Créée en 1951, l’OIM est une organisation apparentée aux Nations Unies et la principale agence des Nations Unies dans le domaine des migrations. En étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux, l’OIM promeut des migrations humaines et ordonnées, bénéfiques à tous. Elle sauve des vies et protège les personnes en déplacement, propose des solutions aux situations de déplacement forcé et facilite les voies de migration régulière, tout en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants. 

L’OIM s’engage à promouvoir un environnement de travail respectueux, inclusif et solidaire où chaque employé peut s’épanouir professionnellement et se sentir valorisé. En créant un tel environnement, l’OIM vise à mieux exploiter le potentiel des migrations et à renforcer son soutien aux personnes en déplacement.

L’OIM invite les candidats de tous horizons à postuler et propose des aménagements raisonnables tout au long du processus de recrutement, le cas échéant. Pour en savoir plus sur la culture de l’OIM, consultez la page  Culture de l’OIM | Organisation internationale pour les migrations

Les candidatures internes et externes sont les bienvenues. Pour tous les postes vacants à l’OIM, les candidatures des candidats qualifiés et admissibles de premier niveau sont examinées avant celles des candidats qualifiés et admissibles de deuxième niveau lors du processus de sélection. Pour ce poste,  les candidats internes et assimilés  sont considérés comme des candidats de premier niveau.

Contexte et portée organisationnels

L’assistant médical principal supervise les équipes du centre d’appels et du traitement/enregistrement des données du Centre d’évaluation sanitaire des migrants (CESM). Ces équipes fournissent aux migrants des informations relatives aux programmes d’évaluation sanitaire, au traitement des demandes et aux autres services de l’OIM. Le titulaire du poste sera chargé d’effectuer des tâches administratives courantes telles que la gestion du standard téléphonique, le traitement des demandes de renseignements et l’assistance aux réfugiés et immigrants, selon les besoins. Sous la supervision générale du médecin-chef des services de santé des migrants (MCSM) et la supervision directe du médecin-chef des services de santé des migrants (MCSM) ou de l’infirmier(ère) en santé des migrants, le candidat retenu sera responsable des tâches et responsabilités suivantes au sein du Centre d’évaluation sanitaire des migrants (CESM) de Lagos, au Nigéria.

1. Organiser le planning des assistants médicaux et attribuer diverses tâches au sein de l’unité, ainsi que participer activement à la planification quotidienne ;

2. Élaborer et tenir à jour les procédures opérationnelles standard (POS) de MHAC ; 

3. Superviser et former les assistants médicaux conformément aux procédures opérationnelles standard (SOP) des assistants médicaux du MHAC ; 

4. Contribuer à l’analyse de divers outils relatifs aux flux de migrants et à leur satisfaction au sein du MHAC – y compris le suivi actif des tendances en matière de planification.

5. Préparer les formulaires médicaux, les étiquettes de laboratoire, les manuels de codage sérologique, les étiquettes de radiographie pulmonaire et la planification quotidienne des évaluations de santé MHD.

6. Veillez à ce que l’espace d’accueil soit toujours bien organisé et présentable.

7. Fournir des informations précises et des réponses aux questions posées par téléphone ou en personne par les candidats concernant leurs horaires et les orienter au besoin.

8. Contribuer à améliorer l’intégrité du service clientèle en proposant des mesures clés de prévention de la fraude.

9. Recevoir du MHD tous les reports/prolongations médicales complétés, les radiographies et autres documents, mettre à jour la réception de ces documents dans la base de données et les transmettre au médecin de santé des migrants pour autorisation.

10. Superviser le remplissage des formulaires médicaux, des prélèvements d’ADN et autres documents médicaux et veiller à leur transmission aux partenaires concernés, par voie électronique ou par service de messagerie. Vérifier l’exactitude des coordonnées et de l’adresse postale lors de l’envoi de documents par service de messagerie et communiquer le numéro de suivi du colis au destinataire par voie électronique.

11. Mise à jour des informations MHD sur le site web MHD du pays.

12. Préparer et soumettre des statistiques mensuelles sur les bilans de santé effectués par le MHD.

13. Préparer la correspondance en réponse aux demandes d’informations concernant les sujets pertinents du MHAC. Classer les lettres, rapports, notes de service, courriels et télécopies entrants et sortants, ainsi que les documents et formulaires de l’OIM relatifs aux questions médicales de l’OIM.

14. Préparer les formulaires de demande d’achat pour l’acquisition d’équipements et de matériel de travail pour MHD.

15.  Suivi de la gestion des données, y compris la création de requêtes pour extraire des informations de la base de données et la réponse aux différents besoins de suivi ;

16. Participer aux missions mobiles d’évaluation sanitaire dans la région afin de fournir un soutien informatique et de bases de données.

17. Fournir un soutien en matière de bases de données et de traitement des données à la région et aux autres sites de MHD selon les besoins.

18. Proposer des améliorations pour renforcer les mécanismes de contrôle interne ; fournir des éléments pour de nouvelles procédures visant à compléter et/ou adapter les instructions existantes afin d’améliorer l’efficacité et la rationalisation des processus.

19. Effectuer toute autre tâche qui pourrait vous être confiée.

Qualifications et expérience requises

Éducation

• Diplôme universitaire et au moins quatre ans d’expérience professionnelle pertinente. 

• Diplôme d’études secondaires et au moins six ans d’expérience professionnelle pertinente.

Les universités accréditées sont celles qui figurent dans la  base de données mondiale de l’UNESCO sur l’enseignement supérieur.

Expérience

• Expérience en gestion d’équipes importantes et dynamiques, avec une expérience en service à la clientèle, en informatique ou en administration ; 

• Connaissance des principes de gestion des données ;

• Un certificat en informatique/saisie de données est un atout ;

• Connaissance du service à la clientèle ;

• Une excellente maîtrise de l’informatique sous Windows et MS Office est indispensable ; la connaissance de la conception de pages web serait un atout.

• Utilisation approfondie des applications MS Office, collecte et manipulation de données ;

• La connaissance de la terminologie médicale, ainsi qu’une expérience préalable en secrétariat et en archivage, constituent un atout supplémentaire ; et,

• Une expérience professionnelle antérieure au sein d’ONG ou d’organisations internationales constitue un atout supplémentaire.

Compétences

• Au moins un niveau intermédiaire de compétences en MS Office ;

• Compétences managériales et de leadership efficaces dans la saisie de données et le service à la clientèle ;

• Compétences analytiques ;

• Excellentes compétences en communication ;

• Saisie rapide et précise.

Langues

Tous les membres du personnel de l’OIM, toutes catégories confondues, doivent maîtriser l’une des langues officielles de l’OIM (anglais, français, espagnol).

Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais et de la langue locale (à l’oral et à l’écrit) est requise.

Les compétences linguistiques requises seront spécifiquement évaluées au cours du processus de sélection, qui peut comprendre des évaluations écrites et/ou orales.