Avis de recrutement à l’ONG Carter Center – 19 Juillet 2026

Formation et expérience – Qualifications minimales :

• Licence en achats, logistique ou dans un domaine connexe, avec au moins cinq (5) années d’expérience, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.
• Licence en administration des affaires et ressources humaines, avec au moins cinq (5) années d’expérience, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.

Fonctions/Responsabilités :

1. Achats et logistique

• • Gérer les fonctions d’achat pour les programmes du Carter Center dans le pays.
  • Être responsable de l’achat de biens et de services, y compris d’articles techniques spécialisés.
  • Maintenir les procédures opérationnelles standard (POS) relatives aux achats et former le personnel aux exigences de conformité et de redevabilité.
  • Examiner les demandes d’achat internes afin d’en vérifier l’exhaustivité, les spécifications et l’alignement budgétaire.
  • Gérer les relations avec les fournisseurs et soutenir l’identification des fournisseurs et prestataires de services, ainsi que les processus de mise en concurrence (demande de cotation/RFQ, consultation restreinte, dossier d’appel d’offres/DAO).
  • Collecter et analyser les devis conformément aux politiques d’achat.
  • Négocier avec les fournisseurs afin d’assurer le meilleur rapport qualité-prix en matière de qualité, de prix, de délais de livraison et de service.
  • Vérifier l’exactitude des factures avant le traitement des paiements.
  • Suivre les calendriers de livraison et garantir la distribution en temps opportun des fournitures.
  • Coordonner l’expédition et la logistique des matériels/programmes en collaboration avec les équipes Finances et Opérations du siège.
  • Assurer la gestion des systèmes d’approvisionnement en carburant conformément aux procédures établies.

• Élaborer des plans périodiques d’achat de biens et de services nécessaires aux programmes et projets du Carter Center au Mali, en étroite collaboration avec les équipes programmes et finances.
• Assurer le leadership et la coordination des comités de sélection des fournisseurs et prestataires de services.
• Mettre en place un système de maintenance préventive des équipements (générateur, système solaire, climatisation, ordinateurs, imprimantes, photocopieurs, etc.).
• Rédiger et finaliser les rapports produits par les comités de sélection.

2. Gestion des biens et contrôle des inventaires

• Superviser la gestion des immobilisations du bureau pays, en assurant leur suivi, leur protection et la redevabilité.
• Tenir et mettre régulièrement à jour le registre des immobilisations (équipements, véhicules et biens liés aux activités/programmes).
• Veiller à ce que les biens soient étiquetés, documentés et réformés ou transférés conformément aux politiques du Carter Center et aux exigences des bailleurs.
• Réaliser des inventaires physiques périodiques et soutenir les audits internes ou externes, selon les besoins.
• Coordonner avec les équipes achats et finances afin d’assurer l’enregistrement exact des biens nouvellement acquis.
• Garantir l’utilisation appropriée, l’entretien et la maintenance des véhicules du bureau et des équipements clés.

3. Administration et opérations du bureau

• Coordonner les opérations quotidiennes du bureau, y compris les installations, les télécommunications et les besoins généraux de soutien.
• Superviser la maintenance des équipements de bureau, les demandes de mobilier et la planification des remplacements.
• Suivre les niveaux de stock et garantir la disponibilité des fournitures de bureau et des formulaires opérationnels.
• Superviser le personnel administratif et de soutien (planification, mentorat, formation et évaluation de la performance).
• Garantir un environnement de bureau sûr, fonctionnel et professionnel.
• Rédiger la correspondance administrative et assurer le suivi approprié.
• Préparer et suivre les dossiers de demande d’exonération fiscale.
• Gérer et archiver les documents administratifs conformément aux normes de  gestion des archives.
• Coordonner les procédures administratives avec les autorités compétentes.
• Vérifier la conformité des dossiers administratifs.

5.1 Politiques et conformité

• Superviser la mise en œuvre des politiques RH du Carter Center et veiller au respect du Code du travail malien dans l’ensemble du bureau pays.
• Conseiller la direction pays sur les bonnes pratiques RH et les risques de non-conformité.
• Coordonner avec les équipes RH et Finances d’Atlanta (Opérations à l’étranger) concernant les organigrammes, les contrats et les rapports liés au personnel.

5.2 Recrutement et intégration

• Diriger les processus de recrutement de bout en bout, notamment la rédaction et la publication des avis de vacance, la présélection des candidats, la coordination des entretiens et l’intégration des nouvelles recrues.
• Coordonner et faciliter l’intégration des nouveaux employés et veiller à ce que toute la documentation requise soit complétée, signée et classée conformément aux procédures.

