Cadre organisationnel
Le Fonds international de développement agricole (FIDA) est une institution financière internationale et une agence spécialisée des Nations Unies qui œuvre à l’éradication de la pauvreté et de la faim en milieu rural. Il y parvient en investissant dans les populations rurales. Le FIDA finance des programmes et des projets visant à accroître la productivité agricole et à augmenter les revenus ruraux, et plaide aux niveaux local, national et international en faveur de politiques contribuant à la transformation des zones rurales.
Le Département des opérations de pays (DOP) supervise l’origination, la conception et la gestion des investissements du FIDA, y compris les opérations souveraines et non souveraines, ainsi que la conception et la mise en œuvre des activités autres que les prêts dans le cadre des programmes de pays, notamment le dialogue politique et le soutien aux initiatives de coopération et de coopération (SSTC). Le DOP est le principal interlocuteur des gouvernements, du secteur privé et des autres parties prenantes pour la mise en œuvre du programme de travail du FIDA et pour le contrôle de la qualité du portefeuille.
Le DCO est dirigé par un vice-président associé et est composé de cinq (5) divisions régionales : la division Asie et Pacifique ( APR ), la division Afrique de l’Est et australe ( ESA ), la division Amérique latine et Caraïbes ( LAC ), la division Proche-Orient, Afrique du Nord et Europe ( NEN ) et la division Afrique de l’Ouest et centrale ( WCA ), la division des opérations du secteur privé (PSD) et deux (2) unités : l’unité de coopération Sud-Sud et triangulaire (SSTC) et l’unité de fragilité (FRU).
La Division régionale Asie occidentale et centre-ouest (AOC) est dirigée par un directeur de division basé au Bureau régional du FIDA à Abidjan, en Côte d’Ivoire. Elle est responsable de la conception et de la mise en œuvre des programmes de pays et régionaux du FIDA en AOC. Son périmètre d’intervention varie selon les périodes de reconstitution des ressources.
Rôle professionnel
Le titulaire du poste assure un service de conduite fiable et sécuritaire au personnel, aux fonctionnaires et aux visiteurs du FIDA, en faisant preuve d’une discrétion et d’une intégrité irréprochables, d’un sens aigu des responsabilités, d’une excellente connaissance du protocole et des questions de sécurité, ainsi que des compétences en matière de services d’enregistrement et de secrétariat. Il adopte une approche axée sur le client, fait preuve de tact et est capable de travailler avec des personnes d’origines nationales et culturelles diverses. Le titulaire du poste assure un service de conduite fiable et sécuritaire, garantissant une grande précision dans son travail. Il assure le transport du personnel des bureaux régionaux, des bureaux multipays, des bureaux de pays, des consultants et des experts, ainsi que du personnel du FIDA en mission.
Fonctions et résultats clés
1. SERVICES DE CONDUITE ET ENTRETIEN DES VÉHICULES : Le titulaire du poste
assure un service de conduite fiable et sécuritaire, notamment en :
conduisant les véhicules de service pour le transport du personnel du FIDA, des hauts fonctionnaires et des visiteurs, ainsi que pour la livraison et la collecte du courrier, des documents et autres articles ;
accueillant le personnel officiel et les visiteurs à l’aéroport, y compris en prenant en charge les formalités de visa et de douane, le cas échéant ;
optimisant les coûts grâce à une utilisation appropriée du véhicule, notamment par la tenue rigoureuse du carnet de bord quotidien et la contribution à l’élaboration des plans et rapports d’entretien ;
assurant l’entretien courant du véhicule attribué, en effectuant les petites réparations en temps opportun, en organisant les réparations majeures, en procédant aux vidanges d’huile régulières, en vérifiant les pneus et les freins, en lavant le véhicule, etc. ;
veillant à la présence dans le véhicule attribué de tous les documents et fournitures nécessaires, y compris l’assurance du véhicule, le carnet de bord, l’annuaire du bureau, une carte de la ville/du pays, une trousse de premiers secours et les pièces de rechange nécessaires.
• Veiller à ce que toutes les mesures immédiates requises par les règles et les règlements soient prises en cas d’implication dans un accident.
