ASSISTANT(E) ADMIN/FINANCE

Mercy Corps est une organisation animée par la conviction qu’un monde meilleur est possible. Pour ce faire, nous savons que nos équipes font leur meilleur travail lorsqu’elles sont diverses et que chaque membre de l’équipe a un sentiment d’appartenance. Nous accueillons des origines, des perspectives et des compétences diverses afin d’être plus forts et d’avoir un impact à long terme.

Le programme / le département / l’équipe (Résumé du programme / du département)

Mercy Corps est présent au Niger depuis 2005, en concentrant ses interventions sur (secteurs). Grâce au financement de (donateurs), Mercy Corps a pu travailler avec les communautés du Niger pour répondre à ces (priorités/besoins), ce qui a profité à plus de (nombre de bénéficiaires) (familles ou bénéficiaires) dans (les secteurs suivants). (Insérer le descriptif du programme mis à jour à partir du Hub). Le département des opérations fournit un soutien essentiel à l’ensemble du programme national en matière d’approvisionnement, de gestion des actifs, de gestion des entrepôts, de gestion de la flotte et de gestion des installations et des bureaux pour une mise en œuvre réussie du programme.

Résumé du poste

L’assistant(e) Admin/Finance soutient les fonctions administratives et financières le soutien du Chargé des Ressources Humaines et de l’Administration et du Chargé des finances

Responsabilités essentielles

Tâches Administratives :

• Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs ;
• Recevoir et orienter les visiteurs et s’assurer que les visiteurs ne circulent pas au sein du bureau sans être annoncés ;
• Tenir un agenda des rendez-vous pour le bureau ;
• Faire le standard (appeler à l’extérieur, recevoir les appels) ;
• Noter les appels sur des fiches et les transmettre ;
• Participer aux réunions des départements ;
• Contribuer davantage à assurer la propreté du bureau, c’est-à-dire en s’assurant de manière proactive que les toilette et les bureaux sont propres et en informant l’agent de ménage de toute mesure corrective ;
• Aider de manière proactive à garantir que de l’eau, du papier hygiénique, et du savon dans les toilettes à tout moment ;
• Assurer la réception, l’expédition et l’archivage des courriers et s’assurer aussi que toutes les correspondances entrantes et sortantes sont enregistrées dans le registre approprié et classées ;
• Enregistrer le courrier arrivé, départ et les factures ;
• Saisir les courriers types à partir des lettres types ;
• Sur demande de la hiérarchie, rédiger les correspondances administratives, saisir les comptes rendus des réunions et des lettres administratives ;
• Maintenir les tableaux d’affichage du bureau à jour (Memos, informations, etc…) ; ainsi que le registre de présence du personnel ;
• Faire les demandes de paiement des prestataires, Airtel ou Zamani Télécom Niger, Niger Télécom, les entreprises d’eau et d’électricité et les contrats de bail à la fin de chaque mois en conformité avec les procédures finances ;
• Assurer que tout le personnel adhère aux procédures administratives de Mercy Corps ;
• Se comporter, tant sur le plan professionnel que personnel, de façon à préserver l’image de marque de Mercy Corps et à ne pas mettre en danger sa mission humanitaire au Niger ;
• Faire toutes autres tâches demandées par le superviseur.

Taches Financières :

