Fondée en 1951, l’OIM est une organisation apparentée aux Nations Unies et, en tant que principale agence onusienne dans le domaine des migrations, elle travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM s’engage à promouvoir des migrations humaines et ordonnées, bénéfiques à tous. Elle y parvient en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
POSTE 1 : SVN/2026/35/Assistant administratif/G4/YDE & DLA
Description de l’emploi
Sous la supervision générale du médecin-chef des services de santé des migrants et la supervision directe du chef de clinique, le candidat retenu sera chargé d’effectuer les tâches et responsabilités suivantes au sein du Centre d’évaluation sanitaire des migrants (CESM) de Yaoundé et de Douala, au Cameroun.
Le rôle de l’assistant administratif est d’aider la Clinique d’évaluation de la santé des migrants (MHAC) à assurer le bon fonctionnement de ses tâches administratives.
Responsabilités
Le rôle de l’assistant administratif est de :
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Assurer diverses procédures de soutien administratif interne, telles que le suivi des documents, le classement, l’archivage et l’établissement de rapports mensuels.
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Contribuer au maintien de l’ordre dans le système d’archivage électronique des dossiers médicaux, des résultats d’analyses sanguines et des suivis.
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Préparer les listes d’envoi pour les ambassades ; assurer la liaison avec les ambassades concernant le traitement des dossiers d’immigrants et l’expédition des documents.
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Mettre en place et maintenir un système de stockage ordonné pour les radiographies pulmonaires et conserver des copies papier des documents médicaux (consentement éclairé, rapport du radiologue, résultats de l’examen microscopique des expectorations, résultats du test de grossesse, etc.).
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Photocopier et numériser les documents médicaux selon les besoins.
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Proposer des améliorations pour renforcer les mécanismes de contrôle interne ; fournir des éléments pour de nouvelles procédures visant à compléter ou à améliorer les instructions/procédures opérationnelles standard existantes afin d’optimiser l’efficacité.
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Recevoir du MHD tous les reports/prolongations médicales complétés, les radiographies et autres documents, mettre à jour la réception de ces documents dans la base de données et les transmettre au médecin de santé des migrants pour autorisation.
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Fournir des commentaires sur l’affectation du personnel aux différentes unités au sein du MHAC.
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Tenir un inventaire et organiser l’approvisionnement et le stockage en temps opportun, à moindre coût et de manière appropriée des fournitures de bureau, du matériel et des consommables informatiques, des produits d’hygiène, des fournitures et du matériel médicaux, selon les besoins du MHAC.
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Coordonner l’acquisition, la rénovation, la remise en état et l’entretien régulier des installations du MHAC avec le superviseur du MHAC et le superviseur adjoint administratif, le cas échéant.
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Gérer la petite caisse du bureau et soumettre les rapports nécessaires au superviseur. Assurer le rapprochement des frais de service et des relevés bancaires.
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S’assurer de l’exactitude des autorisations de voyage et donner des conseils sur les indemnités des membres du personnel partant en mission.
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Effectuer toute autre tâche qui pourrait vous être confiée.
Qualifications
ÉDUCATION
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Baccalauréat en gestion administrative/administration médicale ou dans un domaine connexe, obtenu auprès d’un établissement d’enseignement agréé, avec au moins deux ans d’expérience professionnelle pertinente.
OU
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Diplôme d’études secondaires avec au moins quatre ans d’expérience professionnelle pertinente.
EXPÉRIENCE
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Connaissances et expérience en administration, en approvisionnement ou en comptabilité ;
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Travailler avec des réfugiés/migrants dans un contexte médical est un avantage ;
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Une expérience professionnelle antérieure au sein d’ONG ou d’organisations internationales est un atout ;
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Faire preuve d’exactitude dans le traitement et la communication des données.
COMPÉTENCES
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Au moins un niveau intermédiaire de compétences en MS Office ;
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Compétences organisationnelles ;
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compétences en communication
Langues
REQUIS
La maîtrise de l’anglais et du français est requise (à l’oral et à l’écrit).
POSTE 2 : SVN/2026/34/Associé médical (Données)/G5/DOUALA
Description de l’emploi
Sous la supervision générale du médecin-chef des migrations (CMHO) et la supervision directe de l’assistant médical principal, le candidat retenu sera responsable de la gestion du centre d’appels et des tâches et responsabilités suivantes en relation avec le Centre d’évaluation de la santé des migrants (MHAC) à Douala, au Cameroun.
Responsabilités
L’assistant médical fournit aux migrants des informations relatives aux programmes d’évaluation de la santé, au traitement des demandes et aux autres services de l’OIM.
