L’Union africaine (UA) est une organisation continentale à laquelle ont adhéré les 55 États membres qui composent les pays du continent africain.
Objectif du poste
Responsable de veiller à ce que le courrier entrant et sortant soit reçu et traité en temps voulu, ainsi que de garantir le maintien d’un système de classement fiable et efficace.
Fonctions principales
• Fournir un soutien opérationnel en temps opportun
. • Mettre en œuvre les activités opérationnelles selon le calendrier établi et en rendre compte.
• Contribuer au suivi des aspects logistiques, à la mise en œuvre des activités et à la communication des mises à jour. •
Assurer une liaison efficace avec les parties prenantes internes et externes.
• Assurer le suivi des décisions prises lors des réunions et des échanges de courriers, et veiller à leur mise en œuvre.
• Préparer les communications courantes du bureau et contribuer à la collecte de données et d’informations à des fins de reporting.
• Contribuer à la création, à l’amélioration et à la maintenance des systèmes d’archivage et de recherche documentaire.
• Assurer le suivi de la mise à disposition et de la maintenance des équipements et du matériel de bureau.
Responsabilités spécifiques
• Recevoir, enregistrer, traiter et acheminer le courrier entrant et sortant aux destinataires concernés.
• Numériser le courrier et les documents entrants.
• Trier, organiser, tenir à jour, stocker et retrouver avec précision les dossiers administratifs.
• Créer et garantir la classification électronique appropriée des dossiers.
• Assurer la catégorisation des dossiers conformément au plan de classement.
• Classer tous les dossiers physiques, y compris les dossiers du personnel (publics et confidentiels), financiers et juridiques, et assurer leur conservation en toute sécurité.
• S’assurer de l’exactitude des métadonnées des dossiers en vue de leur intégration dans le système d’archivage électronique.
• Créer de nouveaux dossiers et fichiers et éliminer les anciens dossiers conformément au calendrier de conservation établi.
• Conserver les dossiers en lieu sûr et sécurisé.
• Gérer les archives, s’assurer du bon stockage et de l’accessibilité des dossiers. •
Tenir un registre de tous les dossiers sortants afin de garantir leur retour dans les délais.
• Assurer le service des réunions de service et la distribution des documents de travail aux participants.
• Garantir la confidentialité et la non-divulgation des dossiers.
• Veiller à la mise en place d’un système de classement fiable, précis et efficace, conformément à la politique de gestion des archives et des documents.
• Répondre aux demandes de renseignements en effectuant des recherches et en récupérant des documents.
• Tenir à jour le système d’archivage des mouvements de dossiers au sein du bureau ;
Exigences académiques et expérience pertinente
• Diplôme minimum en gestion administrative ou en gestion des archives d’un établissement reconnu, avec 3 ans d’expérience professionnelle pertinente en gestion des archives ou en tâches administratives.
• Les candidats titulaires d’une licence en gestion administrative ou en gestion des archives d’un établissement reconnu doivent justifier d’1 an d’expérience pertinente en gestion des archives ou en tâches administratives.
Compétences requises
• Excellentes aptitudes en planification et en organisation.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.
• Capacité à travailler sous pression.
• Capacité à gérer son temps efficacement.
• Capacité à garantir la confidentialité et la non-divulgation des informations.
• Maîtrise des logiciels bureautiques courants tels que MS Word, Excel, PowerPoint, etc.
• Capacité à travailler au sein d’une équipe multiculturelle.
• La maîtrise d’une des langues de travail officielles de l’UA (français, anglais, portugais, swahili, espagnol et arabe) et la maîtrise d’une ou plusieurs autres langues de l’UA constituent un atout.
Compétences en leadership
Compétences fondamentales
Compétences fonctionnelles
Pied de page
DURÉE DU MANDAT :
Le poste sera pourvu par un contrat à durée indéterminée d’une durée de trois (3) ans, dont les douze premiers mois constitueront une période probatoire. Le contrat sera ensuite renouvelable pour une durée de deux ans, sous réserve de résultats satisfaisants.
INTÉGRATION DE L’ÉGALITÉ DES GENRES :
L’AU est un employeur qui respecte l’égalité des chances et encourage fortement les candidatures féminines qualifiées.
RÉMUNÉRATION:
Salaire de base indicatif de 11 071 $ US (GSA3 Step 1) par an plus autres droits connexes et allocation d’éducation (100 % des frais de scolarité et autres dépenses liées à l’éducation pour chaque personne à charge admissible jusqu’à un maximum de 3 300,00 $ US par enfant par an pour le personnel recruté localement).
Les candidatures doivent être soumises au plus tard le 17 juillet 2026 à 23h59 GMT.