• Maintenir la garde des fonds de trésorerie de bureau et effectuer des paiements quotidiens de transactions approuvées
• Préparer les bordereaux de paiement en espèces et s’assurer que toutes les transactions en espèces sont pleinement et correctement documentées avant paiement
• Examiner les rapports de dépenses (notes de frais et les rapports de dépenses opérationnelles) pour une précision et l’exhaustivité et de veiller à ce que les rapports de dépenses ont été entièrement approuvés avant le paiement
• Effectuer comptage de caisse quotidien avec le responsable principal des finances
• Enregistrer les récépissés de paiement journellement dans un sous-journal de caisse en Excel.
• Maintenir le fichier de trésorerie des avances non justifiées.  Vérifie les rapports de dépenses (Rapport de dépenses de voyage et de dépenses opérationnelles) pour exactitude et exhaustivité et s’assure que les rapports de dépenses ont été approuvés selon les systèmes et procédures de Mercy Corps avant d’effectuer tout paiement.
• Préparer les chèques ou des demandes de virement à partir de documents entièrement approuvés et de présenter aux signataires pour examen et signature.
• Préparer les bordereaux de paiement bancaires et s’assurer que toutes les transactions bancaires sont correctement et entièrement documentés
• Se conduit professionnellement et personnellement de manière à apporter honneur et crédibilité à Mercy Corps et à ne pas compromettre sa mission humanitaire.
• Assurer toute autre tâche financière et/ou administratives liées au bon fonctionnement du programme et tout autre tâche qui lui sont assignées

Responsabilité de supervision : Technicien de surface Coursier

Rapporte directement : au Chargé de L’Administration et du Chargé des finances

Travail directement avec : les Finances, l’Administration, la logistique et tous les programmes

Qualification et compétences

• Avoir un diplôme supérieur en administration et/ou en Finance ;
• Avoir au moins 2 ans d’expérience en gestion administrative et financière de préférence avec une ONG internationale ;
• Avoir une expérience manifeste et une bonne connaissance administrative des ONGs, gestion du personnel, services de support et les opérations.
• Une capacité manifeste de communication (orale & écrite) et une connaissance requise de l’informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, PowerPoint, etc.) et une bonne connaissance de la gestion de bases de données.
• Une bonne capacité en négociation et représentation, spécialement avec les services publiques (gouvernement) et autres organismes en matière de bureaucratie.
• Une bonne maîtrise du français et l’anglais (orale et écrite).

Responsabilité envers les participants et les parties prenantes

Les membres de l’équipe de Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts visant à rendre des comptes, en particulier aux participants à nos programmes, aux partenaires communautaires, aux autres parties prenantes, et aux normes internationales guidant le travail de secours et de développement international. Nous nous engageons à impliquer activement les communautés en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.

Facteurs de réussite

L’assistant(e) Admin/RH retenu(e) participera aux tâches d’administration du bureau de Niameyi afin d’assurer la réussite des programmes tout en faisant preuve d’une excellente gestion des fonds des donateurs et en respectant les réglementations de Mercy Corps et des donateurs. Il entretiendra de solides relations de coopération avec d’autres départements et interagira efficacement avec le personnel international et national, tant au niveau de la gestion que de la formation, tout en démontrant sa capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, à respecter les délais et à traiter l’information à l’appui des activités changeantes du programme. Les membres du personnel de Mercy Corps qui réussissent le mieux ont un engagement solide envers le travail d’équipe et la responsabilité, s’épanouissent dans des environnements changeants et évolutifs et font de la communication écrite et verbale efficace une priorité dans toutes les situations.

Conditions de vie / Conditions environnementales

Le poste est basé à Niamey, Niger.

Apprentissage continu

Conformément à notre conviction que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés que nous servons, nous donnons à tous les membres de l’équipe la possibilité de consacrer 5 % de leur temps à des activités d’apprentissage qui favorisent leur croissance et leur développement personnels et/ou professionnels.

Diversité, équité et inclusion

La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous constituons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation de personnes d’origines, de croyances, de milieux et de modes de pensée différents, nous sommes mieux à même de tirer parti de la puissance collective de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous nous efforçons d’instaurer une culture de la confiance et du respect, où chacun apporte son point de vue et son authenticité, réalise son potentiel en tant qu’individu et en tant qu’équipe, et collabore pour accomplir le meilleur travail de sa vie.

Nous reconnaissons que la diversité et l’inclusion sont un parcours, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs que nous ne le sommes aujourd’hui.

Égalité des chances en matière d’emploi

Mercy Corps est un employeur qui respecte l’égalité des chances et ne tolère aucune discrimination, quelle qu’elle soit. Nous recherchons activement des origines, des perspectives et des compétences diverses afin d’être collectivement plus forts et d’avoir un impact mondial durable.

