L’entreprise
Créé en 2003, le Malaria Consortium est l’une des principales organisations à but non lucratif au monde spécialisée dans la prévention, le contrôle et le traitement du paludisme et d’autres maladies transmissibles parmi les populations vulnérables.
Notre mission est de sauver des vies et d’améliorer la santé en Afrique et en Asie grâce à des programmes fondés sur des données probantes qui combattent les maladies ciblées et promeuvent la couverture sanitaire universelle.
Ce que nous faisons
Nous nous engageons à faire en sorte que notre travail soit étayé par des données probantes solides et qu’il reste fondé sur les leçons que nous tirons de la mise en œuvre. Nous explorons au-delà de la pratique actuelle, pour essayer des moyens innovants – par la recherche, la mise en œuvre et l’élaboration de politiques – pour parvenir à une gestion et à un contrôle efficaces et durables des maladies.
La vacance
Le Consortium sur le paludisme recrute un(e) agent(e) administratif(ve) pour rejoindre notre équipe à Abuja, au Nigeria.
Le (la) titulaire sera chargé(e) de fournir un appui général en matière d’administration, de logistique et d’achat au bureau du Consortium contre le paludisme.
Le (la) titulaire est activement responsable du maintien d’un flux de travail efficace et efficient du bureau en appliquant les processus administratifs et d’achat liés au bureau ou au projet. Il/elle sera directement responsable de la fourniture d’un soutien administratif et logistique au bureau.
Le fonctionnaire administratif rendra compte directement aux chefs de projet et techniquement au responsable des opérations pays, l’AO travaillera en étroite collaboration avec les responsables principaux des achats et les chefs de projet pour fournir le soutien administratif et d’achat requis par le projet.
Principales responsabilités :
Gestion de bureau : Administration et logistique – (40 %)
- Être le point focal administratif et logistique du bureau focal du MC, en fournissant un soutien efficace au projet conformément aux politiques du Consortium sur le paludisme.
- Diriger la mise en place d’un système de remplissage pour le bureau, en assurant la facilité de stockage et de récupération des documents pour les exigences de classement sur papier et sur papier.
- Responsable de la gestion administrative des actifs conformément aux politiques de MC ainsi que de la gestion des fournisseurs et des autres fournisseurs de services.
- S’assurer que les dossiers à jour et la documentation valide de tous les fournisseurs auprès de tout autre fournisseur de services et consultants sont dûment enregistrés dans NAV après vérification de l’enregistrement des fournisseurs.
- Gérer tout l’équipement de bureau de manière efficace en veillant à ce que l’entretien régulier soit effectué sur les génératrices MC, les climatiseurs, l’équipement informatique, etc.
- Organiser et réserver tous les voyages terrestres locaux basés dans l’État à la réception des formulaires d’autorisation de voyage (TAF) approuvés en coordination avec les agents logistiques de MC.
- Fournir des briefings logistiques à tous les voyageurs concernant les TAF reçus, détaillant les informations sur l’hébergement et le mouvement, les arrangements et les délais des véhicules.
- Compiler, classer et télécharger sur SharePoint sur une base mensuelle tous les dossiers administratifs requis par MC concernant la consommation de carburant, les registres de mouvement du personnel, les registres des stocks et les registres des actifs, etc.
- Gérer le fournisseur de sécurité du bureau pour s’assurer que le bureau dispose d’une sécurité efficace 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
- Travailler avec le bureau d’Abuja du consortium DMC in Malaria pour s’assurer que tous les actifs TIC utilisés par le personnel du projet sont maintenus en bon état de fonctionnement et gérés conformément aux politiques d’utilisation de MC IT.
- Organiser, surveiller et gérer le crédit de téléphonie mobile du personnel.
Soutien à l’approvisionnement (30 %)
- Coordonner les actions d’achat conformément à la politique d’achat du Consortium sur le paludisme, en veillant à ce que tous les documents soient remplis, correctement approuvés et classés de manière appropriée pour référence future.
- Tenir un registre de l’état de tous les achats, qui sera partagé chaque semaine avec tout le personnel concerné afin qu’il puisse planifier son arrivée.
- Traiter tous les paiements connexes pour les achats effectués dans les délais spécifiés par les ententes de MC tout en veillant à ce que la documentation soit complète et téléchargée sur SharePoint à la date d’échéance.
- Télécharger et suivre toute la documentation liée aux processus d’approvisionnement de MC sur SharePoint et sécuriser conformément aux exigences de la politique de protection des données.
- Conformément au budget du projet et conformément à la politique du consortium sur le paludisme, assurer l’optimisation des ressources de tous les achats pour les activités du projet menées dans les États.
- Mener une enquête annuelle sur le marché et la liste des prix pour les fournitures d’origine régulière afin de s’assurer que le Malaria Consortium prend en compte tous les fournisseurs qualifiés sur le marché pour les articles dont il a régulièrement besoin.
Soutien à la gestion de projet – (15 %)
- Coordonner les réunions internes et externes avec les parties prenantes ou techniques, les ateliers, les séminaires, y compris tous les arrangements de voyage et d’hébergement.
- Diriger la compilation de la liste des participants lors des événements du projet.
- Responsable de la coordination de l’administration et du soutien logistique du bureau de projet pour toutes les activités liées au terrain.
Gestion des actifs et des stocks (15 %)
- Gérer tous les actifs liés aux projets pour s’assurer qu’ils sont enregistrés, suivis, entretenus et éliminés conformément à la politique de gestion des actifs du Consortium sur le paludisme.
- Tenir le registre d’inventaire des biens pour tout le matériel de bureau (conformément à la politique du Malaria Consortium sur les immobilisations) dans les États.
- Acheter et gérer les stocks, conformément à la politique de gestion des stocks du Malaria Consortium.
- Gérer la papeterie et les fournitures de bureau pour une gestion et un fonctionnement efficaces du bureau.
Spécification de la personne :
Qualifications et expérience :
Essentiel
- Diplôme ou qualification similaire en administration ou dans un domaine connexe
- Au moins 2 ans d’expérience dans un rôle lié aux opérations, en particulier dans l’administration et la logistique.
- Expérience antérieure de la gestion des achats, en particulier dans le cadre du financement par les donateurs.
- Compétences écrites et orales avérées en anglais.
- Capacité à travailler efficacement et avec sensibilité avec le personnel.
- Un style collaboratif et flexible, avec une forte mentalité de service.
- Établissez efficacement les priorités et respectez des délais serrés.
Souhaitable
- Attentif aux détails.
- Très organisé.
- Flexible et motivé.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale.
- Expérience de gardien d’incendie.
- Compétence en secourisme
- Compétences en matière d’animation et de coordination.
Aptitudes et compétences professionnelles :
Essentiel
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication.
- Bonnes compétences informatiques avec maîtrise de Microsoft Word, Excel et PowerPoint.
- Aptitude à résoudre les problèmes de base liés aux TIC.
Souhaitable
- Bonnes capacités d’analyse
Nous devons assurer la sécurité des bénéficiaires afin que notre processus de sélection reflète notre engagement en faveur de la protection. Veuillez trouver notre code de conduite, notre politique de protection et notre avis de confidentialité ici.
En raison de la nature de ce rôle, nous examinerons les candidatures de manière continue et le poste pourrait être pourvu et fermé avant la date de clôture. Les candidatures précoces sont encouragées.
Les candidates qualifiées sont fortement encouragées à postuler.
Pour postuler à ce poste, vous devrez avoir le droit de travailler au Nigeria.
