À propos de l’IRC
Le Comité international de secours (IRC) intervient lors des crises humanitaires les plus graves au monde, contribuant à rétablir la santé, la sécurité, l’éducation, le bien-être économique et l’autonomie des populations dévastées par les conflits et les catastrophes.
Fondé en 1933 à l’initiative d’Albert Einstein, l’IRC est l’une des plus importantes organisations non gouvernementales humanitaires internationales (ONGI) au monde. Présent dans plus de 40 pays et 29 villes américaines, il aide les populations à survivre, à reprendre leur avenir en main et à renforcer leurs communautés.
Acteurs engagés pour l’humanité, les employés de l’IRC ont un impact durable en redonnant sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes. Si vous êtes une personne passionnée, orientée solutions et désireuse de contribuer au changement, rejoignez-nous et contribuez à améliorer concrètement la vie de millions de personnes à travers le monde pour un avenir meilleur.
L’IRC recrute un(e) Responsable des achats, Achats mondiaux (Généraliste multicatégories)
Lieu : Nairobi, IHUB, Kenya
Arrière-plan
L’unité Achats mondiaux, au sein de la chaîne d’approvisionnement mondiale, pilote la stratégie d’approvisionnement, la gestion des catégories et la gestion des fournisseurs pour IRC. Elle est organisée par catégories, les responsables de catégorie étant chargés de la stratégie d’approvisionnement, du développement de l’écosystème des fournisseurs et de la performance des contrats et des fournisseurs pour l’ensemble des dépenses programmatiques et institutionnelles.
Aperçu du poste
L’agent d’approvisionnement apporte son soutien à l’exécution des achats pour les demandes de services généraux et professionnels qui lui sont confiées, sous la supervision du responsable principal et des responsables de catégorie concernés. Ses missions se limitent à un ensemble convenu de services tels que les voyages, la traduction, l’assurance, les services financiers et de gestion de trésorerie, ainsi que les services liés aux ressources humaines, en fonction de la charge de travail et de la complexité des demandes.
L’agent tient à jour des dossiers conformes aux exigences d’audit et veille à l’optimisation des coûts, au respect des délais d’approvisionnement et à la conformité aux exigences applicables de l’IRC.
Le responsable des achats est un collaborateur opérationnel et axé sur les résultats, chargé de l’approvisionnement, de la gestion des contrats et du suivi des fournisseurs. Son supérieur hiérarchique et les responsables de catégorie encadrent et supervisent son travail ; la stratégie de catégorie, les négociations complexes et l’approbation des attributions restent du ressort des responsables autorisés.
Ce rôle permet à l’IRC d’agir rapidement en respectant les procédures d’achat, la vérification préalable des fournisseurs, la sécurité de l’information, la protection des données, les exigences juridiques, la conformité aux exigences des donateurs et les obligations de documentation. Le/la responsable des achats est l’interlocuteur/trice privilégié(e) au quotidien pour les demandes qui lui sont confiées et signale les risques importants, les exceptions et les décisions stratégiques au responsable de la catégorie ou au/à la responsable senior.
Principales responsabilités au sein de l’IRC
A. Couverture des catégories et planification des approvisionnements
Apporter un soutien aux événements d’approvisionnement, aux renouvellements et aux demandes des fournisseurs assignés, de la réception à la recommandation d’attribution, sous la direction et sous la supervision du responsable hiérarchique et des responsables de catégorie et conformément aux priorités convenues.
Analyser les données relatives aux dépenses et au marché afin d’appuyer le regroupement de la demande et les plans d’approvisionnement pour les demandes assignées, en suivant les procédures opérationnelles standard de l’IRC et les délais convenus.
Apporter un soutien aux responsables de catégories en matière d’évaluations de marché et d’analyses du paysage des fournisseurs pour les catégories qui leur sont assignées, y compris en amont des renouvellements d’accords-cadres, en compilant des informations sur les capacités, les prix, les délais de livraison, les risques et le coût total de possession.
Fournir des éléments de preuve et des options pour appuyer la stratégie de catégorie et la sélection des fournisseurs ; tenir à jour les listes de fournisseurs agréés et appuyer la mise en place d’accords-cadres sous la direction du responsable de catégorie.
Préparer la documentation pour les demandes de dérogation justifiées et les demandes de fournisseur unique et les acheminer selon le processus d’approbation requis.
B. Approvisionnement, exécution et négociation
Apporter un soutien aux demandes d’information (RFI), aux propositions (RFP) et aux appels d’offres en coordonnant les communications avec les soumissionnaires et en préparant les dossiers d’évaluation, les comparaisons commerciales et les projets de recommandations d’attribution. Gérer les demandes de prix (RFQ) assignées sous la supervision et le contrôle du responsable hiérarchique ou du responsable de catégorie et dans le cadre des pouvoirs délégués.
Aider les équipes commerciales à préparer des spécifications claires, des cahiers des charges et des critères d’évaluation.
Appuyer la négociation des prix, des conditions, des niveaux de service et des engagements de performance sous la direction du responsable hiérarchique ou du responsable de catégorie et dans le cadre du mandat convenu.
