Contexte et portée organisationnels

Sous la supervision directe du/de la Chargé des Programmes, Chef de Mission Adjoint et la supervision globale du/de la Cheffe de Mission , l’ Assistant(e) de Projet (Développement et Soutien aux Projets) fournit un soutien administratif, opérationnel et programmatique aux unités programmatiques de la mission OIM au Maroc, dans ses trois piliers : Migration, Développement et Gouvernance ; Protection et Résilience ; et Soutien aux jeunes marginalisés .

Le poste contribue à la coordination et à la cohérence entre les départements et soutient le développement de projets, le suivi, le reporting, la gestion des données et les activités de communication. En étroite collaboration avec le/la Chargé(e) des Programmes, Chef de Mission Adjoint(e) , le/la Responsable du Suivi et Évaluation, le/la Responsable de la Communication et les Chef(fe)s de Projets, l’Assistant(e) de Projet assure un flux d’information efficace, le contrôle qualité des documents, la saisie précise et ponctuelle des données ainsi que le soutien logistique pour les réunions, événements et activités liés aux donateurs.

Grâce à ces fonctions, le poste renforce les liens interservices, améliore la cohérence des projets et contribue à la mise en œuvre efficace des initiatives de l’OIM en matière de migration, de protection et de soutien aux jeunes.

L’ Assistant ( e) de Projet basé(e) à l’OIM Rabat travaillera sous la supervision globale du/de la Chef(fe) de Mission et sous la supervision directe du Chargé des Programmes, Chef de Mission Adjoint . Le travail de l’Assistant(e) de Projet consistera à :

Fournir un soutien administratif et opérationnel aux unités programmatiques de la mission OIM Maroc dans ses trois piliers : Migration, Développement et Gouvernance ; Protection et Résilience ; et Soutien aux jeunes marginalisés , en apportant un soutien administratif direct au/la Chargé(e) de Programmes, au/la Responsable du Suivi et Évaluation et au/la Responsable de la Communication, et un soutien indirect aux Chef(fe)s de Projets, notamment dans les domaines du développement de projets, du suivi de projets, du reporting, de la mobilisation de ressources et de la communication.

1. Favoriser les activités de coordination internes et externes visant à renforcer la coordination et la cohérence entre les unités programmatiques, en particulier entre les départements Protection et MDG, y compris les activités liées au recrutement éthique, à l’intégration des migrants et aux voies migratoires régulières.
2. Aider à vérifier les contrôles qualité de base des documents liés aux projets, y compris les propositions de projets, les rapports internes et pour les donateurs, les outils de suivi et les supports de communication et signaler toute incohérence au superviseur. 
3. Appuyer la collecte, la compilation et la préparation des documents pour la coordination interne ainsi que pour la soumission aux donateurs, partenaires et autres parties exprimer, sous forme électronique ou papier, selon les besoins.
4. Vérifier, mettre à jour et soutenir la saisie des données sur la plateforme PRIMA-for-All , contribuant au développement des projets, au suivi et à l’évaluation, ainsi qu’aux processus de reporting.
5. Appuyer sur la préparation de notes d’information, de correspondances officielles et de communications, y compris les lettres et courriels adressés aux donateurs, aux unités thématiques, à la mission et aux autorités gouvernementales.
6. Assister à la gestion du calendrier et fournir un soutien logistique et organisationnel pour les événements et activités, y compris les journées internationales (par ex. Journée internationale des migrants), les visites de donateurs, les formations, les conférences et les ateliers.
7. Rédiger les comptes rendus, synthèses et notes de suivi des réunions, visites, conférences et autres activités programmatiques, et soutenir les tâches administratives associées.
8. Exécuter toute autre tâche pouvant être confiée par le/la superviseur(e) pour appuyer la mise en œuvre des programmes et les priorités de la mission.

Qualifications et expérience requises

Éducation

• Licence (ou équivalent) en sciences politiques ou sociales, relations internationales, études du développement, études migratoires, droits de l’homme, droit ou dans un domaine connexe, délivrée par un établissement académique accrédité, avec cinq années d’expérience professionnelle pertinente.

• Diplôme de fin d’études secondaires avec sept années d’expérience pertinente.

Les universités accréditées sont celles qui figurent dans la  base de données mondiale de l’UNESCO sur l’enseignement supérieur.

Expérience

• Expérience qualifiée sur le développement et la migration, avec un intérêt particulier pour la migration de travail, les politiques d’intégration, les stratégies, l’élaboration et la mise en œuvre de programmes.

• Connaissances informatiques : Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) et des applications liées à l’internet.

Compétences

Compétences organisationnelles : 

• Justifie d’une expérience dans l’assistance de la gestion de projet, et particulièrement en matière de développement ;

• Identifier les activités et tâches prioritaires pour soi et les autres ; 

• Justifier de la capacité à produire des outils de connaissances ;

• Organiser les documents de travail pour permettre une passation planifiée et non planifiée ; 

• Identifier les risques et le fait des plans d’urgence. 

