International Medical Corps (IMC en sigle) est une ONG internationale basée aux Etats Unis d’Amérique dédiée à la réduction de la souffrance et l’élimination de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde.
RÉSUMÉ DU POSTE
Le ou la responsable, RH et administration sur site national fournit un soutien en matière de ressources humaines et d’administration au service des RH. Il/elle sera chargée(e) de la supervision opérationnelle des principales fonctions RH, notamment l’acquisition et la gestion des talents, les relations avec le personnel et le soutien administratif, ainsi que le soutien à la gestion des performances, etc.
Pour mener à bien ce travail, une personne doit être capable de remplir chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
L’applicabilité de chaque mission et responsabilité peut varier en fonction (1) de la mise en œuvre des projets de programmes du pays et (2) de la gestion de la dotation.
La mise en œuvre des projets de programmes nationaux peut concerner (1) une intervention d’urgence au niveau national ou international ou (2) des projets de développement existants au niveau international.
La gestion du personnel sera applicable en fonction des activités de la proposition d’International Medical Corps et de sa représentation actuelle dans le pays. Les tâches ci-dessous sont représentatives du champ d’application général de ce profil de poste et s’appliquent en conséquence à la gestion du personnel (1) national uniquement, ou (2) international uniquement, ou (3) à la fois national et international.
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DE L’ADMINISTRATION
- Participer à la révision des politiques nationales du personnel et recommander des modifications/ajouts/suppressions au/à la chargée(e) de gestion des ressources humaines et de l’administration.
- Soutenir le personnel des programmes et des opérations dans l’interprétation des politiques et procédures en matière de ressources humaines et fournir une assistance technique sur les questions de ressources humaines, selon les instructions du/de le superviseur(se).
- Collaborateur avec la direction des ressources humaines et de l’administration à la mise en œuvre de la planification stratégique du département.
- Effectuer des déplacements réguliers sur le terrain dans les bureaux de projets afin de veiller à la bonne mise en œuvre des procédures en matière de ressources humaines et d’assister/soutenir les chargé(e)s de gestion pour répondre à leurs besoins.
- Tenir à jour les bases de données relatives aux rémunérations et veiller à ce que les dossiers d’emploi soient correctement conservés dans les systèmes de ressources humaines (CostPoint, système local de ressources humaines)
- Faciliter le processus de recrutement et conseiller le ou la responsable de l’embauche à chaque étape du recrutement et préparer des rapports réguliers sur le suivi du recrutement.
- Veiller à ce que le processus de recrutement soit équitable et transparent et conforme aux politiques et procédures des ressources humaines d’IMC.
- Veiller à ce que toutes les nouvelles recrues soient correctement orientées ; collaborer et travailler en coordination avec d’autres services afin de rendre l’orientation intéressante et accueillante.
- Conseiller et faciliter le processus de séparation des employés et conserver les documents de séparation dans leur dossier attitré.
- Aide à la mise à jour des organigrammes et à la tenue de listes de contacts et de flux d’informations de façon régulière.
- Aide à la préparation des contrats des employés et à la signature et l’archivage d’autres documents obligatoires.
- Aide à la rédaction des lettres au personnel selon les besoins (transfert, promotion, augmentation d’échelon, acceptation de démission et autres).
- Aide à la préparation des indemnités de départ et de fin de carrière.
- Aider la direction des ressources humaines à effectuer une analyse périodique du roulement du personnel.
- Coordonner les déplacements du personnel international (itinéraire, billetterie)
- S’assurer que tous les dossiers du personnel sont conservés en lieu sûr et régulièrement mis à jour. S’assurer également que les documents requis sont téléchargés sur le système de cloud partagé (Office 365).
- Aider la direction des ressources humaines à s’assurer que les évaluations des performances sont traitées en temps voulu et archivées.
- Aide les superviseur(se)s et le personnel des programmes nationaux à fixer des objectifs, mettre fin à la période d’essai ou procéder à l’évaluation annuelle des performances, en veillant à ce que les évaluations des performances soient correctement documentées.
- Aide les superviseur(se)s des programmes nationaux à identifier les besoins de formation ou les écarts de performance du personnel.
- Soutenir le processus d’audit et de conformité et fournir la documentation après examen par la direction des ressources humaines.
- En collaboration avec le superviseur(se), assure la liaison avec l’expert-comptable agréé pour les calendriers de paiement du NSSF et de l’impôt sur le revenu.
- Effectuer d’autres tâches connexes, sur demande.
Soutien administratif :
- Organisateur des demandes de visa et des procédures d’autorisation d’immigration pour le personnel international, le cas échéant.
- Veiller à la disponibilité des stocks du bureau et de la Guesthouse et à leur renouvellement en temps opportun
- Assurer le suivi des factures de services publics et des contrats de location du bureau et de la Guesthouse afin d’en garantir les paiements et les renouvellements en temps opportun
- Veiller à ce que le personnel de l’établissement agit de façon coordonnée et remplisse efficacement son rôle
- Gérer l’utilisation de l’espace de bureau et les réservations d’hébergement auprès de la Guesthouse d’IMC
Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées. Les fonctions et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du volume du travail assigné et ne sont pas essentiellement exhaustives.
Exigences du poste
QUALIFICATIONS MINIMALES
- En règle générale, une licence dans un domaine connexe. Un diplôme en gestion des ressources humaines est préférable. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente peut être acceptée le cas échéant.
- En règle générale, 3 ans d’expérience ou plus en tant que généraliste en RH
- Une expérience préalable auprès d’International Medical Corps est un atout
- Connaissance du droit du travail local
- Une expérience des systèmes d’information des ressources humaines serait un atout supplémentaire
- Connaissance des principes et procédures en matière de recrutement, de sélection, de formation, de rémunération et d’avantages sociaux du personnel, de conception des postes, de relations de travail et de négociation, ainsi que des systèmes d’information des ressources humaines.
- Connaissance et compréhension des normes locales en matière d’emploi
- Maîtrise de MS Office et capacité à utiliser la technologie pour collaborer
- Bonnes compétences en gestion des conflits
- Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles.
- Excellentes compétences en matière de planification et d’organisation.
- Capacité à travailler efficacement et à collaborer avec d’autres personnes
- Capacité à maintenir la confidentialité et à encourager la confiance et le respect.
- Motivé(e), très organisé(e) et ayant le souci du détail.
- Flexible, capable de respecter les délais et de travailler sous pression.
- Polyvalent(e).
