COOPI (Coopérative Internationale) est une organisation humanitaire, non confessionnelle et indépendante qui lutte contre toutes les formes de pauvreté pour un monde meilleur. Fondée en 1965 par Vincenzo Barbieri (le « père » italien du volontariat international), COOPI a son siège à Milan et compte 20 antennes locales dans le Sud des pays du monde.
Responsable logistique
Description de l’emploi
- Sous la supervision et la direction générales du coordonnateur logistique ou d’un autre membre du personnel désigné.
- Le responsable logistique sera chargé des tâches liées aux achats, notamment le classement et l’archivage électronique de tous les documents d’achat nécessaires, le suivi et la vérification des factures originales avant paiement, l’envoi des documents d’appel d’offres aux fournisseurs sur demande suite aux annonces d’appel d’offres, et la mise à jour régulière et la vérification de la validité des listes de fournisseurs et de prix.
Sous la supervision générale et la direction du coordonnateur logistique ou d’un autre membre du personnel désigné, l’agent logistique sera responsable des principales tâches suivantes : Approvisionnement
:
- Classement et archivage électronique de tous les documents d’approvisionnement nécessaires.
- Suivi et contrôle de toutes les factures originales et vérification avant paiement.
- Émission des documents d’appel d’offres aux fournisseurs sur demande après l’annonce de l’appel d’offres.
- Veillez à mettre à jour la liste des fournisseurs et les listes de prix, et vérifiez régulièrement la validité des prix pour les mises à jour.
- Saisie des données dans le logiciel d’approvisionnement (REGOLO) et téléchargement de la documentation requise en conséquence.
- Tenir à jour les registres des actifs et des équipements de la base.
- S’assurer que les biens attribués au personnel sont autorisés, enregistrés et que les documents nécessaires existent conformément à la politique de COOPI.
- Veillez à ce que tous les biens présents sur la base et au bureau soient correctement entretenus. Tout usage abusif doit être signalé au chef de la base.
- S’assurer que tous les matériaux acquis sont correctement stockés et enregistrés, et que le magasin est bien entretenu.
- Informez le personnel concerné du projet des réceptions et des expéditions et coordonnez-vous avec lui, si nécessaire.
- S’assurer que le registre des stocks est mis à jour et que des rapports de stock sont produits, y compris un rapport sur la consommation de carburant, et diffusés mensuellement au coordinateur logistique et au chef de base.
- Veillez à ce que tous les générateurs/onduleurs et systèmes d’alimentation électrique soient bien entretenus et restent en excellent état, en permanence.
- Veillez à ce que l’entretien de tous les équipements électriques et générateurs soit effectué régulièrement et efficacement, et que les calendriers d’entretien individuels de chaque machine soient correctement établis et enregistrés.
- Assurer la supervision quotidienne des chauffeurs et des voitures de location et veiller à ce que toutes les voitures de location soient correctement nettoyées, bien entretenues et utilisées conformément aux politiques de l’organisation.
- Assurez un stockage et une gestion appropriés du carburant à la base et mettez à jour régulièrement le formulaire de suivi du carburant.
- Soumettre des rapports mensuels sur la logistique et la consommation de carburant au coordonnateur logistique.
- Veillez à ce que le registre d’inventaire des actifs soit régulièrement mis à jour et soumis à LogCo trimestriellement ou selon les besoins.
- Appuyer l’identification et la contractualisation des locaux (bureaux, maisons d’hôtes et entrepôts) en fonction de critères géographiques, opérationnels et financiers, en étroite collaboration avec LogCo.
- Contribuer à garantir des conditions de travail et de vie adéquates pour tout le personnel dans chaque local en fournissant une alimentation électrique appropriée, de l’eau potable, des fournitures de bureau, etc.
- Se coordonner avec les services concernés pour l’organisation des déplacements et les réservations, le cas échéant.
- Gérer le parc de véhicules et s’assurer que les carnets de bord sont contresignés par les passagers principaux.
- Appuyer la mise en œuvre des politiques en matière d’approvisionnement et de logistique afin d’améliorer l’efficacité et l’efficience de l’organisation en collaborant avec les coordinateurs concernés.
- Réaliser régulièrement des études de marché afin d’obtenir des prix compétitifs pour les services et les biens.
- Assurer la liaison avec le responsable de la sécurité afin de garantir une sécurité maximale de tous les biens et du personnel, tant au bureau que sur le terrain.
- Superviser l’ensemble du personnel d’entretien et veiller à l’exécution efficace et efficiente de leurs fonctions principales.
- Effectuer une évaluation trimestrielle des fournisseurs et mettre à jour la base de données des fournisseurs.
- Effectuer toute autre tâche assignée par le superviseur / le chef de service / le coordonnateur de zone.
Code de conduite et politiques associées :
- Traitez les bénéficiaires avec dignité et appliquez sur le terrain le Code d’éthique et de conduite de COOPI, la Convention des Nations Unies sur l’élimination de toutes les formes de discrimination à l’égard des femmes (CEDAW) et la Convention des Nations Unies relative aux droits de l’enfant (CIDE), notamment en sensibilisant les observateurs de terrain et les fournisseurs/agents à ces principes.
- Promouvoir une politique de tolérance zéro en matière de corruption et veiller au respect du code de conduite et de la politique anti-fraude de COOPI.
Exigences en
matière de formation :
- Diplôme universitaire en logistique, en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou équivalent, en administration des affaires ou dans un autre domaine pertinent, avec des années supplémentaires d’expérience professionnelle connexe et/ou de formation/cours spécialisés.
Expérience:
- 3 ans d’expérience au sein d’une ONG internationale à un poste similaire.
Essentiel:
- Faites preuve de professionnalisme, de motivation, de flexibilité et de sensibilité culturelle.
- Posséder d’excellentes compétences en communication et une grande maîtrise de la rédaction de rapports, notamment des rapports d’appel d’offres et des rapports mensuels.
- Excellente connaissance pratique des logiciels Microsoft Office (Access, Outlook, Excel, PowerPoint et Word).
- Excellentes compétences en communication, en rédaction et en analyse.
- Excellentes compétences en communication, coordination et animation.
- Capacité à travailler en équipe et à établir des relations de travail efficaces avec des personnes de nationalités et d’horizons culturels différents.
- Capacité à travailler dans des délais serrés et à gérer simultanément plusieurs tâches de manière autonome.
- Une expérience professionnelle antérieure auprès d’ONG internationales et d’organisations des Nations Unies est souhaitable.
Préféré :
- Connaissance des langues locales du lieu d’affectation.
- Apte et disposé à être basé et à voyager régulièrement dans des régions reculées où les services sont limités.
- Expérience antérieure à un poste similaire.
Compétences et connaissances techniques :
- Solide compréhension de la chaîne d’approvisionnement et du cycle d’achat, de ses concepts et principes, ainsi que d’une vaste connaissance des meilleures pratiques et techniques.
- Connaissance des principes communs d’approvisionnement et de logistique et capacité à assimiler rapidement les processus et systèmes de COOPI et des donateurs ;
- Capacité à analyser et à intégrer rapidement des informations diverses.
Compétences :
- Bonnes aptitudes en communication et en négociation, avec la capacité de persuader, d’influencer et de s’adapter rapidement à différentes situations.
- Excellentes compétences orales et écrites.
- Bien organisé et soucieux du détail.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe avec d’autres départements et unités
Méthode d’application
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