Responsabilité : 

• Accepte et donne des critiques constructives ; 

• Suit toutes les procédures, les processus et les politiques pertinentes de l’OIM ;

• Respecter les délais et la qualité des exigences des résultats ; 

• Surveiller son propre travail afin de corriger les erreurs ; 

• Prend la responsabilité par rapport aux engagements et aux lacunes. 

Apprentissage continu : 

• Contribuer à l’apprentissage de ses collègues ; 

• Démontrer un intérêt pour l’amélioration des compétences pertinentes ;

• Démontrer un intérêt à développer les compétences nécessaires à d’autres domaines fonctionnels ; 

• Se tient au courant de l’évolution de son propre domaine professionnel. 

Communication :

• Partage actif des informations pertinentes ; 

• Communiquer clairement, et est à l’écoute de commentaires sur l’évolution des priorités et procédures ; 

• Écrire clairement et efficacement ; 

• Écoutez attentivement et communiquez clairement, en s’adaptant à l’auditoire. 

Créativité et Initiative : 

• Développe activement de nouvelles façons de résoudre les problèmes. 

Performance de gestion : 

• Fournit un feedback constructif aux collègues ; 

• Fourni des évaluations justes, précises, opportunes et constructives au personnel. 

Professionnalisme : 

• Identifier les problèmes, les opportunités et les risques ; 

• Intégrer les besoins liés au genre, les perspectives et les préoccupations, et favoriser la participation égale des sexes ; 

• Persistant, calme et poli face aux défis et au stress ; 

• Traite tous les collègues avec respect et dignité : 

• Fonctionner efficacement avec des personnes de cultures différentes en s’adaptant au contexte culturel ; 

Travail d’équipe : 

• Contribuer activement à un environnement d’équipe efficace, collégiale et agréable 

• Contribuer à, et répondre aux objectifs de l’équipe ; 

• Prend la responsabilité conjointe pour le travail de l’équipe. 

Langues

Tous les membres du personnel de l’OIM, toutes catégories confondues, doivent maîtriser l’une des langues officielles de l’OIM (anglais, français, espagnol).

Pour ce poste, la maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit) est requise.

Les compétences linguistiques requises seront spécifiquement évaluées au cours du processus de sélection, qui peut comprendre des évaluations écrites et/ou orales.

Compétences requises

Le référentiel de compétences de l’OIM est disponible à ce  lien . Les compétences seront évaluées lors du processus de sélection.

Valeurs  – Tous les membres du personnel de l’OIM doivent respecter et démontrer ces cinq valeurs :

• Inclusion et respect de la diversité : Respecte et promeut les différences individuelles et culturelles. Encourage la diversité et l’inclusion.
• Intégrité et transparence : Maintient des normes éthiques élevées et agit d’une manière conforme aux principes/règles et aux normes de conduite de l’organisation.
• Professionnalisme : Fait preuve d’une capacité à travailler avec calme, compétence et engagement, et exerce un jugement sûr face aux défis quotidiens.
• Courage : Fait preuve de volonté à prendre position sur des questions importantes.
• Empathie : Fait preuve de compassion envers les autres, fait en sorte que les gens se sentent en sécurité, respectés et traités équitablement.

Compétences fondamentales  – indicateurs comportementaux Niveau 1

• Travail d’équipe : Développe et favorise une collaboration efficace au sein des unités et entre elles afin d’atteindre des objectifs communs et d’optimiser les résultats.
• Obtention de résultats : Produit et fournit des résultats de qualité, dans le respect des délais et avec un sens aigu du service. Orienté action, il s’engage à atteindre les objectifs convenus.
• Gestion et partage des connaissances : Cherche constamment à apprendre, à partager ses connaissances et à innover.
• Responsabilité : S’approprie la réalisation des priorités de l’organisation et assume la responsabilité de ses propres actions et des tâches déléguées.
• Communication : Encourage et contribue à une communication claire et ouverte. Explique les sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.

Compétences managériales  – indicateurs comportementaux de niveau 2, si avec des subordonnés directs

• Leadership : Définit une orientation claire, montre l’exemple et démontre sa capacité à concrétiser la vision de l’organisation. Aide les autres à prendre conscience et à développer leur potentiel de leadership et professionnel.
• Donner aux autres les moyens d’agir : Créer un environnement favorable où le personnel peut contribuer au mieux et développer son potentiel.
• Instaurer la confiance : Favorise les valeurs partagées et crée un climat de confiance et d’honnêteté.
• Pensée stratégique et vision : Travaille de manière stratégique pour atteindre les objectifs de l’organisation et communique une orientation stratégique claire.
• Humilité : Fait preuve d’humilité et reconnaît volontiers ses propres faiblesses.