Helen Keller Intl (anciennement Helen Keller International) est une organisation non gouvernementale (ONG) fondée en 1915 et cofondée par Helen Keller.
Fondée en 1915, Helen Keller International se consacre à la préservation de la vue et à la protection de la vie des personnes les plus vulnérables et défavorisées. Nous luttons contre les causes et les conséquences de la cécité et de la malnutrition en mettant en place des programmes fondés sur des données probantes et des recherches en matière de vision, de santé et de nutrition. Nous menons actuellement plus de 180 programmes dans 21 pays d’Afrique et d’Asie.
Surveillant indépendant résident
Contexte et objectif du poste
Le contrôleur indépendant résident (CIR) assure un suivi indépendant et fondé sur des données probantes des activités du programme de lutte contre les maladies tropicales négligées (MTN), notamment l’administration massive de médicaments (AMM), au sein des zones de gouvernement local (ZGL) qui lui sont assignées. Ce rôle contribue à la qualité et à la responsabilisation du programme en contrôlant les progrès de sa mise en œuvre, la couverture du traitement, le respect des directives et procédures opérationnelles standard (POS) établies, la qualité des données, la gestion des produits et les difficultés opérationnelles. Le CIR identifie et signale les lacunes de mise en œuvre, recommande des mesures correctives, assure le suivi des interventions convenues et veille à ce que les rapports de suivi soient objectifs, précis et basés sur des observations de terrain vérifiées.
Étendue du poste
Sous la supervision du gestionnaire adjoint, mise en œuvre des programmes, le moniteur indépendant résident (MIR) soutiendra le suivi et la supervision des activités pré-, pendant et post-MDA dans les LGA assignées.
Le RIM sera responsable de :
- Suivi de la mise en œuvre de l’administration massive de médicaments (MDA) afin de garantir la conformité aux plans de travail approuvés, aux microplans, aux directives nationales et aux procédures opérationnelles normalisées (SOP) relatives aux maladies tropicales négligées.
- Évaluation de l’état de préparation à la mise en œuvre des collectivités locales, des établissements de santé, des communautés et des équipes de prestation de services avant le début de la campagne.
- Suivi des performances des CDD, des enseignants et des autres personnels de prestation de services.
- Vérifier les données relatives aux traitements et aux rapports afin d’en garantir l’exactitude, l’exhaustivité, la cohérence et la transmission des rapports en temps opportun.
- Identifier les lacunes en matière de mise en œuvre, notamment les communautés oubliées, les populations mal desservies et les points de prestation de services peu performants, et recommander des mesures correctives.
- Suivi de la gestion des médicaments et de la logistique, y compris la réception, la distribution, l’utilisation, la récupération et le rapprochement des médicaments et des produits connexes.
- Contribuer à la résolution des difficultés opérationnelles par une remontée d’information rapide, un suivi et un contrôle des mesures correctives.
- Documenter les observations de terrain, les meilleures pratiques, les leçons apprises et les recommandations visant à améliorer la performance du programme.
- Soumettre en temps opportun des mises à jour et des rapports de suivi à Helen Keller Intl. et aux parties prenantes concernées.
Le RIM travaillera en étroite collaboration avec ses homologues gouvernementaux et les parties prenantes du programme, tout en préservant son indépendance, son objectivité et l’intégrité de tous les résultats et rapports de suivi.
Rôles et responsabilités clés
Responsabilités générales
- Résider dans la zone d’administration locale assignée et rester disponible pendant toutes les phases de mise en œuvre, y compris les activités de pré-mise en œuvre, de campagne et de post-mise en œuvre.
- Participer aux activités de planification, de formation, d’évaluation, de plaidoyer, de mobilisation des parties prenantes et de mobilisation communautaire afin de soutenir la mise en œuvre efficace des programmes de distribution massive de médicaments et la participation communautaire.
