Le Bureau des Nations Unies pour l’Afrique de l’Ouest et le Sahel (UNOWAS) a pour mandat général de renforcer la contribution de l’ONU à l’instauration de la paix et de la sécurité en Afrique de l’Ouest et au Sahel. Il mène des actions de diplomatie préventive, exerce des bons offices et assure la médiation et la facilitation politiques dans les pays d’Afrique de l’Ouest et du Sahel. Ce poste est rattaché à la Section d’appui aux missions. L’assistant(e) voyages et protocole relève du/de la chef des ressources humaines.
Responsabilités
Sous la direction et la supervision du chef des ressources humaines, le/la titulaire du poste est responsable des tâches suivantes : Administration des voyages : • Examiner et approuver toutes les autorisations de voyage non commerciales de la mission, appuyer les transactions relatives aux voyages officiels soumises par le personnel de la mission et les expéditions officielles d’effets personnels, conformément aux règles et politiques applicables. • Examiner les notes de frais transmises dans UMOJA à l’Unité des voyages afin d’établir les montants remboursables au titre des droits officiels, conformément à la réglementation des Nations Unies, avant de les transmettre au Gestionnaire des demandes de remboursement de frais de voyage (GDRV) dans Umoja. • Assurer la coordination avec les partenaires commerciaux concernés ou d’autres parties prenantes concernant le remboursement des voyages effectués après la clôture de l’exercice financier. Préparer les modifications aux demandes de voyage existantes, le cas échéant. • Examiner les problèmes liés aux voyages dans Umoja à la demande de l’Agence de sécurité des voyages (TSA), du GDRV ou de tout utilisateur ou approbateur du module Voyages ESS et s’assurer qu’aucune demande n’est dupliquée. • Aider les membres du personnel à utiliser Umoja ESS, résoudre les problèmes du système et identifier les difficultés rencontrées par le personnel d’UNOWAS dans le traitement des demandes et transactions relatives aux voyages. • Superviser le traitement des demandes soumises au Bureau des voyages du RSCE, vérifier les billets remis aux membres du personnel d’UNOWAS et s’assurer de la conformité du service avec l’accord de niveau de service (SLA). • Assurer la fonction de point focal et d’agent de permanence pour les voyages au sein d’UNOWAS, en assurant un suivi continu auprès du Bureau des voyages du RSCE, en suivant les demandes en attente ou mal traitées et en restant vigilant afin de réagir rapidement aux cas exceptionnels tels que les annulations, les modifications d’itinéraire ou les demandes de préavis. Services aux clients • Apporter un soutien continu aux clients et les assister sur les questions relatives à leurs voyages officiels et à la soumission ou à l’approbation de leurs demandes de voyage ou de leurs notes de frais par le RSCE. • Dispenser des formations aux membres du personnel sur la solution de voyage Umoja, selon les besoins. • Fournir aux membres du personnel des informations sur leurs droits en matière de voyage, les politiques et les procédures relatives aux voyages officiels, au retrait des effets personnels, aux arrangements et aux exigences en matière de passeport et de visa, conformément à la réglementation en vigueur. Le service du protocole apporte un soutien au chargé du protocole et assure la continuité des services en son absence : • Il contribue à la coordination des réservations de salons VIP à l’aéroport pour le Représentant spécial du Secrétaire général et son adjoint, notamment en facilitant les formalités d’immigration, le traitement des visas et en fournissant un soutien protocolaire et logistique aux points d’entrée. Il garantit l’accès aux installations VIP de l’aéroport au personnel des Nations Unies éligible se rendant au Sénégal, en coordination avec les autorités compétentes. • Il contribue au traitement des visas d’entrée et de leurs prolongations pour le personnel non permanent, y compris le personnel militaire, la police des Nations Unies, les Volontaires des Nations Unies et les contractuels internationaux, en veillant au respect des exigences du pays hôte. • Il contribue à la délivrance et au renouvellement des cartes d’identité diplomatiques pour le personnel et les personnes à charge éligibles.Cela comprend le traitement des visas de courtoisie et des formalités d’entrée/sortie, et garantit la gestion rapide et précise de toute la documentation y afférente. • Apporte un soutien aux procédures administratives protocolaires relatives aux véhicules officiels des Nations Unies, notamment l’admission temporaire, le dédouanement et la délivrance des plaques d’immatriculation diplomatiques, en veillant au respect de la réglementation nationale et des procédures établies par les Nations Unies. • Facilite la mise en œuvre des privilèges et immunités de la Mission et de son personnel, dans la mesure où ils ne contreviennent pas aux lois locales, afin de protéger les intérêts de l’ONU. • Apporte son concours à la coordination avec les autorités locales sur les aspects protocolaires liés aux évacuations sanitaires (MEDEVAC), le cas échéant.
