L’Ambassade des Etats Unis recherche des travailleurs à ces postes, voici comment candidater

Devoirs

Comme délégué par le superviseur de la salle du courrier, le superviseur adjoint de la salle du courrier gère les opérations de valise non classifiées et de courrier diplomatique à la salle du courrier. Sert de liaison de secours ou de deuxième liaison locale avec les autorités aéroportuaires et les sous-traitants chargés du traitement du courrier sur les questions courantes. Trie et distribue le courrier, traite les valises diplomatiques entrantes et prépare les valises diplomatiques à expédier. Responsable du transport, de la sauvegarde, de la réception et de la livraison de tout le courrier du DPO entrant et sortant et des valises diplomatiques non classifiées.

Chef d’équipe

Sous la direction générale du superviseur de la salle du courrier, il sert de chef d’équipe opérationnelle quotidienne de la salle du courrier et de remplaçant en l’absence du superviseur de la salle du courrier. Veille à ce que la salle du courrier fonctionne de manière efficace, sûre et harmonieuse, et à ce que le personnel communique efficacement. Forme le personnel à toutes les procédures et réglementations de la salle du courrier. Supervise la préparation des pochettes sortantes non classifiées et du courrier DPO. Dirige l’ouverture des pochettes entrantes et la fermeture des pochettes sortantes et du courrier DPO, en vérifiant le contenu et les articles enregistrés/responsables.

Service Client 

En liaison avec les clients et en guidant les commis des salles de courrier, traite de manière appropriée avec les clients internes de l’ambassade et les organisations homologues externes sur les questions de routine. Fournit un service client de haute qualité et gère les problèmes de routine soulevés par les commis au courrier. Transmet les cas complexes et sensibles au superviseur de la salle du courrier. Sous la direction du superviseur de la salle du courrier, le superviseur adjoint contacte les responsables du DPM pour obtenir des conseils lorsque les écarts ne peuvent être résolus par la poste et explique les procédures et règlements de traitement du courrier aux responsables et aux employés de la mission. Facilite les opérations de tri et de livraison de tout le courrier officiel et personnel non classifié, des journaux, des magazines et des colis entrants. S’assure que les signatures sont obtenues pour tous les articles enregistrés/responsables. Examine tout le courrier sortant, vérifie les adresses appropriées et s’assure que les frais de port appropriés ont été apposés sur tous les articles de courrier. Confirme que le courrier endommagé est correctement manipulé et marqué. Assure tous les retours/le courrier refusé est correctement traité et approuvé pour être renvoyé à l’expéditeur. S’assure que le courrier est acheminé pour tout le personnel disparu conformément à la politique du DPM.

Activités de salle de courrier hors site 

Veille à ce que le courrier et le matériel de pochette du DPO arrivent sans délai à la salle du courrier, quelle que soit la saison. Sous la direction du superviseur, prépare un horaire de service mensuel permettant aux employés de gérer les échanges de courrier de la ville, les livraisons locales, le service de courrier dans 3 sites hors site, la récupération et l’expédition des pochettes non classifiées et du courrier DPO [à l’aéroport] OU [par l’intermédiaire du fret transitaire], et une assistance aux échanges de pochettes classifiées lorsque cela est possible. Maintient le système détaillant toutes les expéditions d’exportation pour la pochette non classée. Aide le superviseur à réserver de l’espace de fret aérien pour les expéditions de valises sortantes et informe le DPM des dates d’expédition. Coordonne les exigences de transport avec le pool automobile si nécessaire et garantit que les véhicules de la salle du courrier sont correctement entretenus. Surveille la performance des transitaires, des intermédiaires aéroportuaires et autres entrepreneurs pour assurer la livraison dans les délais des expéditions à la Mission, signale toute lacune dans ce domaine au superviseur de la salle du courrier et propose des solutions le cas échéant. Joue un rôle dans la répartition des gratifications en période de vacances.