Nous nous engageons à fournir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l’égalité des chances en matière d’emploi est accessible à tous. Nous ne pratiquons ni ne tolérons aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, l’identité de genre, l’expression de genre, la religion, l’âge, l’orientation sexuelle, l’origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH/SIDA), l’état civil, le statut de vétéran militaire ou tout autre groupe protégé dans les lieux où nous travaillons.

Sauvegarde et éthique

Mercy Corps s’engage à ce que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu’il s’agisse de membres de l’équipe, de membres de la communauté, de participants aux programmes ou autres, soient traitées avec respect et dignité. Nous nous engageons à respecter les principes fondamentaux relatifs à la prévention de l’exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et le IASC, et nous avons adhéré à l’Interagency Misconduct Disclosure Scheme. Nous ne tolérerons pas la maltraitance des enfants, l’exploitation sexuelle, les abus ou le harcèlement par ou envers les membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d’un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l’équipe doivent se comporter de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux politiques et valeurs du Code de conduite de Mercy Corps à tout moment. Les membres de l’équipe doivent suivre des cours obligatoires d’apprentissage en ligne sur le Code de conduite lors de leur embauche et sur une base annuelle.

Postulez

Chargé (e) finances (Finance Officer)

RESUME DU POSTE :

Sous la supervision hiérarchique du responsable Financier, le/la Chargé de la finance   aura pour rôle principal le traitement et la saisie quotidienne des transactions comptables ainsi que la sécurité des fonds. Au besoin, il effectuera des fréquents déplacements sur le terrain notamment dans les zones d’intervention de l’organisation.

Responsabilités essentielles

1. Comptabilité de la caisse

• Assurer la sécurité des fonds mis à sa disposition et effectuer les paiements après vérification et approbation des dossiers comptables suivant les procédures de Mercy Corps ;
• Préparer les paiements en espèces et s’assurer que toutes les transactions sont codifiées suivant le budget du projet et s’assurer que la documentation est correcte, complète et jointe au paiement ;
• Enregistrer quotidiennement les transactions dans le logiciel Navigator ;

1. La comptabilité Générale

• Maintenir à jour le fichier de suivi des avances de trésorerie et préparer le rapport mensuel de rapprochement des avances non clôturées ;
• Examiner l’exactitude et la fiabilité des rapports de dépenses et s’assurer de leur approbation par les personnes autorisées suivant la matrice d’autorisation ;
• Préparer et maintenir le fichier des taxes retenues et procéder à leur paiement avant l’échéance fixée par le trésor public ;
• Maintenir à jour le classement des dossiers comptables suivant l’ordre chronologique et en assurer la sécurité

• Préparer à la fin de chaque trimestre la réconciliation des comptes du bilan ;
• Préparer, à la fin de chaque mois, le paquet du siège ; partager sur sharepoint ;
• Préparer en collaboration avec le RH les salaires à la fin de chaque mois ;

• Assurer au quotidienne la revue finance selon le niveau du AAM ;
• Assurer la gestion quotidienne des partenaires ONG et OSC ;

• Préparer les écritures de correction aux besoins.
• Poster toutes les écritures dans Navigator,

1. Le rapportage financiers

• Préparer en collaboration avec le gestionnaire de projet les projections budgétaires ;
• Coordonner la mise à jour des projections budgétaires ;
• Assister les gestionnaires des projets dans l’analyse des BVAs mensuels du projet ;

1. Connaissances et Expériences

• Licence ou équivalence en comptabilité/finance, économie gestion des entreprises ou tout autre diplôme jugé équivalent
• Avoir une expérience de 3 ans en gestion des Finance, comptabilité dans des ONGs internationales ou nationales.
• Bonne capacité d’écoute ; maitrise du français écrit et oral
• Avoir une bonne connaissance d’Excel, Microsoft Outlook et Microsoft Word ;
• Aptitudes dans la gestion des relations interpersonnelles, la gestion organisationnelle et la gestion du temps.
• Aptitude à respecter les procédures de Mercy Corps, à respecter les délais, à travailler de manière indépendante et en coopération avec les membres de l’équipe ;
• Une bonne capacité en négociation et représentation, spécialement avec les services publiques (gouvernement) et autres organismes en matière de bureaucratie ;
• L’habilité prouvée d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de suspension.