Compétences
• Professionnalisme : Connaissance des politiques, procédures et pratiques de traitement des voyages et du protocole, et capacité à les appliquer au sein d’une organisation. Aptitude à faire preuve d’initiative, à établir des liens pertinents entre les exigences du travail et à anticiper les prochaines étapes. Connaissance des procédures de réservation aérienne et des structures tarifaires associées. Capacité à utiliser les systèmes de réservation électronique. Connaissance des services liés au protocole, y compris les compétences en négociation. Bonne connaissance et expérience de l’application du Statut et du Règlement du personnel des Nations Unies. Fierté du travail accompli et des résultats obtenus ; compétence professionnelle et maîtrise du sujet ; conscience professionnelle et efficacité dans le respect des engagements, des délais et l’atteinte des résultats ; motivation par des considérations professionnelles plutôt que personnelles ; persévérance face aux difficultés ; calme en situation de stress. Responsabilité de l’intégration de la perspective de genre et de la garantie de l’égalité de participation des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité. • Planification et organisation : Élaboration d’objectifs clairs et cohérents avec les stratégies convenues ; identification des activités et tâches prioritaires ; ajustement des priorités selon les besoins ; allocation du temps et des ressources nécessaires à la réalisation du travail ; anticipation des risques et des imprévus lors de la planification ; suivi et ajustement des plans et actions selon les besoins. Utilise son temps efficacement. • Orientation client : Considère comme « clients » toutes les personnes bénéficiant de ses services et s’efforce de comprendre leur point de vue ; établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie leurs besoins et leur propose des solutions adaptées ; suit l’évolution de la situation, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’environnement du client, afin de rester informé et d’anticiper les problèmes ; tient les clients informés de l’avancement ou des difficultés rencontrées dans les projets ; respecte les délais de livraison des produits ou services au client.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis.
Qualification spécifique à l’emploi
Un diplôme technique ou professionnel en gestion de voyages, logistique ou dans un domaine connexe est souhaitable. Une formation en services de protocole ou dans un domaine connexe est également souhaitable.
Expérience professionnelle
Une expérience d’au moins sept ans en administration, dont au moins trois ans dans la gestion des voyages et les services de protocole ou un domaine connexe, est requise. Une expérience du traitement des demandes de voyage ou des notes de frais dans un système ERP tel qu’Umoja est souhaitable. Une expérience de l’application du Statut et du Règlement du personnel des Nations Unies en milieu opérationnel est également souhaitable, notamment en matière de gestion d’un large éventail de questions relatives aux voyages et au protocole des Nations Unies. Enfin, une expérience dans le diagnostic et l’analyse des difficultés, ainsi que dans la formulation de recommandations de solutions aux problèmes découlant des demandes de voyage, des notes de frais ou des paiements, est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour ce poste, la maîtrise du français et de l’anglais est requise. Le tableau ci-dessous indique le niveau minimal requis pour chaque compétence dans ces langues, conformément au Cadre linguistique des Nations Unies (pour plus de détails, veuillez consulter le site https://languages.un.org ).
Langues requises
| Langue | En lisant | En écrivant | Écoute | Parlant |
|---|---|---|---|---|
| Anglais | Niveau III des Nations Unies | Niveau III des Nations Unies | Niveau III des Nations Unies | Niveau III des Nations Unies |
| Français | Niveau III des Nations Unies | Niveau III des Nations Unies | Niveau III des Nations Unies | Niveau III des Nations Unies |
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien axé sur les compétences.