Identifier les opportunités de réduction des coûts d’approvisionnement grâce à l’analyse comparative des prix et à la recherche de fournisseurs compétitifs. Calculer et documenter séparément les économies réelles et les coûts évités par rapport aux références approuvées, les soumettre à la validation selon la méthodologie de l’IRC et éviter les doubles comptages.
Assister les demandeurs dans la rédaction des formulaires de demande d’achat (FDA) et des demandes d’achat (DA), et créer et suivre les bons de commande (BC) dans Integra, conformément aux flux de travail approuvés. Fournir la documentation relative aux achats pour les demandes de paiement dans ServiceNow, en veillant au respect de la séparation des tâches.
Traiter les demandes d’approvisionnement urgentes et d’urgence assignées conformément aux procédures approuvées, en utilisant les cadres disponibles le cas échéant et en documentant les approbations requises. Assurer le suivi des étapes clés des fournisseurs et coordonner la livraison avec les équipes opérationnelles responsables ; signaler les retards et les contraintes de capacité au responsable hiérarchique.
C. Soutien à l’approvisionnement par catégorie
L’agent apporte son soutien à un sous-ensemble défini des catégories de services aux entreprises et aux professionnels suivantes, en accord avec son supérieur hiérarchique. Les missions sont proportionnées au niveau et à la charge de travail du poste et n’impliquent pas la responsabilité de toutes les catégories simultanément.
Services des Ressources Humaines : soutien à la recherche de prestataires de recrutement, de personnel, de paie, d’avantages sociaux et de formation, coordination des évaluations avec les services des Ressources Humaines, Juridique et Finance, le cas échéant.
Voyages : soutien à la recherche et à la gestion des contrats avec les prestataires de voyages, comparaison des tarifs, des frais et des niveaux de service avec la contribution des équipes responsables des voyages et de la protection des voyageurs.
Services de traduction : assistance à la recherche et à la gestion des contrats de traduction et d’interprétation, comparaison des tarifs, des délais d’exécution et des exigences de service avec les équipes commerciales concernées.
Assurance : soutien à la recherche et à l’administration des contrats avec les assureurs et les courtiers, coordination de la documentation et des examens spécialisés avec les propriétaires d’entreprise responsables, les services juridiques et financiers.
Gestion des espèces et services financiers : soutien à la recherche de prestataires de services financiers et de paiement avec les équipes Finances, Trésorerie et Programmes, coordination des licences requises, des vérifications financières, des contrôles et des examens de protection des données.
D. Contrats, accords-cadres et performance des fournisseurs
Préparer les projets de contrat, d’accord-cadre et de cahier des charges à l’aide des modèles approuvés. Coordonner la révision des clauses applicables par les services juridiques et les spécialistes, acheminer les documents pour signature autorisée et assurer le suivi des accords et avenants signés.
Administrer les accords-cadres et les contrats attribués : tenir à jour les listes de prix approuvées, les dossiers des fournisseurs, les dates d’expiration et de notification ; informer rapidement les parties prenantes des besoins de renouvellement ; et communiquer les conditions approuvées aux demandeurs concernés et aux programmes de pays.
Tenir à jour les tableaux de bord des fournisseurs désignés, coordonner les évaluations selon le calendrier et le niveau de fournisseur convenus, et consigner les actions d’amélioration convenues avec les responsables métiers.
Résoudre les problèmes courants des fournisseurs et des contrats dans le cadre du mandat convenu, signaler les problèmes importants et assurer le suivi des actions correctives convenues. Assurer la liaison avec le service comptabilité fournisseurs et les demandeurs en cas de retards de paiement et signaler les causes récurrentes.
E. Vérification préalable des fournisseurs, analyse des risques et documentation
Coordonner les évaluations des risques et les vérifications préalables des fournisseurs, fondées sur les risques et proportionnées à la catégorie, à la valeur et à la sensibilité des données : conflits d’intérêts, code de conduite, sanctions, vérification antiterroriste (ATC) et d’exclusion, protection de la vie privée et des données, sécurité de l’information, aspects juridiques, conformité aux exigences des donateurs, viabilité financière, risques de mise en œuvre, et risques de dépendance et de sortie du fournisseur.
Suivre les examens et autorisations requis auprès des services de sécurité de l’information, de protection des données, juridiques, de conformité et financiers avant l’attribution ou l’engagement. Suivre les examens en suspens ; les évaluations spécialisées et l’acceptation des risques restent du ressort des fonctions autorisées.
Identifier et signaler les demandes impliquant des fournisseurs à haut risque, des données personnelles ou confidentielles, des outils basés sur l’IA, des services destinés aux clients ou des fournisseurs non agréés ; pour les outils basés sur l’IA, soutenir l’application des exigences de gouvernance et d’évaluation de l’IA de l’IRC.
Tenir à jour les dossiers d’approvisionnement, prêts pour l’audit et conformes à la politique d’approvisionnement de l’IRC et aux exigences des donateurs, stockés dans Box ; suivre et relancer les documents manquants, les approbations, les informations sur les fournisseurs et les analyses de risques ; faciliter la récupération des documents d’audit.