Opérations de salle de courrier/administratif 

Fournit des conseils à tous les bureaux autorisés à utiliser les services DPO et pochette et conserve les documents requis. S’assure que toutes les normes de sécurité sont respectées pour le stockage et la manipulation appropriés du courrier responsable du DPO, du matériel enregistré, certifié et de la pochette par le DPM. Écran le courrier pour plus de sécurité, suit les factures et s’assure que tout l’équipement utilisé dans le traitement du courrier et d’autres tâches est en excellent état de fonctionnement.
Veille à ce que le courrier postal local entrant et le courrier DPO introduits dans le centre de contrôle du courrier (MSF) soient contrôlés conformément aux procédures établies par le RSO. Évalue toute menace potentielle et interagit avec la section RSO de l’ambassade et les commis au courrier concernant les articles suspects et/ou dangereux. Après le contrôle initial, utilise des procédures d’isolement sécurisées pour ouvrir tout le courrier non adressé à un bureau ou à un particulier. Offre des instructions sur les procédures et le fonctionnement des équipements de sécurité aux autres membres du personnel de l’ambassade responsables de l’ouverture séparée du courrier du bureau. Identifie et corrige toute lacune dans l’équipement exploité dans le MSF. Signale les violations de l’utilisation de la pochette et du courrier DPO au superviseur, comme indiqué dans le règlement.

Qualifications et évaluations

Exigences :

Tous les candidats sélectionnés doivent pouvoir obtenir et détenir un :

Autorisation de sécurité d’arrière-plan de la confiance publique.  Tous les candidats sélectionnés feront l’objet d’une enquête sur leurs antécédents et pourront faire l’objet d’un examen médical préalable à l’embauche.  Le candidat sélectionné doit pouvoir commencer à travailler dans un délai raisonnable 4 semaines après réception de la certification de l’agence ou sa candidature peut prendre fin.

Évaluations :

Vous serez évalué par rapport aux qualifications et aux exigences de cet avis de vacance. Il peut vous être demandé de passer un test de langue ou de compétences préalable à l’emploi.
Vous devez remplir le formulaire de demande et fournir les documents requis.  Votre candidature doit répondre à toutes les qualifications et exigences du poste, y compris l’éducation, l’expérience, la langue et toutes les connaissances/compétences/capacités répertoriées.  Si vous ne présentez pas une candidature complète, votre candidature peut être disqualifiée pour ce poste.

Expérience :

Minimum de deux ans d’une expérience de service à la clientèle externe ou interne où les tâches comprenaient la résolution de problèmes et le traitement du courrier, ou toute autre expérience connexe.

Langue: 

Anglais: Bonne connaissance de travail: Lecture/Écriture/Parler est requis.

Français: Bonne connaissance de travail: Lecture/Écriture/Parler est requis.

Compétences et capacités :

Excellentes compétences interpersonnelles et de service à la clientèle, y compris la capacité de traiter calmement les plaintes des clients jusqu’au niveau exécutif. De solides compétences informatiques, notamment des compétences en dactylographie et une saisie précise des données dans les applications Web, avec une connaissance de la suite Microsoft Office (Excel, Word et Outlook). Doit être prêt à travailler selon des horaires flexibles, si nécessaire. Doit être capable de soulever 70 livres et de se déplacer en toute sécurité jusqu’à 250 livres avec l’aide de collègues ou l’utilisation d’appareils mécaniques. Doit avoir une licence valide et actuelle pour (AB)

Documents requis :

Veuillez télécharger tous les documents applicables à votre candidature. Si vous ne présentez pas une candidature complète, votre candidature peut être disqualifiée pour ce poste.

Tous les candidats :

• • Permis de résidence (le cas échéant)

• • Permis de travail (le cas échéant)

• • Diplôme d’études secondaires

• • Permis de conduire (le cas échéant)

• • Preuve de citoyenneté

• • Passeport

De plus, les candidats membres de la famille éligibles (EFM) doivent soumettre :

• • Copie des commandes de voyage/notification d’affectation du sponsor (ou équivalent)

• • Copie passeport

• • DD-214 – Copie de membre 4, Lettre de Veterans’ Affairs, ou autres pièces justificatives (le cas échéant)

• • SF-50 (le cas échéant)

Prochaines étapes :

Le Bureau des RH communiquera avec les candidats retenus.

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