Avis spécial
Ce poste est soumis à un recrutement local conformément à la règle 4.4 du Statut du personnel des Nations Unies. Les candidats aux postes des services généraux et des catégories apparentées doivent être autorisés à travailler pour les Nations Unies au lieu d’affectation. Les candidats admissibles sélectionnés hors du lieu d’affectation prennent en charge les frais liés à leur déménagement. Les membres du personnel recrutés localement ne peuvent prétendre aux indemnités ou avantages réservés au recrutement international. Aux Nations Unies, le critère primordial pour le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité de garantir les plus hautes qualités d’efficacité, de compétence et d’intégrité, dans le respect de la diversité géographique. Toutes les décisions relatives à l’emploi sont prises en fonction des qualifications et des besoins de l’Organisation. Les Nations Unies s’engagent à créer un environnement diversifié et inclusif, fondé sur le respect mutuel. Les Nations Unies recrutent et emploient du personnel sans discrimination fondée sur l’identité de genre, l’orientation sexuelle, la race, la religion, l’origine culturelle ou ethnique, ou le handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être mis en place pour les candidats handicapés afin de faciliter leur participation au processus de recrutement, sur demande et si cela est indiqué dans leur candidature. Le Secrétariat des Nations Unies s’engage à atteindre la parité hommes-femmes au sein de son personnel. Les candidatures féminines sont fortement encouragées pour ce poste.
Considérations des Nations Unies
Conformément à l’article 101, paragraphe 3, de la Charte des Nations Unies, le critère primordial pour le recrutement du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Les candidats ne seront pas pris en considération pour un emploi aux Nations Unies s’ils ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, du droit international humanitaire, des actes d’exploitation sexuelle, d’abus sexuels ou de harcèlement sexuel, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’ils ont participé à la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne tout abus, effectif ou tenté, d’une situation de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou d’un abus de confiance, à des fins sexuelles, y compris, mais sans s’y limiter, le fait de tirer profit, financièrement, socialement ou politiquement, de l’exploitation sexuelle d’autrui. L’expression « abus sexuel » désigne toute atteinte physique, effective ou menacée, à caractère sexuel, que ce soit par la force ou dans des conditions inégales ou coercitives. Le terme « harcèlement sexuel » désigne tout comportement importun à caractère sexuel susceptible d’offenser ou d’humilier, lorsque ce comportement nuit au travail, est une condition d’emploi ou crée un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant, et lorsque sa gravité justifie la rupture de la relation de travail de son auteur. Les candidats ayant commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne seront pas pris en considération. Une attention particulière sera portée à l’importance de recruter le personnel sur une base géographique aussi large que possible. L’Organisation des Nations Unies n’impose aucune restriction quant à l’éligibilité des hommes et des femmes à participer, à égalité de traitement, à ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’ONU est un espace non-fumeur. Des aménagements raisonnables peuvent être mis en place, sur demande, pour les candidats handicapés afin de faciliter leur participation au processus de recrutement. En acceptant une lettre de nomination, les membres du personnel sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui peut les affecter à l’une des activités ou à l’un des bureaux de l’ONU, conformément à l’article 1.2 c) du Statut du personnel. Par ailleurs, les membres du personnel de la catégorie Professionnelle et des catégories supérieures jusqu’au niveau D-2 inclus, ainsi que ceux de la catégorie Personnel de terrain, sont généralement tenus d’effectuer des mutations périodiques pour exercer leurs fonctions dans différents lieux d’affectation, conformément aux conditions établies par la circulaire ST/AI/2023/3 relative à la mobilité, telle que modifiée ou révisée. Cette condition d’emploi s’applique à tous les postes vacants et non aux postes temporaires. Les candidats sont invités à suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne inspira et à consulter le Guide du candidat en cliquant sur « Manuels » dans l’onglet « Aide » de la page d’accueil de leur compte inspira. L’évaluation des candidatures sera effectuée sur la base des informations fournies dans le dossier de candidature, conformément aux critères d’évaluation du poste et à la législation interne applicable des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, ainsi que les instructions et directives administratives. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil et leurs qualifications, conformément aux instructions figurant sur la plateforme Inspira, pour que leur candidature soit prise en compte. Aucune modification, ajout, suppression ou révision ne sera acceptée après soumission du dossier. Les candidats présélectionnés feront l’objet d’une vérification des références afin de confirmer les informations fournies. Tous les candidats externes recrutés conformément à l’article 2.2 a) du document ST/AI/2025/3 pour un contrat à durée déterminée sans limitation de durée, et tous les candidats externes recrutés conformément à l’article 2.2 c) du document ST/AI/2025/3 pour un contrat à durée déterminée limité à l’entité, sont soumis à une période probatoire initiale d’un an. Les offres d’emploi publiées sur le portail des carrières seront supprimées à 23h59 (heure de New York) le jour de la date limite.
Sans frais
L’Organisation des Nations Unies ne perçoit aucun frais à quelque étape que ce soit du processus de recrutement (candidature, entretien, traitement du dossier ou formation). L’Organisation des Nations Unies ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats.