- Surveiller le déploiement, la présence et le rendement du personnel de campagne, y compris les CDD, les enseignants et les autres équipes de prestation de services, et vérifier les dossiers de présence et financiers connexes.
- Surveiller la disponibilité, la distribution, l’utilisation, la traçabilité et le rapprochement des médicaments, des outils de rapport, du matériel IEC/BCC et des autres produits de campagne.
- Effectuer un suivi sur le terrain et une supervision de soutien dans les zones de mise en œuvre assignées afin d’évaluer la qualité de la prestation de services, le respect des directives de traitement et des procédures opérationnelles normalisées relatives aux MNT, ainsi que la performance globale de la campagne.
- Identifier les lacunes de mise en œuvre, les communautés oubliées, les populations mal desservies, les défis opérationnels et les zones peu performantes ; recommander et assurer le suivi des mesures correctives et des activités de rattrapage, le cas échéant.
- Assurer la qualité des données en validant, en rapprochant, en compilant et en surveillant la transmission en temps opportun des données de traitement et de la documentation de campagne par le biais de systèmes et de canaux de communication approuvés.
- Fournir des mises à jour et des rapports réguliers sur la mise en œuvre, documentant les principales observations, les difficultés rencontrées, les actions entreprises et les recommandations.
- Veiller au respect des exigences de Helen Keller Intl. en matière de protection des données, de confidentialité, de prévention de la fraude et de sécurité.
- Effectuer toute autre tâche liée au programme qui vous sera confiée par le gestionnaire adjoint, Livraison des programmes, ou par le gestionnaire adjoint désigné.
Livrables et responsabilités spécifiques par phase de mise en œuvre
Phase de pré-mise en œuvre
Période : Trois jours consécutifs de formation et autres activités préparatoires, ou selon les modalités prévues dans le plan de travail approuvé.
Le RIM va :
- Participer et superviser les activités de formation aux niveaux étatique, local, de quartier, d’établissement de santé, d’enseignant et communautaire, en veillant à ce que les participants reçoivent une formation adéquate sur les directives de traitement, l’administration des médicaments, la gestion des événements indésirables, la tenue des dossiers et les exigences en matière de rapports.
- Vérifier la documentation de formation et les dossiers de déploiement du personnel, y compris les présences, les informations sur les participants, les documents financiers justificatifs et les listes des travailleurs de la santé, des CDD, des enseignants et des autres membres du personnel affectés.
- Examiner l’état de préparation à la mise en œuvre et les microplans afin de s’assurer que les quartiers, les écoles, les établissements de santé, les communautés, les dispositifs de dotation en personnel, la logistique et les plans de prestation de services ciblés sont adéquats et complets.
- Surveiller la disponibilité, la distribution et la traçabilité des médicaments, des outils de rapport, du matériel IEC et des autres produits de campagne, en veillant à leur livraison en temps voulu aux points de prestation de services et à la documentation appropriée de leur réception et de leur distribution.
- Soutenir les activités de plaidoyer, d’engagement des parties prenantes et de sensibilisation communautaire afin de renforcer la sensibilisation, l’acceptation et la participation de la communauté à la campagne.
- Effectuer des évaluations de préparation et des analyses de risques afin d’identifier les lacunes et les défis potentiels liés au personnel, aux matières premières, à la logistique, à la sécurité, à l’accessibilité, aux mouvements de population et à d’autres facteurs susceptibles d’affecter la mise en œuvre.
- Veiller au respect des directives de sécurité et des plans de déploiement approuvés, et signaler rapidement toute lacune critique en matière de préparation susceptible d’affecter la qualité, la sécurité ou le démarrage en temps voulu de la campagne.
Livrables attendus et moyens de vérification :
- Documentation de formation validée, comprenant les feuilles de présence, les informations sur les participants, les documents financiers et les preuves de participation à la formation et aux activités de formation en cascade.
