité de toutes les personnes, en particulier des enfants et des adultes vulnérables, à vivre à l’abri des abus et des préjudices.
Les procédures d’acquisition de talents de CRS reflètent notre engagement à protéger les enfants et les adultes vulnérables contre les abus et l’exploitation.
Les candidatures féminines et celles des personnes handicapées qualifiées sont fortement encouragées.
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