Département : PMO / Gestion du changement

Lieu : Agence Togo Digital, Lomé, Togo

Responsable hiérarchique : Responsable du bureau de gestion de projet / Responsable de la gestion du changement

Collaborations fonctionnelles : chefs de projet, responsables fonctionnels, équipe de l’usine numérique, direction technique, direction des ressources humaines, direction de la communication, prestataires de formation externes, ministères bénéficiaires, institutions publiques et administrations

Postes disponibles : 1

Mission principale

Dans le cadre du programme de numérisation accélérée de l’administration togolaise, le responsable de la gestion du changement et de la formation sera chargé de définir et de mettre en œuvre la stratégie de gestion du changement organisationnel (GCO) et de formation des utilisateurs finaux pour toutes les solutions numériques déployées par l’Agence Togo Digital.

Il/Elle veillera à ce que chaque produit ou plateforme numérique déployé par ATD soit soutenu par un plan d’action solide visant à fédérer les parties prenantes, à atténuer les réticences et à établir un cadre structuré de transfert de connaissances adapté aux profils des utilisateurs. Ce cadre devra être en parfaite adéquation avec les objectifs stratégiques de l’État en matière d’adoption, d’appropriation et de pérennité du numérique. Les publics cibles comprennent les fonctionnaires, les cadres ministériels, les techniciens, le personnel d’accueil, les administrateurs fonctionnels, les référents commerciaux et autres utilisateurs clés au sein des institutions bénéficiaires.

Le/la responsable de la gestion du changement et de la formation pilotera l’ingénierie pédagogique, la planification des formations, la production de contenu, la coordination des sessions, l’évaluation des compétences et la cartographie de l’impact de l’adoption. Il/elle concevra et mettra en place un cadre d’apprentissage continu et de développement des compétences afin de garantir une maîtrise durable des plateformes déployées.

Dans l’exercice de leurs fonctions, les responsables de la gestion du changement et de la formation sont tenus de produire, de mettre à jour ou de valider les principaux livrables suivants, en fonction de la typologie spécifique des projets et solutions relevant de leur compétence :

• Manuel de formation des utilisateurs finaux et de stratégie d’adoption : décrivant la vision organisationnelle, les lignes directrices fondamentales, les objectifs d’adoption et les feuilles de route opérationnelles ;
• Plan directeur de formation consolidé : cartographie des pipelines spécifiques au projet, des profils d’utilisateurs, de l’analyse des besoins de formation (ABF), des objectifs d’apprentissage, des modèles de déploiement, des calendriers et des affectations budgétaires ;
• Référentiel de conception pédagogique et de contenu : normalisation des modèles maîtres, manuels d’utilisation complets, fiches de référence rapide pratiques, modules d’apprentissage en ligne et trousses de formation de formateurs (ToT) ;
• Ressources de formation ciblées pour les utilisateurs finaux, les administrateurs fonctionnels et les référents institutionnels ;
• Spécifications techniques (Termes de référence) pour les services de conception pédagogique ou de formation externalisés, lorsqu’ils sont sous-traités ;
• Rapports de mise en œuvre et d’évaluation des campagnes : documentation des taux de participation, de la satisfaction des apprenants, des scores d’évaluation des compétences, des obstacles opérationnels, des recommandations et des mesures correctives ;
• Tableaux de bord de gouvernance du changement et de la formation : suivi des marges de couverture du public cible, des taux de participation, du suivi de l’achèvement des cours, de la satisfaction des apprenants, de l’acquisition de compétences post-formation et de la vitesse d’adoption de la plateforme ;
• Plans d’action pour le perfectionnement continu des compétences des utilisateurs.

Responsabilités

1. Définition et gouvernance de la stratégie de formation

• Formuler, formaliser et optimiser l’architecture globale de formation et d’adoption pour toutes les solutions numériques déployées par ATD.
• Harmoniser les calendriers de formation avec les feuilles de route des projets, les déploiements d’infrastructure et les étapes clés de la mise en production.
• Institutionnaliser les normes de qualité, les modèles et les méthodologies pédagogiques de l’entreprise pour la création et la mise en œuvre du matériel de formation.
• Sélectionnez les parcours d’apprentissage optimaux (sur site, à distance, hybrides ou asynchrones) en fonction des contraintes des utilisateurs cibles, de la logique régionale, des réalités opérationnelles et de la criticité systémique.
• Développer une méthodologie unifiée de transfert de connaissances pour l’ensemble des projets de l’Agence.
• Promouvoir une culture organisationnelle axée sur la culture numérique, l’appropriation des plateformes et leur utilisation durable au sein des administrations publiques.