- Examen et documentation de l’état de préparation à la mise en œuvre, y compris les microplans des collectivités locales, les listes de déploiement des agents de santé, des agents de développement communautaire et des enseignants, les évaluations de préparation, les lacunes identifiées et les recommandations.
- Distribution et traçabilité vérifiées des produits, y compris l’émission et la réception de bons, la confirmation de la livraison aux points de prestation de services et la preuve de la disponibilité des produits avant le début de la campagne.
- Fourniture de preuves photographiques géolocalisées des séances de formation, de la réception des marchandises et des modalités de stockage, indiquant la date, l’heure et le lieu.
- Activités documentées de plaidoyer et d’engagement communautaire menées pour soutenir la sensibilisation, l’acceptation et la participation à la campagne.
Phase de mise en œuvre
Période : Sept jours, ou selon les modalités précisées dans le plan de travail de campagne approuvé.
- Effectuer un suivi régulier sur le terrain et une supervision de soutien dans les quartiers, les communautés, les écoles, les établissements de santé et autres points de prestation de services assignés afin d’évaluer les progrès de la mise en œuvre, la couverture du traitement et la qualité du service.
- Surveiller le rendement des CDD, des enseignants et des autres membres du personnel de la campagne, en veillant au respect des directives de traitement approuvées, des critères d’admissibilité, des exigences en matière de dosage, des procédures de traitement directement observées, de la gestion des événements indésirables et de la tenue de dossiers précis.
- Surveiller la mobilisation communautaire et les activités de communication pour le changement social et comportemental (CCSC) afin de garantir que les communautés reçoivent des informations exactes et d’identifier les obstacles à la participation, notamment les refus, l’absentéisme, les populations non prises en compte et les établissements inaccessibles.
- Surveiller la disponibilité, l’utilisation et la traçabilité des médicaments, des produits de base et des outils de collecte de données, en veillant à leur bonne manipulation et au respect des exigences en matière de rapports.
- Vérifier les données de traitement et de reporting par le biais de contrôles ponctuels, de la validation des données, de l’examen des documents sources et de visites de vérification afin d’identifier les incohérences et d’assurer la cohérence à tous les niveaux de reporting.
- Identifier les lacunes de mise en œuvre, les domaines peu performants, les défis opérationnels et les insuffisances de couverture, et travailler avec les parties prenantes du programme pour mettre en œuvre et suivre les actions correctives et de rattrapage.
- Assurer la collecte, la vérification, la validation, la saisie et le reporting quotidiens des données à l’aide de modèles approuvés, de SurveyCTO et d’autres plateformes de reporting désignées.
- Participer aux réunions quotidiennes de débriefing et de coordination, en fournissant des mises à jour sur les progrès accomplis, les défis rencontrés, les meilleures pratiques, les leçons apprises et les recommandations.
- Maintenir une communication régulière avec Helen Keller Intl. et les parties prenantes concernées, en signalant rapidement les problèmes techniques, opérationnels, de sécurité ou de gestion nécessitant une intervention.
Livrables attendus et moyens de vérification :
- Suivi quotidien et production de rapports, y compris les soumissions SurveyCTO, les rapports d’appel, les mises à jour sur l’avancement du traitement, les observations sur le terrain et les contrôles de qualité des données avec les écarts documentés et les mesures prises.
- Preuves de visites de suivi et de vérification sur le terrain dans les écoles, les communautés, les postes fixes, les sites de proximité et autres points de prestation de services, y compris des photographies géolocalisées lorsque cela est approprié et autorisé.
- Documentation des lacunes de mise en œuvre et des mesures correctives, y compris les communautés peu performantes ou oubliées, les actions de suivi, les activités de rattrapage et les résultats.
- Registres de suivi des médicaments et des produits de base, y compris l’utilisation des médicaments, le suivi des stocks et les rapports d’inventaire.
- Comptes rendus des réunions quotidiennes de débriefing et de coordination, incluant les principales conclusions, les points d’action convenus et les actions de suivi.
