Mercy Corps est une organisation internationale humanitaire et de développement, qui a pour mission de réduire la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés plus sures, productives et équitables dans le monde.
RESPONSABILITE GENERALE
Sous la supervision directe du Représentant Pays, le Sr Operations Officier assiste le Représentant Pays dans la gestion efficace et efficiente des services de la logistique, des achats, de la sécurité et des ICT. Il/elle veille à l’adhésion et au respect des procédures et politiques de Mercy Corps par le staff. Il/elle veille à l’utilisation rationnelle et efficiente des ressources de l’organisation—Il/elle renforce les mécanismes de prévention et de contrôle des fraudes et corruption. Il/elle participe activement aux réunions de coordination et de revues périodiques des programmes et apporte un appui adéquat et rapide aux demandes des programmes. Elle/il apporte un appui constant et rapide aux équipes log terrain et s’assure que les règles des bailleurs de fonds et exigences spécifiques de l’Etat sont prises en compte dans les activités d’achat et de la gestion logistique de la mission
RESPONSABILITES SPECIFIQUES
Gestion stratégique et de la conformité
- Il/Elle répond efficacement et rapidement aux besoins et demandes des programmes
- Il/elle assure une large diffusion et explication des changements et mis à jour intervenus sur les politiques globales et SOP partagées par le siège
- IL/elle veille au respect strict des procédures et politiques de Mercy Corps liées à la gestion des achats, la gestion de la flotte, gestion des assets, gestion des entrepôts, gestion sécuritaire et des nouvelles technologies
- Il/elle veille au respect des règles de conformité de l’Etat surtout dans le cadre des achats et de la gestion des actifs
- Il/elle assiste les équipes dans la recherche des exonération fiscales et douanières
- Il gère et maintien une très bonne relation avec les partenaires et fournisseurs fiables
- Il/elle met en place une base de données des fournisseurs et un catalogue des prix et s’assure que cette base de données et catalogue des prix soient quotidiennement mis à jour
- Il/elle joue un rôle essentiel dans le renforcement des capacités de l’équipe opérationnelle du pays.
- Il/elle veille à l’utilisation rationnelle et efficiente des ressources opérationnelles de l’organisation-
- Il/elle identifie les besoins de renforcement de capacités du staff et initie et suit le plan de développement du staff
Gestion d’équipe
- Il/elle identifie les besoins de renforcement de capacité de l’équipe sous sa supervision
- Il/elle crée un environnement de travail adéquat et productif et agit comme un modèle pour l’équipe
- Il/elle apporte un appui technique et de coaching aux staffs sous sa supervision
- Il/elle participe à l’évaluation de performance de son staff
- Il/elle veille à ce que toutes les formations obligatoires en lien avec la gestion des opérations sont effectuées par les membres de son équipe
- Il/elle organise et facilite les séances d’induction des nouveaux staffs sur les services d’achat et de gestion logistique
Gestion Logistique et des achats
- Il/elle s’assure du bon fonctionnement des services logistique (gestion de la flotte, des assets, des entrepôts) et d’achats—s’assure que les politiques et procédures de Mercy Corps en matière d’achat et logistique sont comprises et en assure une pleine adhésion de tout le staff.
- Il/elle veille au respect de la conformité aux règles des bailleurs et de la législation locale
- S’assure que toutes les activités logistiques et achats à entreprendre s’alignent avec les politiques de Mercy Corps et respectent les règles des bailleurs et celles du gouvernement du Niger
- Il/elle s’assure que les demandes d’achats et d’autres services logistiques soient traités dans les délais requis et acceptables
- Facilite l’acquisition des exonérations fiscales et douanières dans le temps requis.
