L’Union européenne (UE) est le fruit d’un partenariat économique et politique entre 27 pays européens. Elle joue un rôle majeur sur la scène internationale, que ce soit par la diplomatie, les échanges commerciaux, l’aide au développement ou la coopération avec les organisations internationales. À l’étranger, elle est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, connues aussi sous le nom de Délégations de l’UE, qui ont une fonction similaire à celle d’une ambassade.
La Délégation de l’UE au Maroc est l’une de ces 140 délégations et elle a pour objectif principal d’œuvrer à la mise en œuvre du partenariat entre l’UE et le Maroc. Son mandat comprend notamment la promotion des relations entre le Maroc et l’UE, à tous les niveaux (politique, économique, commercial, culturel, etc.); le suivi de la mise en œuvre de l’accord d’association entre l’UE et le Maroc; la mise en œuvre de la Politique Européenne de Voisinage, y compris dans sa dimension de coopération technique et financière. La Délégation a aussi la responsabilité d’informer le public sur la réalité de l’UE et de son action au Maroc, au bénéfice de la population marocaine.
Nous offrons un poste d’agent local de groupe de fonction III dans un environnement multiculturel et international.
Sous la supervision directe et la responsabilité du Chef de la Section Finances, Contrats et Audits, il/elle assurera un soutien logistique et opérationnel en tant que Secrétaire, et sera principalement chargé.e d’assurer le traitement des archives papier et électronique des documents contractuels dans le respect des normes et directives applicables.
Au sein du service contrats et finances, il/elle assurera l’ensemble des activités fonctionnelles de la structure archivistique. Il/elle traitera les archives physiques et électroniques (logiciel spécifique à utiliser). Il/elle mettra à la disposition des utilisateurs potentiels les documents et dossiers satisfaisant leurs besoins d’information, dans le respect de la préservation des archives.
La personne sélectionnée assurera également un support aux tâches du secrétariat de la section finances, contrats et audit.
Le/a candidat(e) retenu(e) sera basé(é) à Rabat. Le contrat (contrat de type « agent local » – Groupe III) sera conclu à durée indéterminée.
Nous offrons une position concurrentielle dans un environnement international. Des avantages, tels qu’un régime de pension complémentaire et une assurance médicale sont proposés aux salariés et à leur famille sous certaines conditions.
Le ou la candidat(e) retenue sera recruté(e) à l’échelon 1 de son groupe de fonction. Conformément à la grille salariale en vigueur, la rémunération brute de base, (payable en 13 mensualités) pour un agent local classé en Groupe III/échelon 1, s’élève à 20.001,00 MAD (vingt mille un dirhams) avant impôts et autres déductions, selon la réglementation en vigueur au Maroc.
L’échelon sera par la suite révisé en fonction des années d’expérience professionnelle justifiées, reconnues comme pertinentes pour les tâches spécifiques du poste.
Les horaires de travail standards s’étendent de 8h30 à 17h15 du lundi au jeudi, avec une pause déjeuner d’une demi-heure, et de 8h30 à 13h00 le vendredi, sans pause. Cependant, les horaires réels sont souvent atypiques ou décalés.
Les critères de sélection
Critères de base :
- être médicalement apte à exercer les fonctions requises ;
- jouir des droits civiques et posséder les permis de travail conformément à la législation locale ;
- posséder une excellente connaissance de la langue française (oral et écrit) ainsi que de l’arabe (oral et écrit).
Exigences du poste :
| Exigences | Atouts | |
| Qualifications | BAC+2 dans un des domaines suivants : gestion des documents, gestion des archives, gestion bibliothèque ou équivalent.
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Expériences professionnelles |
5 ans après les études, dans un des domaines suivants : gestion documentaire; secrétariat avec utilisation d’un système de gestion électronique et papier des documents/archives (signataires, courriers, contrats,…); documentaliste. | Expérience professionnelle dans une Ambassade ou Organisation Internationale.
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Connaissances linguistiques |
-Très bonne connaissance (C2) du Français : lu, écrit et parlé, – Bon niveau en anglais, à l’oral comme à l’écrit. |
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| Connaissances en outils informatiques | Maîtrise des outils informatiques (Outlook, applications Office, utilisation d’Internet.
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Liste indicative des Tâches :
- Planification, élaboration et amélioration de programmes de gestion des archives en relation avec sa hiérarchie selon les règles applicables pour la gestion des archives de la DG MENA ;
- Suivi des instructions et procédures concernant l’archivage des documents contractuels et financiers ;
- Contribution à l’établissement de normes et de procédures liées à l’archivage des documents contractuels et financiers papiers et électroniques ;
- Développement des outils d’archive comme le plan de classification, calendrier de conservation, outils de repérage, etc. ;
- Conseil et formation aux personnel de la section contrats et finances et des sections en charge de la gestion opérationnelle dans le domaine de la gestion des documents et des archives (papier et électronique) ;
- Amélioration de l’utilisation par les end users des applications informatiques destinées aux archives de la coopération ;
- Répercussion de l’information nécessaire à la mémoire et au fonctionnement de l’Institution et organisation de la collecte de cette information ;
- Élaboration des tableaux de gestion d’archives en fonction de la réglementation en vigueur ;
- Optimisation des conditions de stockage et de conservation des documents et organisation des espaces en conséquence (archives physiques) ;
- Traitement et organisation des flux de documents et d’information, en tenant compte du fonctionnement de la structure et des procédures de décision en vigueur ;
- Mise à jour des banques de données, inventaires, répertoires, archivage électronique, gestion électronique de documents ;
- Effectuer des travaux de recherches sur demande ;
- Veiller à l’accès rapide et sécurisé aux documents ;
- Gestion des documents des archives, en tenant compte des contraintes légales et des durées d’utilité administrative; destruction des documents, après le délai légal de conservation, sélection et organisation du renvoi des documents destinés aux archives historiques.
Aptitudes personnelles :
Aptitudes à la communication
Capacité de communiquer clairement. Capacité de traiter l’information écrite et orale. Bons contacts avec des interlocuteurs. Excellente qualité de rédaction.
Aptitudes intellectuelles
Ouverture d’esprit ; notion sur les valeurs de l’UE.
Aptitudes à la gestion du personnel
Non exigé.
Aptitudes autres
Rigueur, attitude professionnelle, capacité d’intervenir avec rapidité et précision, habilité de définir les priorités, qualités d’organisation, bonne maîtrise des outils de la bureautique.
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