- Un rapport de mise en œuvre consolidé résumant les réalisations, les défis rencontrés, les mesures correctives prises, les enseignements tirés, les meilleures pratiques et les recommandations.
Phase post-mise en œuvre
Période : Trois jours consécutifs, ou selon les modalités spécifiées dans le plan de travail approuvé.
- Appuyer l’examen, la validation, le rapprochement et la production de rapports sur les données en vérifiant les données de traitement par rapport aux documents sources, en identifiant et en signalant les écarts, en aidant à la saisie des données dans les systèmes et modèles approuvés et en veillant à ce que tous les problèmes de qualité des données soient résolus avant la soumission finale.
- Assurer le suivi des stocks de fin de campagne en supervisant la récupération, le rapprochement, la documentation et le retour des médicaments non utilisés, des contenants vides et autres matériels de campagne conformément aux procédures approuvées.
- Vérifier et soumettre la documentation de la campagne, y compris les registres de traitement, les rapports de synthèse, les feuilles de présence, les documents financiers et les informations sur les participants, en veillant à leur exactitude, leur exhaustivité et leur conformité aux processus de vérification approuvés.
- Participer aux processus d’examen et de débriefing post-campagne, en documentant les principaux défis rencontrés, les leçons apprises, les bonnes pratiques, les réussites et les recommandations pour les campagnes futures.
- Préparer et soumettre les livrables finaux de la campagne, y compris un rapport complet post-mise en œuvre, des preuves à l’appui, des photographies d’action et toute autre documentation requise conformément aux directives de Helen Keller Intl.
Livrables attendus et moyens de vérification :
- Données et rapports de campagne validés, y compris des résumés communautaires, scolaires, d’établissements, de quartiers et de zones de gouvernement local, avec preuve de rapprochement des données et de résolution des divergences identifiées.
- Documentation de campagne complète et vérifiée, comprenant les feuilles de présence, les documents financiers, les informations sur les participants et les relevés de compte bancaire.
- Rapports de traçabilité des produits, y compris l’inventaire des médicaments, la logistique inverse, la récupération des médicaments et la documentation de rapprochement.
- Preuve de la soumission des registres de traitement, des rapports de synthèse et autres documents de campagne requis aux autorités désignées.
- Un rapport complet post-mise en œuvre mettant en lumière les réalisations, les défis, les leçons apprises, les problèmes en suspens et les recommandations pour les mises en œuvre futures.
- Documents de preuve et supports de communication, comprenant au moins une étude de cas réussie documentée avec consentement éclairé signé et un minimum de dix photographies d’action correctement légendées qui respectent les exigences en matière de protection et de consentement.
- Tous les livrables post-mise en œuvre doivent être soumis via les canaux de rapport désignés dans un délai d’une semaine suivant la fin de la campagne, sauf indication contraire de Helen Keller Intl.
Exigences en matière de qualité des données, de rapports et de responsabilité
Le responsable de l’information et de la communication (RIM) est chargé de veiller à ce que toutes les activités de suivi et de communication soient exactes, effectuées en temps opportun, vérifiables et conformes aux exigences du programme. Plus précisément, le RIM devra :
- Garantir l’exactitude, l’exhaustivité, la cohérence et l’actualité de toutes les données et de tous les rapports de suivi, en utilisant des observations de terrain vérifiées et des documents sources.
- Effectuer des contrôles de qualité des données de routine en recoupant les dossiers de traitement, les feuilles de pointage, les registres et les rapports de synthèse afin d’identifier et de documenter les incohérences, les enregistrements manquants, les entrées en double, les tendances inhabituelles ou les problèmes potentiels d’intégrité des données.
- Soutenir et documenter les processus de validation et de correction des données, en veillant à ce que toute révision soit dûment justifiée, autorisée et traçable grâce aux procédures établies.