2. FONCTIONS ADMINISTRATIVES : Le/la titulaire du poste
assure la gestion du système d’archivage, en veillant à atteindre les résultats suivants :
• Gestion du système de classement du bureau conformément au Système de gestion des documents du FIDA.
• Ouverture de nouveaux dossiers thématiques selon les besoins et élimination des anciens dossiers conformément au calendrier de conservation établi.
• Gestion des archives : rangement et accessibilité des dossiers, conservation des documents en toute sécurité.
• Fourniture de photocopies et numérisation de documents provenant des dossiers d’archivage, à la demande du personnel.
• Assistance à la collecte de documents de référence et d’informations générales.
• Mise en place et gestion d’un système de suivi des mouvements de dossiers au sein du bureau ; gestion des fichiers de circulation et de lecture. •
Rédaction de la correspondance et des rapports relatifs aux activités d’archivage.
Assistance aux déplacements :
• Préparation des autorisations de voyage, des habilitations de sécurité et assistance administrative au personnel du Coordonnateur résident/du Bureau de coordination des opérations/de l’Information et de la communication (CCO) en déplacement au pays et à l’étranger, selon les besoins.
Assurer une gestion efficace du courrier, notamment :
la réception, l’enregistrement, le codage et la transmission des fax, lettres et autres correspondances entrantes au service/unité/responsable concerné ;
l’enregistrement et l’expédition des communications sortantes, y compris les pochettes, et leur distribution. Préparer le récapitulatif des pièces jointes et des documents nécessaires et tenir à jour le dossier des pochettes reçues afin de garantir leur traçabilité.
3. FONCTIONS DE GESTION : Le titulaire du poste est responsable de l’intégrité et de la transparence dans l’administration des ressources du FIDA. Il est responsable du respect des valeurs fondamentales et du code de conduite du FIDA, notamment l’intégrité, la transparence et l’équité dans la gestion des ressources du FIDA.
Indicateurs clés de performance
Les principaux résultats ont un impact sur l’exécution précise, sûre, rentable et opportune des services des bureaux régionaux/multinationaux/nationaux.
Relations de travail
Les titulaires de poste sont généralement responsables de la gestion du personnel affecté et de l’échange d’informations courantes avec leurs homologues au sein du FIDA et, le cas échéant, avec des interlocuteurs externes. Cet échange d’informations au sein du Fonds inclut un soutien logistique. Leurs tâches comprennent des contacts réguliers au sein de la division, du bureau ou du département, ainsi qu’avec des interlocuteurs externes, et la réponse aux demandes d’information de base.
Profil de poste requis
Compétences organisationnelles :
Niveau 1 :
• Établissement de relations et de partenariats : Établit et maintient des relations de travail efficaces.
• Communication et négociation : Communique efficacement et favorise la compréhension mutuelle.
• Leadership : Fait preuve de leadership personnel et d’ouverture au changement.
• Orientation client : Se concentre sur les clients.
• Apprentissage, partage des connaissances et innovation : Cherche constamment à apprendre, partage ses connaissances et innove.
• Gestion du temps, des ressources et de l’information : Gère efficacement son temps, ses informations et ses ressources.
• Résolution de problèmes et prise de décision : Démontre une solide capacité à résoudre les problèmes et à prendre des décisions.
• Pensée stratégique et développement organisationnel : Influence personnelle
. • Travail d’équipe : Contribue efficacement au travail d’équipe.
Formation :
Diplôme d’études secondaires
Expérience :
Au moins deux (2) ans d’expérience à responsabilités croissantes dans l’administration et le travail en tant que chauffeur ;
Capacité à travailler avec des logiciels informatiques et bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et 2 ans d’expérience de travail en tant que chauffeur ; dossier de conduite sécuritaire ; connaissance des règles et règlements de conduite et compétences en réparation mineure de véhicules.
Certifications :
Permis de conduire
Langues :
Anglais (4 – Excellent)
Compétences :
• Sécurité : Connaissance de la gestion et des mesures de sécurité.
• Expertise thématique – Administration : Expertise pertinente au poste (par exemple, pour un assistant au bureau de l’éthique, connaissance des procédures décrites dans le Code de conduite, les dispositions disciplinaires et les dispositions anti-harcèlement des règles et directives applicables).
