L’Institut international de recherche sur l’élevage (ILRI), pour le compte de WorldFish, recherche un(e) assistant(e) de gestion de programme afin d’assurer un soutien administratif et programmatique et de garantir la mise en œuvre efficace des activités du projet. Ce poste contribuera au bon fonctionnement quotidien des bureaux de Nairobi et de Mombasa, ainsi qu’à la coordination, au suivi et à la réalisation des objectifs du programme.
L’ILRI est une organisation internationale qui œuvre pour une vie meilleure et une planète plus saine grâce à l’élevage. Sa mission met l’accent sur les interdépendances entre les êtres humains, les animaux et l’environnement, avec pour objectif d’améliorer les conditions de vie de plus de 300 millions de personnes dans les pays à revenu faible et intermédiaire grâce à une science de l’élevage qui soutient des systèmes d’élevage équitables et résilients, contribuant ainsi à la transformation des systèmes alimentaires et à la protection de l’environnement. Cette mission se concrétise autour de deux objectifs stratégiques fondamentaux : la co-conception et le déploiement de solutions d’élevage durables et fondées sur la science, et l’utilisation de la science pour éclairer et influencer les décisions politiques et d’investissement.
L’ILRI est membre du CGIAR, une alliance mondiale de recherche qui œuvre à la transformation des systèmes alimentaires, fonciers et hydriques face à la crise climatique, et est le seul centre du CGIAR dédié à la résolution de multiples défis de développement grâce à des solutions d’élevage durables.
WorldFish est une organisation internationale de recherche qui œuvre à la transformation des systèmes alimentaires aquatiques afin de réduire la faim, la malnutrition et la pauvreté. Elle collabore avec des partenaires internationaux, régionaux et nationaux pour co-développer et diffuser des innovations scientifiques, des données probantes pour l’élaboration de politiques et des connaissances permettant un impact équitable et inclusif pour des millions de personnes qui dépendent du poisson et d’autres produits aquatiques pour leurs moyens de subsistance et leur alimentation. Notre travail dans les pays contribue à la réalisation de plusieurs Objectifs de développement durable à l’horizon 2030 grâce à la science et à l’innovation, avec pour vision une population en bonne santé, une planète saine et une prospérité partagée. Basée à Penang, en Malaisie, WorldFish possède des bureaux dans 11 pays et fait partie du CGIAR, le plus grand consortium mondial de recherche et d’innovation agricoles. Pour plus d’informations, veuillez consulter le site https://www.worldfishcenter.org .
Principales responsabilités
Ce poste contribue à la coordination des projets de recherche et développement en assurant la prestation efficace et en temps voulu des services administratifs et liés aux projets, tout en renforçant l’efficacité opérationnelle grâce à un suivi continu des flux de travail, à la résolution des problèmes opérationnels quotidiens et au soutien des processus d’approvisionnement, de demandes d’achat et de gestion des risques. Plus précisément, le titulaire du poste devra :
- Maintenir à jour les accords de niveau de service
- Appuyer la mise en œuvre quotidienne des projets en surveillant les plans de travail, en assurant le suivi des livrables et des étapes clés, en coordonnant les activités entre les équipes et en tenant à jour la documentation du projet, les rapports techniques, les tableaux de bord et les soumissions aux donateurs.
- Appuyer la budgétisation des projets, le suivi financier, les exigences d’audit, l’élaboration des propositions et la coordination avec les unités administratives du siège de WorldFish et les équipes financières, tout en contribuant au suivi, à l’évaluation, à la documentation des résultats, aux leçons apprises et à l’amélioration des processus.
- Fournir un soutien à la gestion de projet pour les activités de recherche et développement en planifiant et en surveillant le calendrier, les coûts et la qualité.
- Contribuer à la documentation des évaluations des risques, y compris les plans de mise en œuvre et les suivis ;
- Assurer la communication interne auprès des utilisateurs des campus de Nairobi et de Mombasa concernant les processus administratifs, les politiques, les initiatives, les activités et les performances, en élaborant et/ou en diffusant divers supports de communication.
- Faciliter l’acquisition de biens, y compris les fournitures et services de bureau
- Coordonner et gérer la logistique des réunions et ateliers, préparer la documentation nécessaire et participer le cas échéant.
- Préparer et vérifier la correspondance générale, les chèques et autres documents, et veiller à leur envoi.
- Créer des demandes de personnel et de prestataires de services dans les systèmes ILRI OCS et WorldFish OCS
- Développer et superviser les systèmes de classement et les bases de données selon les besoins
- Organiser et assurer le suivi des rendez-vous, accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et autres demandes de renseignements.