Rapporte directement : au Responsable Financier

Responsabilité de supervision directe :  Assistant finance Maradi

Travail directement avec : tout le personnel des Bureaux ; (Finance, Logistique et Administration- RH)

FACTEURS DE SUCCES:

• Aptitudes de communication efficace aussi bien verbale qu’écrite, de mener plusieurs tâches à la fois, et de priorisation sont nécessaires ;
• Une bonne connaissance et une compréhension claire de l’éthique des finances et de la comptabilité, la volonté et l’habilité absolue d’adhérer aux principes et procédures en lien avec la conformité de Mercy Corps et celle des bailleurs.
• L’habilité prouvée d’interagir efficacement avec le personnel national et international,
• L’habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement, correctement et de façon précise pour, à la fois accomplir des multiples tâches dans un délai requis avec un minimum de supervision est demandée,
• Démontrer une attention aux détails, aptitude à suivre les procédures, respect des délais et travailler de façon indépendante et coopérative avec les autres membres de l’équipe

Apprentissage Organisationnel

Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipes engages 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps

RESPONSABILITÉ ENVERS LES BENEFICIAIRES

Les membres de l’équipe de Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts visant à rendre des comptes, en particulier à nos bénéficiaires et aux normes internationales régissant le travail d’aide et de développement international, tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets de terrain.

Les membres de l’équipe doivent se comporter de manière professionnelle et respecter les lois et coutumes locales ainsi que les politiques, procédures et valeurs de Mercy Corps à tout moment et dans tous les lieux de travail du pays.

·       Diversité, équité et inclusion

La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous constituons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation de personnes d’origines, de croyances, de milieux et de modes de pensée différents, nous sommes mieux à même de tirer parti de la puissance collective de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous nous efforçons d’instaurer une culture de la confiance et du respect, où chacun apporte son point de vue et son authenticité, réalise son potentiel en tant qu’individu et en tant qu’équipe, et collabore pour accomplir le meilleur travail de sa vie.

Nous reconnaissons que la diversité et l’inclusion sont un parcours, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs que nous ne le sommes aujourd’hui.

·       Égalité des chances en matière d’emploi

Mercy Corps est un employeur qui respecte l’égalité des chances et ne tolère aucune discrimination, quelle qu’elle soit. Nous recherchons activement des origines, des perspectives et des compétences diverses afin d’être collectivement plus forts et d’avoir un impact mondial durable.

Nous nous engageons à fournir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l’égalité des chances en matière d’emploi est accessible à tous. Nous ne pratiquons ni ne tolérons aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, l’identité de genre, l’expression de genre, la religion, l’âge, l’orientation sexuelle, l’origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH/SIDA), l’état civil, le statut de vétéran militaire ou tout autre groupe protégé dans les lieux où nous travaillons.

·       Sauvegarde et éthique

Mercy Corps s’engage à ce que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu’il s’agisse de membres de l’équipe, de membres de la communauté, de participants aux programmes ou autres, soient traitées avec respect et dignité. Nous nous engageons à respecter les principes fondamentaux relatifs à la prévention de l’exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et le IASC, et nous avons adhéré à l’Interagency Misconduct Disclosure Scheme. Nous ne tolérerons pas la maltraitance des enfants, l’exploitation sexuelle, les abus ou le harcèlement par ou envers les membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d’un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l’équipe doivent se comporter de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux politiques et valeurs du Code de conduite de Mercy Corps à tout moment. Les membres de l’équipe doivent suivre des cours obligatoires d’apprentissage en ligne sur le Code de conduite lors de leur embauche et sur une base annuelle.

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