5.3 Administration du personnel

• Tenir les dossiers du personnel conformément aux normes de confidentialité et de gestion des archives.
• Servir de point focal RH pour les questions d’administration du personnel, notamment le bien-être du personnel, le suivi des congés et absences, et le respect des obligations du travail.
• Appuyer les processus de gestion de la performance, notamment le suivi des échéances d’évaluation et l’identification des besoins de formation du personnel.

5.4 Paie et conformité légale

• Préparer et traiter la paie mensuelle.
• Préparer et soumettre les déclarations et paiements fiscaux mensuels, y compris le calcul de l’ITS et des cotisations de sécurité sociale, ainsi que les dépôts auprès des institutions compétentes.

6. Appui aux voyages

• Coordonner l’appui administratif aux consultants, notamment les documents de voyage et le calcul des per diem.
• Organiser des séances d’information et d’orientation pour les consultants nouvellement arrivés.
• Organiser la logistique des voyages nationaux et internationaux (réservations, autorisations de voyage, avances de voyage) conformément aux politiques de voyage du Carter Center.

7. Coordination des événements et réunions

• Coordonner la logistique et la planification administrative des réunions, revues de programme et conférences.
• Gérer les dispositions relatives aux salles, hôtels, transports, visas, équipements, matériels, restauration et ordres du jour.
• Exécuter toute autre tâche connexe nécessaire au soutien des opérations des programmes.

8. Politiques, conformité et développement professionnel :

• Veiller au respect de toutes les politiques et procédures organisationnelles.
• Poursuivre le développement professionnel et maintenir une connaissance actualisée des bonnes pratiques.
• Exécuter toute autre tâche assignée par le superviseur.
• Favoriser la croissance et le développement professionnels en identifiant des programmes de formation, des organisations professionnelles, des activités et des ressources permettant de maintenir la connaissance des tendances nationales et de promouvoir une expertise de premier plan.

Qualifications préférées

• Master en achats, logistique ou dans un domaine connexe, avec au moins cinq (5) années d’expérience, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.
• Master ou certification professionnelle en ressources humaines (par exemple SHRM, CIPD ou équivalent).

Au moins cinq (5) années d’expérience à responsabilité progressive en ressources humaines et/ou administration, de préférence dans une ONG ou une organisation internationale.

• Expérience antérieure au sein d’une ONG basée aux États-Unis ou d’une ONG internationale.
• Une expérience antérieure en gestion/supervision d’équipe est fortement souhaitée.
• Solide maîtrise des achats, de la logistique, de la gestion des immobilisations, de la budgétisation et des systèmes de gestion administrative.
• Bonne connaissance de l’administration du personnel et de la conformité au Code du travail malien.
• Expérience dans l’administration de la paie et des déclarations sociales (INPS, ITS) au Mali.
• Connaissance pratique de l’anglais suffisante pour la correspondance écrite et les rapports destinés au siège d’Atlanta.
• Expérience dans la gestion des procédures d’exonération fiscale et des relations avec les directions nationales, notamment le Travail, les Impôts, les Douanes, l’INPS, les banques et les compagnies d’assurance.
• Solide compréhension du contexte social malien.
• Maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, Access).
• Maîtrise, ou capacité à apprendre rapidement, le SIRH de l’organisation (Système d’information des ressources humaines) et les systèmes de  gestion des talents.
• Compétences avérées en organisation et en gestion des flux de travail.
• Excellentes compétences interpersonnelles, de négociation et de résolution des conflits.
• Excellentes capacités d’organisation et grande attention aux détails.
• Excellente gestion du temps, avec une capacité démontrée à respecter les délais.
• Solides compétences analytiques et en résolution de problèmes.
• Capacité à agir avec intégrité, professionnalisme et confidentialité.
• Capacité à appuyer la gestion administrative des contrats (préparation des éléments de paie, indemnités, attestations et documents de fin de contrat, le cas échéant).
• Connaissance des pratiques contractuelles (types de contrats, période d’essai, renouvellements) et capacité à en assurer le suivi administratif.

Les candidats intéressés sont invités à soumettre :

• Une lettre de motivation ;
• Un curriculum vitae détaillé ;
• Les copies des diplômes et attestations pertinentes ;
• Les contacts de trois (3) références professionnelles.

Date limite de dépôt

Le lundi 20 juillet 2026

Soumission des candidatures

Les candidatures doivent être envoyées à : mariam.haidara@cartercenter.org