- Conserver des registres complets, sécurisés et vérifiables des activités de surveillance, des rapports et des documents justificatifs.
- Maintenir les normes les plus élevées d’intégrité et de confidentialité en protégeant les données du programme et les informations des participants, et en s’abstenant de toute altération, falsification ou présentation erronée des dossiers du programme.
- Signalez sans délai toute suspicion de fraude, de falsification de données, d’utilisation abusive des ressources du programme ou tout autre manquement à la déontologie par le biais des canaux de signalement et de responsabilisation approuvés.
Protection des données, éthique, déontologie et intégrité des données
Le RIM est tenu de respecter les valeurs, les normes de protection et le code de conduite de Helen Keller Intl., tout en maintenant les plus hauts niveaux d’intégrité, de professionnalisme et de responsabilité.
Le RIM va :
- Maintenir l’intégrité, l’objectivité et l’indépendance professionnelle dans toutes les activités de suivi, de rapport et liées aux programmes, et éviter les conflits d’intérêts, le favoritisme, la corruption, la fraude ou tout abus de position.
- Traitez toutes les parties prenantes avec dignité, respect, équité et professionnalisme, conformément aux normes de protection et d’éthique de Helen Keller Intl.
- Respectez toutes les politiques de protection, y compris la protection de l’enfance, la protection contre l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels (PSEAH), et toutes autres exigences organisationnelles applicables.
- Protégez la vie privée et la confidentialité en obtenant un consentement éclairé avant de recueillir des renseignements personnels, des photographies ou des témoignages individuels, et en veillant à ce que les renseignements sensibles ne soient partagés que par des canaux autorisés.
- Signalez rapidement tout problème de sécurité, incident de sécurité, suspicion de mauvaise conduite, fraude, utilisation abusive des ressources ou falsification de données via les mécanismes de signalement approuvés.
- Adopter une politique de tolérance zéro en matière de falsification de données, sachant que la fabrication, l’altération, la présentation erronée ou la soumission délibérée de fausses informations constituent une faute grave et peuvent entraîner la résiliation du contrat, la disqualification pour des missions futures et d’autres mesures administratives ou juridiques conformément aux procédures de l’organisation.
Exigences en matière de sécurité et d’accès au terrain
Le RIM va :
- Respectez tous les protocoles de sécurité, les procédures de déplacement et les exigences d’accès au terrain de Helen Keller Intl., y compris la participation aux réunions d’information sur la sécurité et l’obtention des autorisations de voyage requises.
- Maintenir une communication régulière avec le personnel désigné du programme, en signalant rapidement les incidents de sécurité, les menaces, les restrictions de déplacement et autres problèmes de sécurité.
- Respectez les consignes de sécurité approuvées, évitez les déplacements non autorisés et adaptez-vous de manière responsable à l’évolution des conditions sur le terrain tout en respectant vos responsabilités et les délais de rapportage.
Formation, expérience et compétences minimales requises
Formation et expérience
Les candidats doivent satisfaire à au moins une des exigences minimales suivantes :
- Un baccalauréat (B.Sc.) ou un diplôme national supérieur (HND) dans une discipline pertinente, avec au moins un an d’expérience dans la santé publique, la nutrition, les MTN, la vaccination, le paludisme, le VIH ou d’autres programmes de santé communautaires ; ou une expérience dans le suivi sur le terrain et la collecte de données à l’aide d’outils numériques.
OU
- Un niveau d’études secondaires minimum, avec au moins deux ans d’expérience pertinente dans le domaine des maladies tropicales négligées, du paludisme, du VIH, de la nutrition, de la vaccination ou d’autres programmes de santé publique, y compris une expérience en matière de mobilisation communautaire, de suivi sur le terrain ou de collecte de données à l’aide de smartphones.
Méthode d’application
Les candidats intéressés et qualifiés sont priés d’envoyer leur CV à : [email protected] en indiquant le poste dans l’objet du courriel.