2. Analyse des besoins de formation (ABF) et ingénierie pédagogique

• Identifier, analyser et cartographier les besoins de formation détaillés pour différentes versions de logiciels et flux de travail d’administration.
• Élaborer des schémas pour les profils d’utilisateurs, les prérequis de base, les objectifs pédagogiques cibles, les niveaux de compétences attendus et les indicateurs d’évaluation.
• Concevoir et superviser des parcours d’apprentissage centrés sur l’utilisateur et adaptés à différents niveaux de compétences techniques.
• Combler le fossé entre les spécifications techniques des logiciels, les processus métier du secteur public et la mise en page des contenus pédagogiques.
• Superviser la production de ressources pédagogiques multimédias : présentations PowerPoint, guides administratifs étape par étape, manuels d’exploitation, aide-mémoire, captures d’écran, tutoriels vidéo et modules d’apprentissage en ligne interactifs.
• Garantir que tous les supports pédagogiques restent hautement lisibles, précis, à jour, validés et structurellement synchronisés avec le contexte de l’administration publique.

3. Architecture du plan de formation et coordination opérationnelle

• Élaborer des programmes de formation sur mesure pour chaque projet, en coordination avec les chefs de projet, les responsables fonctionnels et les points focaux au sein des administrations bénéficiaires.
• Établir des programmes de formation en tenant compte des agendas institutionnels, de la logistique, de la répartition géographique et de la continuité des services opérationnels.
• Coordonner la mise en œuvre des initiatives de formation via des canaux en présentiel, virtuels ou hybrides.
• Mobiliser les participants, les formateurs internes, les champions du changement institutionnel et la logistique de base.
• Suivre l’exécution du programme et concevoir des tactiques d’atténuation des risques liés à la disponibilité des utilisateurs, aux configurations matérielles défectueuses ou aux environnements de test instables.
• Conserver des dossiers administratifs complets et sécurisés de toutes les sessions terminées : registres de présence, indicateurs de retour d’information, comptes rendus d’atelier et résumés de déploiement.

4. Gestion des fournisseurs de leadership et de formation d’équipe

• Créer, développer et diriger la cellule interne d’ATD composée de formateurs d’entreprise, de coordinateurs de formation et de concepteurs pédagogiques.
• Répartir, optimiser et superviser les tâches des équipes en fonction des priorités du projet et des urgences de mise en production.
• Participer à la sélection, à l’intégration et à la gestion des organismes de formation tiers ou des prestataires spécialisés.
• Auditer la qualité d’exécution des livrables externalisés, en vérifiant l’exactitude des documents externes et les pratiques de formation en matière de prestation.
• Réaliser des évaluations objectives des performances des acteurs de formation internes et externes et concevoir des actions d’amélioration de la qualité.

5. Suivi, évaluation et mesure d’impact par télémétrie

• Concevoir et mettre en œuvre des indicateurs clés de performance (KPI) structurels pour mesurer l’efficacité de la formation.
• Effectuez des analyses de suivi de la pénétration du public, de l’engagement actif, du sentiment des utilisateurs et de l’acquisition de compétences techniques.
• Superviser les évaluations de formation immédiates (réactives) et différées (basées sur la rétention).
• Interpréter les commentaires agrégés des apprenants, des formateurs, des chefs de projet et des responsables d’entreprises.
• Surveiller les indicateurs d’adoption logicielle à long terme et les données d’utilisation active du système en collaboration avec les équipes de projet et d’analyse.
• Alimenter les tableaux de bord d’adoption consolidés et communiquer les données au bureau de gestion de projet, à la direction technique et aux instances dirigeantes.
• Définir des axes d’action programmatiques concrets pour optimiser le retour sur investissement pédagogique, l’appropriation par les utilisateurs et l’optimisation des flux de travail.

6. Apprentissage numérique, gestion des plateformes d’apprentissage et capitalisation des actifs

• Accélérer le déploiement de parcours pédagogiques hybrides et axés sur le numérique (modules d’apprentissage en ligne asynchrones, salles de classe virtuelles, ressources de micro-apprentissage et outils d’autoformation).
• Évaluer, déployer et administrer les systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS) et les portails éducatifs d’entreprise.
• Structurer, catégoriser, indexer et gérer un référentiel réutilisable d’objets de contenu pédagogique.
• Élaborer des kits de formation standardisés pour les entreprises et des blocs de contenu de base pour les modules numériques récurrents ou partagés.
• Documenter les enseignements tirés des déploiements de formations institutionnelles afin d’améliorer en continu les guides de documentation utilisateur.

