L’Ambassade du Royaume des Pays-Bas est la représentation diplomatique officielle des Pays-Bas dans un pays étranger. Dirigée par un ambassadeur, elle gère les relations politiques, économiques et culturelles, soutient les citoyens néerlandais, et traite les demandes de visa/passeport. Elle fait partie du réseau du ministère des Affaires étrangères.
L’ambassade des Pays-Bas à Niamey aimerait passer au recrutement temporaire d’un(e) assistant(e) administratif(ve) expérimenté(e), fiable et motivé(e), capable de travailler de manière autonome pour assister le Management Team dans les tâches entre autres (administratives) quotidiennes listées dans la description de fonction ci-jointe.
1. Rôles principaux
a) En tant que «collaborateur/-trice au secrétariat» :
Poste temporaire d’une durée de 5 mois avec une possibilité d’extension.
Exécuter des tâches d‘administration afin de soutenir le Chef de Mission et ses collaborateurs dans la gestion quotidienne
- Gérer le secrétariat, des agendas et autres plannings digitalement; accueil des visiteurs
- Prendre contact avec les instances officielles locales, les autres représentations, des organismes privés, etc.
- Rédiger des courriers / e-mails / notes / communications / comptes-rendus divers sous la supervision du chef de poste ou ses collaborateurs
- Préparer/compléter des dossiers pour des réunions, missions etc.
- Répondre à des demandes par téléphone, mails, courriers (sous la supervision du chef de poste adjoint ou ses collaborateurs)
- Trier, distribuer et enregistrer la correspondance entrante et sortante
- Gérer des dossiers d’instructions simples et régulières
- Gérer des taches administratives et comptables en collaboration avec l’assistante du Chef des Operations (Faire l’état de la caisse, des bons de commandes aux fournisseurs ,traiter les factures et les soumettre pour paiement…)
b) En tant que «organisateur/-trice » :
Contribuer à l’organisation pratique ou se charger de l’organisation pratique de réunions, de conférences, visites ou autres évènements, afin de garantir le bon déroulement de ces activités et l’image de marque du poste
Exemples de tâches :
- Elaborer un planning et assurer le suivi ; également anticiper et adapter aux circonstances
- Dresser la liste des participants/invités et préparer les invitations
- Lister le matériel et les services nécessaires (locaux, matériel divers, catering etc.)
- Contacter les fournisseurs pour avoir des offres de prix et faire une première analyse pour faire des propositions au responsable le cas échéant
- Prévoir les véhicules nécessaires et faire une proposition d’organiser le transport vers les lieux de l’activité, les hôtels, etc.
- Contribuer au bon déroulement des évènements
- Faire des points réguliers (monitoring & feedback) sur l’état des dossiers
2. Niveau de diplôme /niveau de formation et/ou expérience(s) requis
- Diplôme/niveau de formation : (Minimum) une Licence en Administration ou un domaine connexe
- Expérience utile dans la fonction et ses divers rôles : Une expérience de minimum 5 ans dans le domaine administratif (secrétariat ou assistant personnel) dans une organisation Internationale/ Ministère
4. Compétences génériques comportementales attendues
- Pouvoir travailler en équipe et également de façon autonome
- Être orienté(e) service (usagers internes et externes)
- Faire preuve de respect et de totale discrétion
- Être fiable/de confiance/loyal(e)
- Pouvoir s’adapter/ Faire preuve de flexibilité
5. Connaissances, compétences techniques et niveau requis
Connaissances et aptitudes techniques nécessaires pour exercer le métier :
Très bonnes capacités en rédaction – Savoir travailler de manière autonome – Prise d’initiative – Réseautage professionnel, à l’aide des collaborateurs du poste, permettant au poste diplomatique de contacter rapidement les ministères, les administrations locales etc. – Être ouverte, flexible et vouloir apprendre – Pouvoir fonctionner dans le travail d’équipe
Règlementation et contextes interne/externe : Pouvoir suivre et analyser la législation locale et des aménagements relatifs au fonctionnement d’un poste diplomatique et d’en informer le chef de poste.
Langues : Une excellente connaissance de la langue française, écrite et orale est primordiale. Connaissance de la langue anglaise serait un atout.
Outils ICT : Connaissance des programmes MS Word, Excel, Outlook, SharePoint/OneDrive
Techniques d’expression écrite : disposer des compétences nécessaires pour rédiger des lettres et e-mails, et des notes administratives et officielles
Techniques d’expression orale : Être capable de fournir une assistance téléphonique et de présenter un dossier de manière structurée à un(e)/des interlocuteur(s) interne(s) ou externe(s).
Exigences:
- Avoir un minimum de 5 ans d’expérience dans le travail de secrétariat ou le support administratif : vous trouverez plus d’informations dans la description de fonction
- Disposer d’une excellente maitrise de la langue française (écrite et orale). La connaissance de l’anglais serait un atout.
- Disposer de bonnes compétences organisationnelles et rédactionnelles, en traitement de texte et en gestion des e-mails.
- Pouvoir travailler en équipe, et de façon autonome ; flexibilité et totale discrétion.
- Avoir la nationalité nigérienne.
Procédure:
- Fournir o une lettre de motivation avec photo passeport,
- un curriculum vitae (CV) mettant en évidence votre expérience et compétences au vu de la description de fonction, max 2 pages
- deux références de travail (avec nom complet, fonction, gsm et e-mail)
- Les dossiers électroniques complets de candidature devront être transmis par e-mail en utilisant l’adresse suivante [email protected] avec pour objet : candidature au poste d’assistant(e) administratif(ve) < VOTRE NOM >au plus tard le 17 Juillet 2026 à 17h00.
- Une première sélection sur le base de la qualité de la lettre de motivation et du CV
- Un test écrit
- Un interview oral et un test d’aptitude en informatique.
- Une période d’essai d’une durée d’un mois sera appliquée
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
- L’équipe de l’Ambassade est dynamique et diversifiée composée de 17 personnes.
- Vous travaillerez sous la supervision du Chef de Mission adjoint / Responsable de la coopération au développement.
- L’Ambassade applique une approche dite « une seule équipe ». Cela signifie un climat de confiance, de transparence et de coopération étroite entre tous les membres du personnel, tant à l’Ambassade qu’au Ministère néerlandais des Affaires étrangères aux Pays-Bas. Nous valorisons la diversité en termes d’âge, de genre, de culture, d’origine, d’orientation, de handicap, de connaissances et de compétences lors de la constitution des équipes et du recrutement de nouveaux talents. Chaque membre du personnel est valorisé pour sa prise de responsabilité, son esprit d’initiative et sa flexibilité afin de garantir un bon travail d’équipe et une production de haute qualité. Nous vous invitons à indiquer dans votre lettre de motivation comment vous contribuerez à cet engagement.
- Les jours de travail sont du lundi au vendredi, avec une présence occasionnelle attendue
lors d’événements (de l’ambassade) en soirée ou le week-end.
Lire aussi : AVIS DE RECRUTEMENT AU BUREAU DE L’OIM (02 juillet 2026)
