Save the Children International (SCI) est une ONG qui défend les droits de l’enfant à travers le monde. Cette organisation se présente comme « le plus grand mouvement mondial indépendant œuvrant pour les enfants ».
POSTE : archiviste
L’archiviste aura pour mission de garantir et de contrôler l’accès sur le long terme à l’information enregistrée sous forme physique et numérique de la base où il sera affecté. Il sera le gardien des archives dont il aura la charge, il en assumera la conservation, la diffusion et la valorisation :
- Il devra assurer l’intégrité et l’ authenticité des documents archivés physiques et numériques ;
- Il devra respecter le principe de provenance et l’ordonnancement initial des documents en s’assurant notamment que les clés de recherche sont clairement définies ;
- Il devra préserver les documents de façon qu’ils restent utilisables continuellement
PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ
Archives
Lire et comprendre Clairement le manuel Financier, Admin/RH, Logistique et Programmes qui serviront de base à l’archivage
Coordonner avec l’équipe en charge la revue des archives physiques de la base, les catégoriser par département, importance et dates.
Orienter les bureaux terrains sur les procédures d’archivage et s’assurer qu’ils s’alignent aux normes de SCI et des politiques des départements et programmes.
Identifier les documents physiques à archiver et ceux à détruire.
Coordonner la procédure de destruction des documents physiques
Comprendre le fonctionnement et la structure du système centralisé d’archivage électronique.
Participer au déploiement du système d’archivage au niveau des bases selon les normes de la Finance, des Admin/RH, logistique et selon les exigences des bailleurs de fonds pour ce qui est des programmes.
Etant responsable de l’archivage électronique, il devra coordonner la numérisation des dossiers de la finance, des admin/RH, la logistique et les programmes suivant le système centralisé d’archivage électronique.
Procéder à la numérisation des dossiers physiques et s’assurer qu’un rapport quotidien sur le progrès est envoyé au line manager et au matrix manager
Faire un rapport sur les points à améliorer et documenter la procédure d’archivage électronique une fois que le système sera déployé au niveau de la base.
Devra travailler en étroite collaboration avec son line manager ou tout autre agent de la finance, des admin/RH, de la logistique et des programmes pour recevoir et valider les nouveaux dossiers qui seront prêts pour l’archivage
Devra travailler en collaboration étroite avec son manager et tout autre agent de la finance, des admin/RH, de la logistique et des programmes pour répondre aux demandes d’archives
Finance
Il a la charge de vérifier et soumettre les demandes de mobile avec les outils qui seront à sa disposition
Une fois le paiement effectué, s’assure de l’archivage des dossiers et leur indexation
Donner son support aux audits internes et externes pour les preuves qui sont aux archives physiques ou numériques
QUALIFICATIONS
Avoir un diplôme universitaire en gestion documentaire, Finance, informatique ou équivalent
EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES
Avoir une expérience dans l’archivage serait un atout
La connaissance de l’anglais est un atout.
Avoir un engagement profond et sincère pour la Protection de l’enfant et la lutte contre les abus et l’exploitation
Avoir des connaissances attestées sur les outils informatiques (word, exel, base de données, Sharepoint, réseau, internet, Outlook, etc…tout autre logiciel important dans le cadre de travail de ONGIs)
Etre disponible et motivé pour travailler avec Save the Children.
Avoir un esprit analytique, méthodique
Etre patient, dynamique, à l’écoute, positif
Etre capable de travailler en mode projet
Être professionnel
Savoir gérer le stress et être capable de travailler dans des conditions difficiles.
Bonne maîtrise de la gestion de base des données, des logiciels de traitement de texte et tableau ;
Capacités d’organisation, grande aptitude à travailler en équipe, empathie et flexibilité ;
Bonne connaissance de la langue française.