- Assurer l’accueil et l’intégration des nouveaux employés rejoignant les bureaux de Nairobi et de Mombasa, et veiller à ce que le bureau de liaison de l’ILRI fournisse toute la documentation nécessaire pour faciliter le travail du personnel international. Collaborer avec les services RH et TIC de l’ILRI afin de fournir les services nécessaires au bon fonctionnement du personnel dans les fonctions qui lui ont été confiées.
- Participer aux efforts d’amélioration des systèmes en observant, documentant et examinant les flux de travail actuels, les résultats d’audit, en recueillant et en analysant les commentaires des parties prenantes, en proposant des systèmes révisés et en élaborant et en surveillant les plans de mise en œuvre
- Résoudre les problèmes quotidiens jusqu’à leur achèvement et signaler tout problème non résolu de manière appropriée.
- Effectuer toute autre tâche connexe qui pourrait être requise
Exigences
- Baccalauréat dans un domaine pertinent, tel que la gestion d’entreprise ou la gestion de programmes, avec un minimum de deux ans d’expérience pertinente ; ou diplôme dans un domaine pertinent avec cinq ans d’expérience pertinente.
- Expérience professionnelle en milieu de bureau, de préférence avec une certaine expérience au sein d’une organisation internationale, à but non lucratif ou multinationale.
- Expérience en gestion de projets ou de programmes, de préférence dans le domaine de la recherche ou au sein d’environnements financés par des donateurs.
- Expérience avérée en comptabilité
- Expérience en matière de soutien administratif et opérationnel au sein d’une organisation multiculturelle à rythme rapide, incluant la coordination de la logistique, l’intégration et les services de bureau.
- Bonne connaissance pratique des outils informatiques bureautiques standards, notamment des applications Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint) et familiarité avec les systèmes administratifs ou d’approvisionnement.
- Bonnes compétences en communication orale et écrite en anglais, avec la capacité de préparer des communications et une correspondance internes claires.
- Organisé(e), capable de gérer plusieurs tâches, de les prioriser efficacement et d’aller jusqu’à leur terme.
- Expérience en matière de tenue de dossiers, de systèmes de classement et de bases de données avec précision et souci du détail.
- Capable de travailler de manière autonome, de gérer les opérations quotidiennes et de signaler les problèmes lorsque cela est nécessaire.
- Aisance à travailler au sein d’équipes diversifiées et à établir des relations de travail positives avec les parties prenantes internes et externes.
- Bonnes aptitudes relationnelles et approche axée sur le service dans les relations avec le personnel, les visiteurs et les prestataires de services.
- Exposition aux efforts d’amélioration des processus, y compris l’examen des flux de travail et le soutien à la mise en œuvre de pratiques améliorées.
- Connaissance des systèmes administratifs et des approches d’amélioration des processus pour favoriser des flux de travail efficaces.
- Compétences de base en coordination de projet, notamment le suivi des tâches, des échéanciers et de la documentation.
- La connaissance des processus d’approvisionnement et la capacité de s’adapter aux systèmes et outils organisationnels constitueraient un atout supplémentaire.
Conditions de nomination
Ce poste correspond au niveau HG 12 et est réservé aux ressortissants kenyans.
Il s’agit d’un contrat de 2 ans. L’ILRI offre une rémunération et des avantages sociaux compétitifs, incluant une assurance retraite, une assurance maladie et d’autres assurances.
Comment postuler : Les candidats doivent envoyer une lettre de motivation et un CV expliquant leur intérêt pour le poste, leurs atouts et les coordonnées (y compris téléphone et courriel) de trois personnes de référence connaissant leurs qualifications professionnelles et leur expérience. L’adresse est à adresser au Responsable des Ressources Humaines et de la Culture via notre portail de recrutement, en cliquant sur « Postuler maintenant », au plus tard le 3 juin 2026. L’ intitulé du poste et la référence REF : WF/05/2026 doivent figurer clairement dans l’objet de la lettre de motivation.
Nous remercions tous les candidats de l’intérêt qu’ils portent à un poste à l’ILRI. Compte tenu du nombre élevé de candidatures, seuls les candidats présélectionnés seront contactés .
L’ILRI ne perçoit aucun frais à quelque étape que ce soit du processus de recrutement (candidature, entretien, traitement du dossier ou formation). L’ILRI ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats.
Pour en savoir plus sur l’ILRI, consultez notre site web à l’ adresse http://www.ilri.org/
L’ILRI est un employeur qui respecte l’égalité des chances.