• Conduite : Maîtrise de la conduite et du déplacement d’un véhicule terrestre, y compris les voitures, les motos, les camions et les autobus. Capacité à conduire dans des conditions difficiles dues à de mauvaises conditions routières ou à une faible visibilité. Connaissance des règles de sécurité, notamment éviter de conduire en étant distrait, en état de somnolence, en envoyant des SMS, en excès de vitesse, en participant à des courses de rue, sous l’influence de l’alcool ou de drogues, ou en adoptant tout autre comportement imprudent. Connaissance du Code de la route. Aptitude physique et mentale à la conduite. Compétences en conduite défensive.
• Gestion des risques (par exemple, réputationnels) : Identification et évaluation des responsabilités et des risques potentiels liés aux activités du FIDA, en particulier vis-à-vis des tiers. Capacité à gérer les risques par le biais de stratégies de contingence et d’atténuation.
Adaptabilité : Capacité d’adaptation et flexibilité face à des situations nouvelles ou inattendues, aux contraintes et circonstances spécifiques, et à la gestion de processus complexes.
Maîtrise des outils numériques : Niveau élevé de compétences numériques et capacité à se familiariser rapidement avec de nouveaux outils (par exemple, saisie et extraction de données EPR lors de l’établissement du budget ; surveillance des systèmes de sécurité ; mise en ligne de contenu sur les sites web inter/intranet, etc.).
Collaboration : Capacité à travailler efficacement avec les autres vers un objectif commun en communiquant clairement, en étant à l’écoute, en assumant la responsabilité des erreurs et en respectant les différents points de vue des parties prenantes.
Initiative et discernement : Sens aigu de l’initiative et discernement (y compris en matière de sécurité)
. Écoute : Écoute active et efficace ; compréhension et prise en compte des messages indirects
. Communication verbale : Communication verbale claire, concise et convaincante ; langage professionnel, équilibré et diplomatique.
Autres informations
Les candidats aux postes nationaux de la fonction publique doivent être légalement autorisés à résider et à travailler dans le pays de recrutement au moment de leur candidature. Toute offre d’emploi est subordonnée à la présentation par le candidat de la preuve qu’il a obtenu et qu’il est en mesure de conserver le statut légal lui permettant de résider et de travailler dans le pays de recrutement.
Les membres du personnel du FIDA sont des fonctionnaires internationaux placés sous l’autorité du Président du FIDA. Conformément à la politique de gestion des ressources humaines du FIDA, le Président peut décider de les affecter à l’une des activités du Fonds. Tous les membres du personnel professionnel international sont tenus d’être mobiles géographiquement et les postes de cette catégorie peuvent faire l’objet de changements de lieu d’affectation à tout moment, en fonction des priorités stratégiques et des initiatives de réforme du FIDA. Le
FIDA est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et ne pratique aucune discrimination fondée sur l’origine ethnique, sociale ou politique, la couleur de peau, la nationalité, la religion, l’âge, le sexe, le handicap, la situation matrimoniale, la taille de la famille ou l’orientation sexuelle, conformément à sa stratégie en matière de diversité, d’équité et d’inclusion (DEI) et à sa politique de prévention et de lutte contre le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels .
Soyez vigilants face aux offres d’emploi frauduleuses. Le FIDA ne perçoit aucun frais à quelque étape que ce soit du processus de recrutement. Les communications officielles du FIDA seront toujours envoyées par courriel à l’adresse @ifad.org.
Conformément aux dispositions du FIDA, tous les nouveaux membres du personnel seront normalement affectés au premier échelon du grade pour lequel ils ont été sélectionnés. Pour plus d’informations sur la rémunération au FIDA, veuillez consulter la page « Rémunération et avantages sociaux » de notre site web . Les candidats sont invités à utiliser le simulateur de rémunération de la CFPI pour estimer leur salaire et leurs avantages sociaux.
Les candidats pourront être amenés à passer un test écrit, à faire une présentation et à participer à des entretiens.
Afin d’optimiser l’utilisation des fonds et des ressources, nous ne pourrons répondre qu’aux candidats présélectionnés pour un entretien. Les candidats n’ayant reçu aucune réponse dans un délai de trois mois doivent considérer leur candidature comme non retenue.