La personne retenue pourra être affectée à l’une des deux sous-unités du Centre d’évaluation sanitaire des migrants (CESM) : l’unité d’accueil et de traitement des données ou le centre d’appels. Elle devra faire preuve de flexibilité face aux différentes tâches qui lui seront confiées. Vous trouverez ci-dessous une description des tâches possibles, qui sont détaillées dans les listes de tâches et les procédures opérationnelles standard (POS).
Fonctions générales du centre d’appels :
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Assurer la coordination des activités du centre d’appels et contribuer à son bon fonctionnement.
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Fournir aux migrants des informations concernant les bilans de santé par téléphone.
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Inscrire les migrants dans la base de données de l’OIM, planifier et confirmer les rendez-vous médicaux, recevoir et transmettre les messages destinés au personnel médical et aux bénéficiaires.
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Établir des listes principales des migrants devant faire l’objet d’un examen médical et les soumettre aux prestataires de services respectifs / personnes concernées, selon les besoins.
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Tenir à jour les statistiques quotidiennes relatives aux bilans de santé et mettre à jour les dossiers; et,
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Contribuer à la gestion de l’évaluation de la satisfaction client.
Fonctions générales liées à l’accueil et à la saisie de données :
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Effectuer toutes les activités de traitement de données nécessaires du Centre d’évaluation sanitaire des migrants (MHAC), telles que :
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Réception et explication du processus d’inscription aux candidats.
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vérification de l’identité du demandeur.
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Saisie des données biographiques des candidats sur la plateforme appropriée.
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prendre des photos à l’aide d’une webcam et charger l’image sur la plateforme appropriée ; et,
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impression des formulaires médicaux, des formulaires de consentement et autres documents nécessaires.
8. Recevoir tous les formulaires d’examen médical dûment remplis, les radiographies et autres documents des bureaux de pays ou des médecins agréés, tout en mettant à jour la base de données de leur réception et en les transmettant pour contrôle qualité avant autorisation, le cas échéant.
9. Préparer, trier et emballer les dossiers médicaux et autres documents lors des missions mobiles d’évaluation sanitaire des migrants, lorsque de telles unités mobiles sont disponibles.
10. Transmettre les formulaires médicaux remplis, les kits d’ADN et autres documents médicaux aux différents partenaires, soit par voie électronique, soit par service de messagerie. S’assurer de l’exactitude des coordonnées et de l’adresse postale lors de tout envoi par service de messagerie et communiquer le numéro de suivi du colis au destinataire par voie électronique.
11. Classer les lettres, rapports, notes de service, courriels et télécopies entrants/sortants ainsi que les documents et formulaires de l’IOM relatifs aux questions médicales de l’IOM.
12. Vérifier, imprimer et photocopier les bordereaux de dépôt bancaire (ou autres justificatifs de paiement). Remettre régulièrement ces photocopies à l’assistant administratif/financier ; et,
13. Accomplir toute autre tâche qui pourrait être assignée.
Qualifications
ÉDUCATION
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Diplôme universitaire et au moins trois ans d’expérience professionnelle pertinente.
OU
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Diplôme d’études secondaires et au moins cinq ans d’expérience professionnelle pertinente.
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Un certificat en informatique/saisie de données est un atout.
EXPÉRIENCE
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Expérience en saisie, traitement et analyse de données informatiques ou en centre d’appels au sein d’une institution à forte activité, de préférence médicale.
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Vitesse de frappe d’au moins 60 mots par minute.
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Connaissance des principes de gestion des données.
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Connaissance du service à la clientèle.
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Une excellente maîtrise de l’informatique sous Windows et MS Office est indispensable ; la connaissance de la conception de pages web serait un atout.
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La connaissance de la terminologie médicale, ainsi qu’une expérience préalable en secrétariat et en archivage, constituent un atout supplémentaire ; et,
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Une expérience professionnelle antérieure au sein d’ONG ou d’organisations internationales constitue un atout supplémentaire.
- Une connaissance avérée et/ou une certification dans les outils d’analyse de données tels que Power BI constituent un atout.
- Une connaissance avérée et/ou une certification en langage de programmation SQL constituent un atout.
- Une expérience et des connaissances avérées dans les systèmes spécifiques aux soins de santé, tels que les systèmes de dossiers médicaux électroniques (DME), constituent un avantage.
- Une connaissance approfondie et avérée des processus métier et de la gestion des données du Programme fédéral intérimaire de santé (PFIS) constitue un atout.
COMPÉTENCES
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Au moins un niveau intermédiaire de compétences en MS Office ;
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Compétences en leadership (souhaitables) ;
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Compétences analytiques ;
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Excellentes compétences en communication ;
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Saisie rapide et précise.
Langues
REQUIS
La maîtrise de l’anglais et du français est requise (à l’oral et à l’écrit).