F. Mobilisation des parties prenantes et soutien aux services
Fournir un soutien pratique et axé sur le service, aidant les parties prenantes à progresser dans le processus sans délai inutile tout en maintenant la conformité et les contrôles des risques ; servir de premier point de contact pour les demandes de renseignements courantes et les conseils sur les fournisseurs et les cadres mondiaux.
Guider les parties prenantes sur les procédures d’approvisionnement, la documentation requise, les étapes d’approbation et les échéanciers réalistes, et encourager une implication précoce avant tout engagement envers les fournisseurs.
Soutenir le déploiement des guides, outils et procédures opérationnelles standardisées d’approvisionnement par catégorie, y compris les supports de communication et de formation, et suivre l’adoption et les lacunes.
G. Reporting, analyse des dépenses et amélioration continue
Tenir à jour le tableau de suivi des approvisionnements pour les activités assignées, en y incluant l’état d’avancement, les délais, les approbations, les risques, la documentation et les avantages validés. Rendre compte de l’avancement et des problèmes récurrents liés aux commandes ou aux demandes d’approvisionnement au responsable hiérarchique et aux responsables de catégorie concernés.
Extraire, nettoyer et valider les données Integra pour les analyses de dépenses assignées et rédiger les rapports d’examen préliminaires. Rendre compte des indicateurs de performance convenus, signaler les tendances importantes et suggérer des améliorations concrètes.
Identifier les problèmes récurrents dans toutes les catégories et recommander des améliorations aux cadres, listes de contrôle, modèles et outils de décision.
Principales relations de travail
Interne : Responsable principal des achats mondiaux – Services corporatifs et professionnels ; responsables de catégories concernées et homologues des achats mondiaux ; équipes de la chaîne d’approvisionnement mondiale, des programmes de pays et de la chaîne d’approvisionnement régionale ;
Ressources humaines et culture ; Finances, trésorerie et comptes fournisseurs ; équipes voyages et devoir de diligence ; responsables commerciaux concernés ; Informatique et sécurité de l’information ; Protection des données ; Bureau du conseiller juridique ; Éthique et conformité ; Risques et conformité ; Gestion des données de référence ; et autres examinateurs spécialisés selon les besoins des demandes assignées.
Externes : fournisseurs, prestataires de services, courtiers et agences du portefeuille de services aux entreprises et aux professionnels attribué ; prestataires de services financiers ; organisations humanitaires et de développement homologues.
Qualifications requises pour ce poste au sein de l’IRC
Obligatoire
Baccalauréat en approvisionnement, chaîne logistique, administration des affaires, finance, droit ou dans un domaine connexe. Une expérience équivalente peut être prise en compte.
Au moins 2 ans d’expérience dans les achats ou l’approvisionnement, de préférence dans les services aux entreprises et les services professionnels ou dans les achats indirects.
Expérience en matière de soutien aux processus d’approvisionnement concurrentiels (demandes de devis, demandes de propositions et appels d’offres) et connaissance des négociations contractuelles.
Expérience en matière de coordination des vérifications préalables des fournisseurs et des examens des risques de conformité, y compris la protection des données, les risques financiers et opérationnels.
Maîtrise d’Excel et des systèmes ERP ou d’approvisionnement ; capacité à préparer des analyses et des rapports de dépenses précis.
Maîtrise de l’anglais écrit et oral, excellentes compétences en communication et capacité à travailler efficacement avec les parties prenantes internes de diverses fonctions.
Solides compétences organisationnelles pour gérer les activités et les échéances d’approvisionnement assignées, identifier rapidement les conflits de charge de travail et faire preuve de discernement en matière de conformité et d’escalade.
Préféré
Certification professionnelle en approvisionnement telle que CIPS (niveau 2 ou supérieur), CPSM ou équivalent, obtenue ou en cours.
Expérience au sein d’ONG, d’organisations humanitaires ou d’organisations financées par des donateurs, y compris une connaissance des exigences des donateurs tels que le gouvernement américain (par exemple le Département d’État), le FCDO, ECHO, l’UE, les agences des Nations Unies ou les fondations privées.
Expérience dans une ou plusieurs des catégories assignées (voyages, traduction, assurances, services financiers et de trésorerie, ou services des ressources humaines et de la culture), et volonté de développer des connaissances sur d’autres catégories au sein du portefeuille convenu.
Expérience avec Microsoft D365, ServiceNow, Power BI ou des outils similaires de gestion des achats, des flux de travail et de l’analyse.
Expérience en matière de gestion des contrats et des performances des fournisseurs, d’accords-cadres et d’approvisionnement d’urgence.
La connaissance pratique du français, de l’espagnol ou de l’arabe est un atout.
Environnement de travail au sein de l’IRC
Déplacements jusqu’à 10 % au niveau national et international, y compris des déplacements occasionnels dans les bureaux de pays de l’IRC.
Ce poste, à pourvoir en télétravail, est ouvert aux candidats internes résidant dans les pays où IRC est présent et qui disposent du droit de travailler dans leur pays. Les candidats retenus seront embauchés sous contrat de travail local et rémunérés selon la grille salariale locale.
