COOPI vise à répondre aux besoins les plus fondamentaux et urgents des communautés affectées par les conflits. COOPI apporte une réponse d’urgence multisectorielle aux PDI, aux rapatriés et aux populations d’accueil, en mettant l’accent sur la sécurité alimentaire, la nutrition, la protection et l’éducation. Son principal domaine d’intervention est l’État de Yobe, mais elle intervient également dans les États de Kaduna et de Sokoto, au nord-ouest du Nigéria, où elle met en œuvre des programmes de réduction des risques de catastrophe. COOPI met actuellement en œuvre des projets financés par des agences des Nations Unies, l’USAID et le FCDO.
Coordinateur logistique pays
Description du rôle
Au niveau de la mission, le coordonnateur logistique pays, avec son équipe dédiée, est responsable de toutes les activités logistiques et de sécurité dans le pays. Il joue un rôle de soutien, de conseil et de suivi auprès des chefs de projet et des assistants logistiques dans les provinces afin de garantir que les procédures et règles de COOPI relatives aux achats, à la logistique, à l’archivage de documents, à la gestion des équipements et au stockage des actifs, ainsi qu’à la gestion des risques (sécurité, santé, fraude) soient connues, comprises et respectées. Le renforcement des capacités est un aspect essentiel de ce poste.
Responsabilités
Assurer la coordination logistique du pays
- Mettre en œuvre, assurer le suivi ou valider (selon le cas) les procédures d’approvisionnement, la fourniture de biens/services, les systèmes de transport et l’organisation technique du travail de tous les bureaux de terrain COOPI dans le pays, tels que définis par les procédures ;
- Assurer la gestion pratique et administrative des entrepôts et des stocks de biens durables appartenant à COOPI et acquis dans le cadre du projet ;
- Coordonner la fonction logistique du pays au niveau de la coordination nationale et assurer le suivi/le soutien des bases opérationnelles ;
- Assurer la planification et l’organisation de toutes les activités logistiques au niveau national ;
- Assurer le bon fonctionnement de la logistique en termes de qualité et de quantité, à tous les niveaux et conformément aux procédures ;
- S’assurer que les bases de données de prix/fournisseurs sont à jour et régulièrement comparées à celles d’organisations similaires ;
- Fournir, à la demande du coordonnateur pays, des données actualisées sur les coûts et l’état du parc de véhicules et d’équipements en vue de l’établissement de nouveaux budgets ;
Garantir l’application et la mise en œuvre des procédures d’approvisionnement
- Veiller au niveau national à la bonne application des procédures – COOPI et donateurs – concernant l’acquisition de biens et de services (y compris la planification et la documentation nécessaire) ;
- Surveiller les performances des fournisseurs conformément aux normes COOPI ;
- Assurer un suivi rigoureux de la livraison et de l’archivage de toute la documentation produite dans le cadre de l’acquisition de biens/services, tant au niveau national qu’international ;
- Vérifier et participer, si nécessaire, au processus de sélection des fournisseurs de biens et de services et à l’attribution des marchés publics et des contrats-cadres , dans un souci de transparence et de cohérence ;
- Fournir un soutien adéquat en ce qui concerne l’élaboration du plan d’approvisionnement du projet ;
- Utilisez le logiciel COOPI pour surveiller la gestion et l’archivage des numérisations de documents qui constituent les procédures du logiciel.
Coordination et gestion du parc automobile
- Pour assurer la coordination, veiller à la gestion administrative et opérationnelle du parc de véhicules, des machines et des générateurs électriques ;
- Sur le terrain, surveiller et contrôler la bonne gestion administrative et opérationnelle du parc de véhicules, des machines et des générateurs électriques, à la fois par le biais de rapports logistiques mensuels et de visites sur le terrain ;
- Sur la base de rapports logistiques mensuels ou par le biais d’inspections sur le terrain, vérifiez que l’entretien et la réparation des véhicules sont effectués correctement et que les rapports de suivi et les contrôles périodiques sont effectués correctement ;
- Veiller au respect des procédures de l’organisation et des réglementations nationales en matière d’utilisation des véhicules et des machines.
Gestion d’actifs
- Elle est chargée de surveiller les biens durables en coordination grâce à l’utilisation des outils fournis par le Manuel de logistique COOPI ;
- Assurer le suivi des biens durables sur le terrain à l’aide des outils fournis par le manuel logistique COOPI ;
- Veiller à ce que les biens durables soient correctement entretenus et qu’il existe des règles concernant leur utilisation appropriée dans le pays ;
- Effectuer des mises à jour régulières des inventaires de coordination et de projet sur le terrain : vérifier par l’analyse du suivi des équipements ou lors de visites sur le terrain.
- Effectuer – et assurer sur la base de – le suivi des entrepôts de stockage et l’utilisation des outils de reporting en analysant le suivi des stocks dans le rapport logistique mensuel ou lors de visites sur le terrain ;
- S’assurer que toutes les marchandises sont incluses dans l’inventaire et contrôlées à l’entrée et à la sortie de l’espace de stockage conformément aux procédures COOPI, ainsi que leur identification et leur affectation à COOPI ou à un projet spécifique.
Gestion et maintenance des systèmes informatiques