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L’ONG humanitaire World Vision International recrute un Coordonnateur administratif et de voyage.
Pays : Ghana
Type de contrat de travail : Employé à durée déterminée (Fixed Term)
Description de l’emploi :
Coordonner et assurer des services administratifs, de voyage, d’hébergement et d’entretien efficaces, conformes aux réglementations et rentables pour World Vision Ghana.
Ce poste garantit une gestion efficace des prestataires de services, une coordination rapide des voyages et des formalités d’immigration, ainsi que des locaux bien entretenus, conformément aux politiques de l’ONG humanitaire World Vision International, à la réglementation nationale et aux normes de service, favorisant ainsi la productivité du personnel et une expérience positive pour les visiteurs.
Principales responsabilités au sein de l’ONG humanitaire World Vision International
Partenariats, lignes directrices et rapports
- Identifier, sélectionner et gérer les prestataires de services agréés pour l’hébergement, les voyages, la logistique et les services administratifs, conformément aux politiques d’approvisionnement et de partenariat.
- Négocier, documenter et gérer les accords-cadres annuels avec les hôtels, les compagnies aériennes et autres fournisseurs concernés afin d’obtenir un bon rapport qualité-prix et une qualité de service optimale.
- Élaborer, réviser et diffuser les directives relatives aux voyages et à l’hébergement au personnel et aux visiteurs, en veillant à leur cohérence et à leur respect.
- Surveiller les contrats de service, suivre les périodes de validité et assurer le suivi des paiements anticipés et des recouvrements en collaboration avec le service financier.
- Préparer et soumettre des rapports administratifs et de voyage mensuels, incluant les tendances des dépenses, le rendement des fournisseurs et l’utilisation des services.
- Tenir à jour les calendriers de suivi des déplacements, les itinéraires et la documentation associée.
Communication, relations et représentation
- Assurer une communication rapide, précise et cohérente avec les voyageurs, les services et les prestataires de services tout au long du cycle de vie du voyage et de l’hébergement.
- Représenter l’ONG humanitaire World Vision International Ghana de manière professionnelle lors des échanges avec les hôtels, les compagnies aériennes, les autorités d’immigration et les prestataires de services administratifs.
- Assurer la communication avec le personnel et les invités en visite, notamment en ce qui concerne leur arrivée, leur hébergement, leur transport et l’accès aux bureaux.
- Dispenser ou coordonner des séances d’information sur la sécurité et l’orientation en matière de protection de l’enfance pour tous les visiteurs, conformément aux normes de protection de World Vision.
Gestion hôtelière, des voyages et de la logistique (révisée)
- Coordonner les réservations d’hôtels et de lieux, y compris la recherche de devis, le traitement des demandes et la passation des bons de commande, conformément aux tarifs et budgets approuvés.
- Assurer la liaison avec les prestataires de services afin de garantir le respect des normes de service convenues pour le personnel et les visiteurs.
- Planifier et soutenir des ateliers locaux et internationaux , y compris la réservation des lieux, la coordination logistique et le règlement rapide des factures associées.
- Organiser la logistique des voyages locaux et internationaux, y compris les billets électroniques, l’hébergement, les repas et les transports terrestres.
- Élaborer et confirmer des itinéraires de voyage détaillés avec le personnel et les visiteurs.
Documentation relative aux voyages internationaux et à l’immigration (révisée)
- Traiter les demandes de visa et les documents de voyage du personnel, des invités et des visiteurs des bureaux de soutien de l’ONG humanitaire World Vision International, en veillant à leur exhaustivité et à leur exactitude.
- Coordonner les documents d’immigration, y compris les permis de travail, les laissez-passer spéciaux, les permis de séjour et les permis pour personnes à charge, conformément à la réglementation nationale.
- Assurer la liaison avec les compagnies aériennes et les agences de voyages désignées afin de négocier des tarifs spéciaux le cas échéant et de confirmer l’émission des billets.
- S’assurer que tous les paiements liés à l’immigration et aux voyages sont traités conformément aux procédures financières et d’approbation.
Gestion administrative et des installations
- Coordonner et superviser les services de nettoyage de bureaux afin de garantir le respect des horaires convenus et des normes d’hygiène.
- Planifier, coordonner et suivre les travaux mineurs d’entretien et de réparation des bureaux, en faisant remonter les travaux majeurs au besoin et en assurant la rentabilité.
- Assurer la liaison avec le service financier pour le suivi du paiement en temps voulu des factures de services publics et des factures liées au bureau (eau, électricité, téléphone, loyer).
- S’assurer que les bureaux et les lieux de réunion extérieurs sont correctement aménagés et équipés du matériel et des équipements nécessaires.
- Gérer les fournitures de bureau, tenir à jour les registres d’inventaire et lancer les achats conformément aux budgets et procédures approuvés.
- Coordonner l’entretien courant et les réparations mineures des générateurs dans les bureaux nationaux et régionaux en collaboration avec les chauffeurs et les mécaniciens.
Amélioration de la supervision, des performances et du service
- Assurer la supervision quotidienne de la réceptionniste et de tout autre membre du personnel affecté.
- Fournir un retour d’information sur les performances et contribuer aux évaluations de performance conformément aux directives du service des ressources humaines.
- Identifier et soutenir la mise en œuvre d’améliorations de processus afin d’optimiser la prestation de services au sein de la fonction Administration.
- Effectuer toute autre tâche raisonnablement assignée par le superviseur.
Connaissances, compétences et expériences
- Baccalauréat en administration des affaires, en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en logistique ou dans une discipline connexe.
- Minimum de trois (3) ans d’expérience pertinente en administration, logistique, coordination de voyages ou gestion d’installations, de préférence au sein d’une ONG ou d’une organisation internationale.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale, avec la capacité de rédiger des rapports techniques et administratifs clairs.
- Maîtrise des outils informatiques, notamment des applications Microsoft Office.
- Connaissance avérée du service à la clientèle, des systèmes administratifs et de la gestion des fournisseurs.
- Capacité à coordonner plusieurs tâches, à résoudre les problèmes opérationnels et à faire preuve de discernement.
- Expérience en matière de supervision de personnel ou de coordination d’équipes de soutien.
- Capacité à travailler efficacement dans un environnement de travail multiculturel et multinational.
- Connaissance des processus de base en matière d’approvisionnement et de chaîne logistique.
- Disponibilité et flexibilité pour travailler de longues heures ou les week-ends au besoin.
Langue(s) requise(s)
Maîtrise de l’anglais écrit et parlé requise ; la connaissance du français est un atout.
Expérience, connaissances et/ou autres qualifications souhaitées
Environnement de travail : Bureau
Déplacements : Environ 15 % de déplacements intérieurs
Disponibilité sur appel : jusqu’à 30 %, selon les besoins opérationnels
Types de candidats acceptés :
Candidats locaux uniquement.
