CARACTERISTIQUES DU POSTE 

Titre du poste: Assistante Administrative
Supérieur Hiérarchique: Directeur Général
Lieu d’exercice : Cotonou Bénin

MISSISON

La titulaire du poste a pour rôle d’assurer l’assistance administrative et logistique nécessaire au bon fonctionnement de la Direction Générale.  Elle est également en charge de la gestion des opérations classiques du secrétariat.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

• Accueillir, informer, orienter les personnels et les usagers de l’institution,
• Assurer une bonne communication avec les clients internes et externes,
• Gérer efficacement les appels et assurer leur filtrage,
• Concevoir et rédiger les correspondances administratives
• Assurer la gestion des courriers et divers documents, les traiter, les scanner ou reproduire, et les diffuser
•  Assurer le classement et l’ archivage de documents
• Recueillir et compiler les informations des services au besoin,
• Classer et archiver (papier ou numérique) les documents et informations,
• Veiller à la confidentialité des informations,
• Faire le Suivi des courriers, documents et informations affectés par le Directeur Général,
• Faire le suivi des actions spécifiques confiées par le Directeur Général,
• Gérer l ’agenda et le planning du Directeur Général dans le cadre de sa participation aux diverses réunions et visites clientèle,
• Assurer la programmation des réunions et visite dans Outlook,
• Organiser efficacement les déplacements et anticiper les besoins: en prenant en charge toute l’ organisation matérielle (réservations, achat des billets de transport, préparation de documents, logistique…),
• Assurer l’organisation des réunions de la Direction Générale
• Assurer la préparation des pause-café du Conseil d’Administration.
• Assurer la gestion des salles de réunions de la Direction GénéralePROFIL REQUIS 

   

  Niveau d’Etudes & Expériences 

• Minimum BAC+3 en Secrétariat ou autres diplômes connexes
• Au moins 3 années au poste d’Assistante de Direction et autres expériences similairesCompétences 
• Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat,
• Avoir des qualités rédactionnelles
• Avoir une réelle qualité organisationnelle (gestion du temps, des projets, …)
• Savoir garder le secret professionnel 
• Avoir le souci de la satisfaction du client
• La discrétion et la courtoisie
• Avoir une bonne expression orale 
• Savoir prendre des initiatives
•  Avoir l ’ouverture d’esprit
• Une bonne maîtrise du français et de l’anglais, des outils bureautiques et des techniques de communication 
• Aptitude à travailler en équipe 
• Avoir une bonne présentation.