Médecins Sans Frontières (MSF) recrute à ce poste (20 Mars 2023)

Médecins Sans Frontières (MSF) recrute pour son bureau de la coordination à Cotonou, un/une Responsable Comptabilité et Finances.

Médecins Sans Frontières est une organisation humanitaire médicale internationale indépendante qui délivre une aide médicale d’urgence aux populations en danger touchées par les conflits armés, les épidémies, les désastres naturels et créés par l’homme et  aux populations n’ayant pas accès aux soins de santé. MSF est présent dans plus de 70 pays et s’est réinstallée au Benin depuis  février 2022.

Coordonner et superviser la comptabilité de la mission (comptabilité, trésorerie, procédures d’audit, etc.), selon les  instructions du coordinateur finance et en conformité avec les obligations légales et les normes et protocoles MSF, de  manière à fournir à l’organisation une information de qualité, fiable et transparente sur l’utilisation et la répartition des  ressources au sein de la mission.

• Prendre en charge la qualité et la régularité de la comptabilité pour l’ensemble de la mission par ex. les procédures pour les liquidités,  les comptes en banque, les reçus et pièces justificatives, la saisie informatique des données, la consolidation de tous les comptes de la  mission, la procédure et les rapports de clôture mensuelle, ceci en veillant au strict respect des délais et à la stricte conformité aux  lignes directrices, normes financières et procédures MSF.

• Coordonner et chapeauter la clôture des comptes et le bilan chaque mois et à la fin de l’exercice annuel ; faire des rapports mensuels  et hebdomadaires sur la situation comptable de la mission de manière à vérifier l’évolution des finances du projet et à en donner  l’explication.

• Prendre en charge sur le plan financier la gestion des contrats avec les donateurs c’est à dire préparer et vérifier les rapports qui leur  sont remis, assurer le suivi et analyser les modifications nécessaires. Veiller à satisfaire les clauses en matière de reporting et à informer  de leurs responsabilités les parties prenantes au sein de la mission (par ex. la logistique pour l’inventaire des stocks, les estimations/devis).

• Coordonner et chapeauter le paiement des impôts et taxes de manière être en règle avec les obligations légales.

• Coordonner et superviser le déroulement des audits locaux relatifs à la comptabilité, aux impôts, à la main d’œuvre, aux stocks et à la  gestion des actifs.

• Coordonner et superviser, en étroite collaboration avec le département RH, les processus RH induits (recrutement,  formation/intégration, évaluation, détection des potentiels, perfectionnement et communication) de manière à garantir la taille et  l’adéquation des connaissances requises et l’amélioration des capacités du personnel.

• Être le référent technique pour tout problème relatif à la comptabilité, notamment la conformité avec les normes et procédures  financières MSF, le respect de la législation, l’aide et la formation aux logiciel/système de comptabilité MSF.

Sur demande, briefer toute personne concernée sur la gestion des comptabilités spécifiques (équipe de coordination de la mission,  gestionnaires administratifs, gestionnaire logistique, etc.)

Le Responsable Comptabilité et Finances devra répondre aux tâches suivantes de façon spécifique :

• Suivre au quotidien la qualité des écritures comptables de l’ensemble de la mission encore non postées et anticiper les  corrections nécessaires à être implémentées à temps ;

• Veiller immédiatement après les paiements de salaires sur les importations des journaux des salaires dans l’ensemble de la  mission MSFOCB au Bénin, communiquer sur les déficits détectés, veiller sur la qualité des imputations sur les différents  projets et autoriser la validation finale du posting des journaux Homère ;

• Analyser et communiquer sur l’ensemble des avances ouvertes de la mission et porter une attention régulière à celles qui  sont surannées ;

• Suivre et coordonner les réconciliations de tous les registres de liquidité de la mission, communiquer sur les déficits observés  et suggérés les actions nécessaires ;

• Appuyer si besoin les réconciliations des registres de payement en cas de projet d’urgence dans le Pays et accompagner les  comptables dans cet exercice, si nécessaire ;

• Suivre et multiplier les rappels sur toutes les situations de trésorerie en faveur de la mission injustement détenues par les  tiers et le personnel, traquer tout doublon de paiement et solliciter réparation ;

• Assurer que les déclarations d’impôts (ITS, VPS, CNSS, TVM, IRF etc…) soient faites dans la plateforme e-taxes et dans les  délais selon la réglementation en vigueur ;

• Passer en revue l’ensemble de la documentation financière et comptable de la coordination, des projets et de tout projet d’urgence, assurer qu’elle respectent les procédures en place (table d’engagement des dépenses, limitation des paiements cash, tables des avances) et produire le feedback nécessaire, autoriser la confirmation des registres y relatifs ;

