Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses équipes se mobilise au quotidien pour répondre aux besoins essentiels des populations affectées par les catastrophes naturelles, les conflits et les crises économiques, afin de leur permettre de retrouver rapidement leur autonomie et leur dignité.
Assistant aux achats
Objectif général / Résumé
- L’assistant aux achats aide le responsable des achats et de la logistique à assurer le bon déroulement des achats pour la région de Borno et contribue à garantir des livraisons en temps voulu et de qualité des biens et services requis pour les programmes PUI à Borno.
Responsabilités et tâches
Gestion de la chaîne d’approvisionnement :
Approvisionnement :
- Fournir l’appui et le soutien adéquats au responsable des achats et de la logistique afin de garantir que tous les plans d’approvisionnement soient mis en œuvre et mis à jour pour chaque subvention.
- Conformément aux directives du responsable des achats et de la logistique et du responsable logistique, veiller à ce que les procédures d’achat soient respectées selon les directives des donateurs et de PUI, sans pour autant entraver la mise en œuvre des activités dans les délais impartis.
- Travailler en étroite collaboration avec le demandeur, avec une grande expertise technique, et effectuer les tests de conformité appropriés si nécessaire.
- Appui pour garantir que les contrats soient dûment signés par les coordinateurs habilités et une protection solide pour les personnes sous surveillance en cas de désaccord.
- Centraliser et optimiser le regroupement des achats
- Superviser, conformément aux directives du responsable de la chaîne d’approvisionnement et des achats, l’identification et la vérification des fournisseurs
- Sur délégation du responsable des achats et de la logistique, consolider/mettre à jour le catalogue de prix de la zone de Borno pour les zones d’opérations de la mission
- Contribuer à la planification et, éventuellement, à la supervision de l’expédition et de la livraison du matériel/équipement jusqu’à leur destination finale au sein du bureau régional de Borno.
Validation des achats :
- Participer au processus de validation des achats afin de garantir le respect et la bonne application des procédures PUI.
- Conformément à la gestion de la chaîne d’approvisionnement, vérifiez et analysez le suivi des achats chaque semaine et apportez votre soutien aux équipes si des problèmes sont identifiés.
Transport:
- Apporter un soutien au partenaire de transport, fournir tous les documents nécessaires
- Sur demande, agir comme « interface » avec tous les fournisseurs (transport, dédouanement OCHA).
- Appui pour faciliter le transport routier de marchandises via l’escorte d’OCHA et l’obtention de l’autorisation de la plateforme OCHA.
Préparation de l’audit :
- Archiver tous les documents papier liés aux achats, organiser et classer tous les achats en vue de préparer l’audit.
- Conformément à la procédure opérationnelle standard de gestion de la chaîne d’approvisionnement, il/elle peut vérifier et préparer tous les dossiers pour le prochain audit.
Priorités du département
- Renforcement de la gestion des approvisionnements et garantie de la continuité du contrôle qualité
- Vérification des fichiers d’achat BORNO en vue des audits
- Participation au renforcement des capacités de l’assistant aux achats en matière de coordination, axé sur la diffusion des nouvelles directives en matière d’achats.
Exigences obligatoires
- Compétences linguistiques : maîtrise de l’anglais et du haoussa (le kanuri est un atout).
- Diplôme requis : Diplôme national ou tout diplôme universitaire dans un domaine connexe
- Expérience professionnelle : Minimum 1 an d’expérience au sein d’une ONG internationale ou de toute autre organisation dans les domaines des achats, de la gestion de la chaîne d’approvisionnement ou de la logistique.
- Connaissances et compétences : Excellentes compétences en matière d’approvisionnement et bonne connaissance des procédures logistiques et de la gestion de la chaîne de valeur. Bonne connaissance des bailleurs de fonds institutionnels et bonnes capacités de gestion.
- Compétences informatiques : Bonne connaissance des logiciels MS Office et autres logiciels.
Actifs:
- Intérêts : Adhésion aux valeurs et principes des ONG
- Compétences transversales :
- Bonnes aptitudes à la négociation et à la communication
- Fiable, rigoureux et bien organisé
- Capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément et volonté d’élargir son champ d’action.
- Bonne gestion du temps et des priorités
- Capable de prendre des initiatives pour faire face aux difficultés rencontrées dans le travail quotidien
- Esprit d’équipe et compétences en résolution de problèmes
- compétences en matière de flexibilité et d’adaptabilité
- Capable de gérer le stress et la pression
- Honnêteté et intégrité
- Sens de la confidentialité.
Méthode d’application
Intéressé(e) et qualifié(e) ? Rendez-vous sur le site de Première Urgence Internationale (PUI) : forms.cloud.microsoft pour déposer votre candidature.
