L’International Rescue Committee, l’une des plus grandes agences humanitaires au monde, fournit des secours, une réhabilitation et un soutien à la reconstruction post-conflit aux victimes de catastrophes naturelles, d’oppression et de conflits violents dans plus de 40 pays. L’ONG humanitaire IRC recrute un Gestionnaire administratif. L’IRC s’engage en faveur d’un leadership audacieux, de l’innovation et de partenariats créatifs. Actif dans les domaines de la santé publique, de l’éducation, des moyens de subsistance, de l’autonomisation des femmes, du développement de la jeunesse, ainsi que de la protection et de la promotion des droits, IRC aide les personnes en danger jusqu’à leur domicile.
L’IRC est entré au Nigéria en octobre 2012 en réponse à une inondation catastrophique généralisée. Depuis lors, l’IRC a élargi la portée et la taille de ses programmes à mesure que de nouvelles zones sont devenues accessibles après un conflit et une insécurité prolongés, dans les États d’Adamawa, de Borno et de Yobe. L’IRC explore actuellement des interventions dans le Nord-Ouest.
Aperçu/Résumé du poste :
Le responsable administratif aidera le responsable administratif principal à superviser les fonctions administratives du programme pays via une plate-forme centralisée. Le poste est chargé de maintenir et d’augmenter la qualité des performances de l’équipe administrative assignée et d’assurer la satisfaction des parties prenantes concernées en exerçant des pratiques axées sur le service. Le gestionnaire administratif supervisera les fonctions quotidiennes du département, la supervision des agents administratifs et fournira du soutien et de la formation.
Ce poste est basé à Maiduguri, dans l’État de Borno, avec des déplacements possibles vers d’autres sites de terrain à Borno, Adamawa, Yobe et dans les États du Nord-Ouest.
Responsabilités :
Responsabilités administratives :
- Assurer la soumission des KPI consolidés pour l’équipe Admin et des rapports administratifs mensuels.
- Superviser toutes les activités liées à l’administration et au soutien administratif général dans tous les sites IRC.
- Assurer la liaison avec les départements/secteurs concernés pour assurer le suivi et le renouvellement appropriés de tous les accords liés à l’administration (mandat juridique, contrats de location, protocoles d’accord, etc.).
Liaison et relations gouvernementales :
- Superviser et offrir un soutien sur les processus de demande de visa, les extensions de visa, les permis de résidence et de travail pour le personnel et les visiteurs de l’IRC.
- Maintenir des bases de données régulièrement mises à jour pour suivre les visas, la résidence et les permis de travail ; et veiller à ce que les renouvellements soient traités en temps opportun.
- Assurer la soumission en temps opportun du rapport mensuel des services d’immigration nigérians (NIS).
- Veiller à ce que toutes les obligations de rapport IRC au ministère du Budget et de la Planification nationale (MBNP) soient soumises à la date prévue.
- Veiller à ce que le statut juridique approprié de l’IRC au Nigeria soit maintenu, tant au niveau étatique qu’au niveau fédéral.
- Superviser la soumission des candidatures et des documents aux départements et ministères du gouvernement fédéral nigérian ; suivre l’avancement des soumissions; assurer la liaison avec les ministères et les responsables gouvernementaux pour confirmer tout changement dans les processus officiels ; s’assurer que tout changement dans les processus officiels est compris et communiqué à la haute direction.
Location et gestion des installations :
- Gérez les contrats de location des bureaux et des logements en assurant la liaison avec les points focaux administratifs de tous les bureaux de l’IRC et les avocats de l’IRC.
- Partagez le suivi des baux consolidés avec Snr. Admin Manager et DDO sur une base mensuelle avec des mises à jour et/ou des domaines de préoccupation .
- Veiller à ce que toutes les installations fonctionnent bien, y compris l’entretien ménager, les fournitures de bureau, l’électricité, la maintenance et les réparations, Internet et d’autres fonctions de communication dans les bureaux de l’IRC.
- Assurer l’utilisation correcte et l’efficacité opérationnelle des équipements et appareils de bureau et prendre les mesures nécessaires pour remédier à tout défaut ou besoin de remplacement.
Budget et plan de dépenses :
- Le responsable administratif supervisera et coordonnera avec les points focaux administratifs dans tous les sites IRC la compilation du budget pour les fournitures de bureau, le mobilier et l’équipement de bureau.
- Assurer un suivi approprié des dépenses et fournir de manière proactive le soutien nécessaire sur les taux de consommation et sur la manière de mieux utiliser les dépenses.
- Améliorer les évaluations périodiques des besoins du bureau afin que le personnel soit soutenu en temps réel pour répondre aux besoins de base du bureau dans tous les bureaux.
Autres tâches :
Toute autre tâche pouvant être assignée par le superviseur.
Le poste relève de :
- Relations de travail clés :
Le poste relève de : Gestionnaire administratif principal - Le poste supervise techniquement : agents focaux administratifs (tous les sites IRC)
- Autres contacts internes et/ou externes.
- Interne : personnel de l’IRC
- Externe : fournisseurs IRC et ministères ou agences gouvernementales, organisation donatrice, etc.
Profil
- Compétences, diplômes et compétences démontrés :
- Éducation : Diplôme en administration ou dans un domaine pertinent, maîtrise, un atout supplémentaire
- Expérience professionnelle : Un minimum de 5 ans d’expérience professionnelle, dont au moins 2 ans d’expérience pertinente dans le même rôle de direction ou dans un rôle similaire
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication
- Excellentes compétences informatiques : MS Word, Excel, PowerPoint et partage de fichiers.
Compétences préférées :
- Capacité à travailler et à collaborer avec une équipe géographiquement dispersée.
- Fort sens de l’intégrité personnelle et de l’éthique de travail.
- Attention aux détails.
- Capacité à aborder le travail de manière proactive et professionnelle.
- Qualités supplémentaires : capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, capacité à bien gérer la pression, capacité à improviser, flexibilité, sensibilité culturelle et environnementale.
Langue : l’anglais doit être