- Veille au bon déroulement des processus d’Appels d’Offre et s’assure que les contrats d’achat sont faits/préparés à temps et dans la règle de l’art
- Appui les équipes programme dans le suivi des contrats établis avec les entreprises dans le cadre de la mise en œuvre des programmes
- S’assurer que les plans d’achat pour tous les programmes en cours soient préparés et suivis régulièrement en collaboration avec les équipes programme
- S’assure que les rapports mensuels sur l’évolution des achats soient produits et transmis aux responsables programmes dans les délais requis
- Il/elle est responsable d’identification des besoins et le développement/élaboration et le suivi de tous les contrats cadres
- Il/elle supervise le processus des appels d’offres et ou appels à proposition et s’assure du respect des principes de base de la procédure de passation des marchés de Mercy Corps
- Assure la revue des dossiers d’achat pour une meilleure conformité aux procédures internes et respect des règles des bailleurs
- Il/elle est responsable du bon suivi des contrats avec les fournisseurs et le maintien d’une collaboration transparente avec ceux-ci
- Il/elle veille à la mise en place et suivi de la base des données des fournisseurs et prestataires de services et s’assure de l’archivage des documents d’éligibilité administrative des fournisseurs
Gestion de la flotte
- S’assure que toutes les activités liées à la gestion de la flotte soient menées conformément aux procédures et politiques globales et locales de gestion de transport de Mercy Corps.
- Il/elle veille à l’utilisation efficiente, responsable et rationnelle du parc auto de Mercy Niger y compris les véhicules, les motos et générateurs.
- Il/elle vérifie et contrôle la consommation de carburant du parc auto et des générateurs et veille au rapportage sur cette consommation.
- Il/elle met en place un mécanisme de contrôle et de suivi maintenance et de réparation du parc auto.
- Il/elle assure la mise en place et le suivi d’un contrat cadre pour la maintenance et réparation du parc auto
- Il/elle veille a ce que les véhicules et motos soient assurés
Gestion d’entrepôt
- Il/elle est responsable de la mise en application de la politique de gestion des entrepôts de Mercy Corps
- Il/elle renforce la capacité de l’équipe sur la gestion des stocks et entrepôts
- Il/elle vérifie et s’assure d’une bonne gestion du stock de fonctionnement du bureau (fournitures et consommables du bureau et produits de pause-café et d’hygiène) — s’assure que les rapports de gestions des magasins produits dans le temps (sur base mensuelle)
- Il/elle est responsable de la mise en place et le suivi de tous les outils requis pour assurer une gestion transparente et efficace des entrepôts et stock de fonctionnement du bureau
- Il/elle veille à ce que tous les documents de gestion des entrepôts soient bien tenus et archivés
Gestion des Assets
- Il/elle joue le rôle de garant de la mise en application correcte de la politique de gestion des assets et de l’utilisation rationnelle, responsable et optimale des assets de l’organisation.
- Il/elle s’assurer que tous les documents et outils de gestion des assets sont mis à la disposition du staff en charge de la gestion des actifs et s’assure que le staff s’en approprient.
- Il/elle veille à la mise à jour systématique de la base de données des assets.
- Il/elle s’assure que tous les assets soient identifiables selon le mode d’étiquetage des assets de Mercy Corps.
- Il/elle veille à ce que les documents d’achat, de mouvement et de disposition des assets soient bien archivés.
- Il/elle veillera au rapportage mensuel sur la gestion des assets et s’assurera que les inventaires physiques et périodiques soient conduits pour un meilleur contrôle et suivi des assets.
- Il/elle est responsable du rapportage sur les assets en fin d’année fiscale ou pendant la clôture des projets ou à la demande d’un bailleur.
- Il veille à l’application de la politique de perte et d’endommagement des assets.
- Il/elle facilite tout processus de donation, transfère et de ventes aux enchères des assets et s’assure de la bonne tenue des documents y afférents.
Technologies de l’Information et Communication
- Il/elle facilite la mie en place d’une infrastructure ICT capable de répondre aux besoins des équipes.
- Il/elle est responsable d’établir et de gérer le contrat de fourniture de service d’internet.
- Il/elle veille au suivi et maintenance des équipements informatiques et de communication.
- Il/elle veille à l’utilisation rationnelle et responsable de toutes les ressources ICT de Mercy Corps Niger et veille à ce que le staff adhère aux politiques de gestion des ressources ICT.