• Assurer la conformité des paiements par téléphonie mobile, veiller au respect des frais de retrait selon la procédure en place ;

• Préparer et soumettre les rapports financiers de fin d’année aux services des impôts affiliés ;

• Passer en revue les entrées comptables faites au niveau du Siège, corriger celles qui présentent des lacunes et les valider une fois le contrôle fini au courant de la période comptable sous traitement ;

• Produire un feedback au Référent siège de la comptabilité terrain si nécessaire sur les éléments de HQE non imputables à la Mission OCBBJ1 ;

• Passer en revue, traiter et réallouer les coûts partagés de la période comptable sous traitement ;

• Passer les ajustements nécessaires de la période de manière à disposer d’une information comptable juste, correcte et totale ;

• Collaborer avec les Responsables Finances à cet égard, voir le point supra, et évaluer la qualité des corrections suggérées par ces derniers et les passer dans le système dans le mois comptable ouvert ;

• Passer en revue les actuels de toutes la mission OCBBJ1 et identifier et corriger tous les doublons, réimputer les destinations « TEMP » aux lignes budgétaires correctes des projets concernés. De même pour la destination « EXPA00 » ;

• Analyser et corriger les éléments ouverts de bilan qui présentant une lacune ;

• Produire un rapport succinct de chaque compte sur le bilan des tiers ouvert lors de la clôture de la période comptable ;

• Analyser les comptes des écarts de caisse et des litiges, attirer l’attention du Coordinateur Finances sur les balances

disproportionnées ;

• Remplir la liste de vérification du Responsable Comptabilité et du Coordinateur Finances de la période comptable sous fermeture ;

• Partager le rapport de clôture de la comptabilité de la mission OCBBJ1 avec le Siège et le Coordinateur Finances ;

• Superviser et passer en revue, si nécessaire, les documents de- support comptables en provenance du terrain et autoriser la transmission aux archives ;

• Superviser l’activité quotidienne des Comptables et des Assistants Financier (ères), les appuyer et les guider, si nécessaire ;

• Visiter régulièrement les projets et les accompagner sur les aspects de l’analyse et du traitement comptable pré-identifiés comme lacunaires par les projets ciblés ;

• Servir comme Point Focal sur les questions relatives aux audits aussi bien internes qu’externes ;

• Accompagner et encadrer l’auditeur et lui fournir toute la documentation requise, sensibiliser la mission sur le déroulement des audits et recueillir la participation maximale des acteurs sensibles ;

• Apprécier la qualité des archives et faire régulièrement des feedbacks aux archivistes ;

• Sur requêtes du Siège ou de la mission, produire des rapports intermédiaires et finaux pour les bailleurs clairement identifiés ;

• Identifier les lacunes observées sur la tenue de la comptabilité dans l’ensemble de la mission et, à défaut, planifier et solliciter des  séances de formation avec le Référent de l’UNIFIELD / RUFO.

Formation Indispensable : Diplôme universitaire en comptabilité et finances.

Expérience Indispensable : 4 ans d’expérience dans un poste similaire ou comparable ;

Langues

Connaissances en informatique (Word, Excel et Internet).

Excellente maîtrise du français, de l’anglais(un atout) et de quelques langues locales.

Gestion et développement des ressources humaines, engagement envers les principes de la MSF,

Flexibilité comportementale, orientation vers les résultats et la qualité, travail d’équipe et coopération,

capacité à travailler avec des personnes issues d’un environnement multidisciplinaire et multiculturel.

Soumettre un dossier composé d’une lettre de motivation, d’un CV à jour, des attestations de travail et la copie des diplômes. Le dossier de candidature sera déposé au bureau de la coordination de Médecins Sans Frontières, au plus tard le 31 Mars 2023 à  17h avec la mention « Candidature au poste de Responsable comptabilité et Finances – source d’information », et sera adressé  à la Coordinatrice des Ressources Humaines de MSF au Bénin, Lot B5, C/316, Rue 374, Haie Vive Cotonou.

Ainsi, pour chaque candidature le/la candidat(e) doit spécifier comment il a été informé de l’offre d’emploi de Médecins Sans Frontières en remplissant la partie source d’information.

Le dossier peut être également envoyé par voie électronique à l’adresse suivante avec la même mention précédemment soulignée:  [email protected]

Seuls les candidats sélectionnés seront convoqués à un test écrit et ensuite à un entretien oral.

NB : MSF se réserve le droit de ne pas donner suite à cette offre d’emploi.

Cotonou, le 17 mars 2023

Le Service des Ressources Humaines