RÉSUMÉ DES RESPONSABILITÉS :
La mission cherche à combler un poste d’ Adjointe(e) de programme pour le programme d’Aide internationale, ainsi que d’autres positions de soutien administratif qui pourraient survenir à la suite de ce processus de sélection. Les titulaires de ces positions offrent des services administratifs complets, afin d’assurer une prestation efficace des programmes et des services.
Les responsabilités principales incluent, sans s’y limiter :
- Gestion des communications : Gérer les communications internes et externes afin d’assurer un flux d’informations harmonieux ;
- Coordination des horaires : Organiser et gérer les calendriers, rendez-vous et arrangements de voyage ;
- Organisation des réunions et des événements : Planifier et organiser des réunions, des événements et d’autres activités de la section ;
- Gestion de l’information : Conserver des archives et de la documentation exacte et à jour ;
- Soutien des initiatives spécifiques aux programmes : Aider à l’implémentation et au suivi de programmes et de projets spécifiques ;
- Soutien administratif : Création et gestion de documents, de feuilles de calcul et de présentations à l’aide de Word, Excel et PowerPoint.
Autres responsabilités principales :
- Tenir et préparer les rapports consolidés mensuels et annuels de l’exécution des budgets de l’aide canadienne ;
- Accueillir et diriger les visiteurs auprès de la personne appropriée au sein de la section ;
- Assurer la liaison entre l’Ambassade et le Bureau du Projet des services d’appui sur le terrain (PSAT) afin de faciliter une meilleure coordination de la coopération ;
- Remplir d’autres fonctions connexes.
ZONE DE SÉLECTION :
Ce processus de sélection est ouvert à tou.tes les candidat.es résidant et légalement autorisé.es à travailler en République démocratique du Congo, y compris les employé.es de l’ambassade, les conjoint.es des employé.es canadien.nes et leurs enfants à charge âgés d’au moins 16 ans, qui répondent à toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures sont reçues avant la date de clôture.
Ce poste est un poste de personnel recruté sur place (ERP), soumis aux conditions d’emploi applicables aux ERP en République démocratique du Congo. Veuillez noter que l’ambassade du Canada en République Démocratique du Congo ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.
Le gouvernement du Canada est un employeur d’égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur la base de leurs compétences, sans distinction d’origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d’âge, d’orientation sexuelle, de handicap ou d’autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d’équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d’évaluation et de sélection des candidats peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques; les présentations ou d’autres types d’évaluations.
Études
Ce poste requiert :
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- Un bachelier (baccalauréat + 3 années d’études) d’une université reconnue internationalement ou par le Ministère congolais de l’enseignement supérieur et universitaire (ESU), dans une discipline liée aux exigences de l’emploi (par ex. administration des affaires, communication, secrétariat, économie, relations internationales, développement international) ; ou une combinaison d’études et d’expérience de travail.
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* Les candidat.es devront fournir une preuve de leurs études.
Langues
Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste.
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- Un niveau intermédiaire (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en anglais.
- Un niveau avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en français.
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Expérience
L’expérience suivante est requise afin d’exercer les responsabilités liées à cet emploi :
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- Un minimum de deux (2) ans d’expérience récente* cumulée dans le soutien administratif dans un environnement de bureau, tel que la gestion des calendriers et la correspondance, la révision de documents et l’organisation de logistique voyage pour une unité de travail.
- Deux (2) ans d’expérience cumulée dans le service à la clientèle.
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* Récente désigne l’expérience acquise dans les cinq (5) dernières années.
Compétences
Toutes les compétences* seront évaluées et doivent être rencontrées avant l’emploi.
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- Jugement et discrétion.
- Initiative et Orientation vers l’action.
- Travailler avec les autres et leadership horizontal.
- Habileté à communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit – Avancé.
- Connaissance des procédures et pratiques administratives générales.
- Accent sur la qualité et les détails.
- Orientation client.
- Organisation et coordination.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office 365, y compris Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
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*Pour plus d’information sur les compétences : Dictionnaire des compétences des ERP (LIEN