- Il/elle s’assure que le rapportage sur tous l Les équipement informatiques soit fait dans les délais
Archivage des dossiers
- L’Officier des Operations veillera à ce que tous les dossiers en rapport avec ses fonctions soient archivés selon la politique d’archivage de Mercy Corps.
- Il/elle veille au suivi d’archivage systématique et ordonné de tous les dossiers et documents issus des différents services que compose le département des opérations – a noter que les dossiers doivent toujours être mis à jour, organisés, clairement marqués, et doivent être au complet avant de les classer.
- Il/elle veille à ce que tous les documents de livraison et expédition, autre documentation fournie aux opérations, y compris ceux reçus des sièges de Mercy Corps et d’autres, soient classés par biens et par expéditeur —Les rapports d’entrepôt (y compris la réception, le dispaches, documentation d’expédition interne (waybills), et des informations concernant les fournisseurs et prestataires, autres équipements), doivent être systématiquement produits et classés sur base mensuelle.
- Il/elle s’assure que les manuels, la documentation y compris les politiques et memos, reçus, bons de livraison, des documents d’expédition, et d’autres informations critiques telles que les mots de passe ou programmation doivent être bien classés et facilement accessibles.
Appui Administratif
- Il/Elle appui dans le suivi de certains contrats de services notamment le contrat du service d’internet et celui du service de gardiennage.
- Elle/il conduit des audits sécuritaires (MORSS) des maisons et ou bureaux à louer par MC
- Il/elle veillera au bon maintien et réparation des bureaux et domiciles des expatriés.
- Il/elle facilite/diligente l’achat des équipements pour le bureau et les domiciles des expatriés.
- Il/elle appui l’équipe admin dans la recherche de nouvelles maisons et bureaux.
- Il/elle s’assure de la gestion des installations, résidences, la gestion de la Technologie de l’information et de la communication
Responsibilité envers les bénéficiaires
- Les membres de l’équipe du Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts de responsabilisation, en particulier à nos participantes et aux normes internationales guidant le travail international de secours et de développement, tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.
- Les membres de l’équipe doivent se comporter de manière professionnelle et respecter les lois, les coutumes et les politiques, les procédures et les valeurs de MC à tout moment et dans tous les lieux du pays.
Collaboration et Rapport :
Rapporte Directement au : Représentant Pays
Responsabilité de supervision : Elle/il supervise l’Assistant(e) Logistique (Niamey), Assistant ICT et le l’Officier Log de Maradi
Travail/collabore directement avec : toute l’équipe du programme et les responsables des services finances, RH/Admin et le RCOD
EXPERIENCES ET QUALIFICATIONS
- Avoir un diplôme d’Etudes Supérieures ou équivalent dans le domaine du Transport, Administration, achats et de la gestion Logistiques ou dans le domaine équivalent.
- Démontrer un comportement d’éthique et travail exemplaire
- Avoir une expérience d’au moins 05 ans dans la gestion logistique, Chaine de fourniture, ou gestion des achats, comptabilité, économie, ou équivalent.
- Avoir au moins 3 ans d’expériences de travail avec des ONG internationales
- Avoir une expérience solide dans la supervision d’équipe et être capable de travailler efficacement avec une équipe mixe, variée et multiculturelle et une adaptabilité aux circonstances imprévues, est requise ;
- Avoir une excellente capacité de négociation, représentation et de travail avec les partenaires externes
- Avoir une très bonne maitrise et commande du français et un niveau avancé en anglais est obligatoire ;
- Possède des compétences solides en informatique surtout dans les applications MS Office ;
- Avoir une attention particulière au détail, la capacité de suivre et de suivi des procédures, respect des délais et de travailler de façon autonome, est essentiel ;
- Avoir la capacité de résoudre des problèmes de façon autonome et spontanée sans supervision directe.
- La maitrise de SAP ARIBA serait d’un grand atout pour ce poste