7. Alignement institutionnel, budgétisation et atténuation des risques

• Assurer la liaison principale en matière de formation entre l’ATD et les ministères partenaires, les organismes gouvernementaux et les organisations bénéficiaires.
• Représenter les dimensions liées aux capacités humaines, à l’adoption et à la formation au sein des comités de pilotage de projet.
• Coordonner les plans de formation avec les initiatives de communication institutionnelle plus larges, les campagnes de sensibilisation des utilisateurs et les structures de soutien de première ligne.
• Élaborer des estimations budgétaires détaillées pour les parcours de formation des projets d’entreprise et des programmes nationaux.
• Suivre l’exécution financière des initiatives d’apprentissage en collaboration avec le bureau de gestion de projet, l’administration financière et les prestataires de services.
• Appliquer des protocoles absolus de confidentialité des données, de sécurité de l’information et de conformité opérationnelle dans tous les canaux de diffusion de l’enseignement.

8. Gestion du changement et accélération de l’adoption

• Contribuer à la rédaction et à la mise en œuvre du plan directeur global de gestion du changement organisationnel (GCO) lié aux mandats nationaux de transformation numérique.
• Contribuer à l’élaboration de matrices d’impact organisationnel, opérationnel et culturel résultant de l’introduction de nouveaux systèmes logiciels.
• Identifiez les points de friction, les inquiétudes techniques ou les résistances comportementales et concevez des programmes ciblés d’atténuation des changements.
• Concevoir et piloter des activités stratégiques de gestion du changement organisationnel : ateliers de sensibilisation, communication sur le changement destinée aux utilisateurs, mobilisation des champions du changement locaux, coaching de groupe et soutien post-lancement intensif.
• Des cadres de conception qui encouragent les employés du secteur public à s’approprier durablement les plateformes déployées par l’État.
• Accompagner les ministères dans l’évolution du lieu de travail et les adaptations structurelles induites par les procédures modernes sans papier.
• Collaborer avec les équipes de communication et de projet pour harmoniser les messages dans les relations publiques officielles et les environnements de formation des utilisateurs.
• Former, coordonner et gérer un réseau local d’« ambassadeurs du changement » au sein des structures bénéficiaires afin de diffuser naturellement les meilleures pratiques.
• Mener des initiatives d’évaluation de l’adoption du système après son déploiement, en mettant en évidence les blocages au changement, les risques résiduels d’adoption et les méthodes d’atténuation stratégiques.

Compétences requises

• Ingénierie de la gestion du changement : Solide maîtrise des méthodologies OCM (par exemple, ADKAR, Kotter, Prosci ou équivalent) appliquées spécifiquement à la transformation informatique d’entreprise à grande échelle ou à la transformation du secteur public.
• Principes de conception pédagogique : Compréhension approfondie des théories de l’apprentissage chez l’adulte (andragogie, modèle ADDIE, niveaux d’évaluation de Kirkpatrick, conception de programmes et modélisation des capacités).
• Maîtrise des modalités de diffusion : Expertise dans l’orchestration de divers formats de diffusion (ateliers sur site, webinaires synchrones, modules d’apprentissage en ligne à rythme libre et programmes de formation de formateurs).
• Rédaction technique et mise en page : Excellentes aptitudes à générer des manuels d’utilisation de qualité professionnelle, des aides à la tâche faciles à comprendre, des infographies structurées et des guides techniques clairs.
• Administration LMS : Solide maîtrise des écosystèmes et portails d’apprentissage (par exemple, Moodle ou outils équivalents).
• Outils de création et d’édition : La connaissance des suites logicielles de conception de contenu numérique (par exemple, Articulate Storyline/360, iSpring, Didask, Canva, Genially) est un atout considérable.
• Coordination de projets et de matrices : Compétence en matière d’utilisation de cadres de gestion de projets standard et de logiciels de planification (par exemple, Odoo Project, Jira, Trello, MS Project).
• Communication et animation : Excellentes compétences en présentation orale et écrite à fort impact ; grande capacité à synthétiser des fonctionnalités complexes de systèmes en scénarios d’apprentissage accessibles et axés sur la valeur.
• Renforcement des communautés : Capacité à animer des groupes de discussion, à gérer la résistance avec diplomatie et à gérer les inquiétudes des parties prenantes avec tact et sens politique.
• Langues : Excellente maîtrise du français écrit et oral ; excellente maîtrise de l’anglais professionnel et technique.

Qualifications

• Formation : Master (BAC+5) en sciences de l’éducation, conception pédagogique, ressources humaines, psychologie organisationnelle, sciences sociales, communication d’entreprise, gestion des systèmes informatiques ou dans un domaine connexe.
• Profil hybride : Une double compétence alliant une maîtrise approfondie des cadres pédagogiques/de gestion du changement organisationnel à une compréhension claire et pratique des architectures numériques d’entreprise constitue un atout concurrentiel significatif.

POSTULER ICI

Recrutement à Agence Togo digital