APPEL D’OFFRES : Réécriture du Manuel de procédures administratives, comptables et financières de XOESE
N°0031/02-2024/AO
Le Fonds XOESE pour les Femmes Francophones, recrute un-e Consultante pour l’élaboration de son nouveau plan stratégique.
1. RÉSUMÉ DE L’APPEL D’OFFRES :
● Référence de l’Appel d’Offres : N°0031/02-2024/AO
● Titre de l’Appel d’Offres : Réécriture du Manuel de procédures administratives, comptables et financières de XOESE
● Date limite d’envoi des candidatures : 28 Février 2024
● Dates et Durée de la location : 30 jours répartis sur 4 mois
● Date de démarrage de la mission: 11 Mars 2024
● Lieu de la mission: en distanciel
● Type de contrat : Consultance
● Langues requises: Français et Anglais
● Atouts : Expériences dans l’élaboration des manuels de procédures administratives, comptables et financières
Pour postuler, veuillez envoyer votre dossier avant le 28 Février 2024 à [email protected].
2. CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Le Fonds XOESE est une fondation féministe d’utilité publique dont le but est de mobiliser les ressources financières, matérielles et humaines afin de les réinvestir dans les initiatives des militantes et organisations de femmes et de jeunes femmes pour faire avancer les droits des femmes, des jeunes femmes et des filles. Basé à Lomé au Togo, XOESE a été créé le 1er Septembre 2015 et est opérationnelle depuis novembre 2018.
Dans le cadre de la Réécriture de son manuel de procédures administratives, comptables et financières et de son opérationnalisation, le Fonds XOESE a entamé le processus de recrutement d’un-e consultant-e (de préférence un cabinet) pouvant conduire le processus.
L’objectif de la mission est non seulement de formaliser ce qui est nécessaire de l’être, pour une performance accrue, mais aussi d’avoir des supports fiables pour l’usage quotidien. Car XOESE a grandi et ses processus internes ont beaucoup évolué depuis l’élaboration de son actuel Manuel de procédures.
3. MISSION ET OBJECTIFS
A. L’objectif général de la mission est de:
● analyser le système d’organisation et de gestion mis en place en vue de le rendre plus performant, afin qu’il réponde aux besoins spécifiques du Fonds.
● doter le Fonds XOESE d’un manuel de procédures administratives, financières et comptables unique et consensuel, qui couvre l’ensemble des opérations et des fonctions du Fonds XOESE et garantit la continuité des méthodes de travail, quelles que soient les mutations et réorganisations du personnel.
B. Le manuel de procédures visera les objectifs spécifiques suivants :
● Décrire l’organisation de XOESE à travers l’organigramme existant, fixer les tâches et niveau de responsabilité des différents agents et entités impliquée dans le fonctionnement des procédures ;
● Fournir des instruments adaptés et formalisés pour la rédaction, la transmission, le contrôle et le traitement des documents administratifs, comptables et financiers;
● Décrire les procédures et les opérations relatives au fonctionnement du système de gestion mis en place pour XOESE ;
● Permettre l’élaboration de situations fiables et sincères sur le point d’exécution du budget, des engagements financiers, des risques, des consommations et des coûts,
● Servir de référentiel pour le contrôle périodique de l’ensemble des opérations administrative, comptable et financière.
● Prendre en compte toutes les nouvelles exigences de gestion applicables suivant le référentiel comptable (SYSCOHADA, SYSBNL, IPSAS, …).
C. Etendue de la mission
La mission sera réalisée en deux phases :
Phase 1 : Evaluation du système de gestion administrative, comptable, financière et de contrôle existant
● Rédaction du manuel des procédures administrative, comptable et financière ;
● Description générale de XOESE y compris l’organigramme et la description des tâches
● Rédaction de la fiche de description des postes de chaque collaboratrice/collaborateur: avec les détails des attributions de chaque actrice/acteur avec niveau de rattachement levant tout équivoque sur le rôle de chacun-e.
● Description des procédures : cette partie doit être très détaillée et permettre d’identifier les tâches des différents actrices/acteurs afin d’assurer une coordination efficace. Les principales procédures à mettre en place sont les suivantes :
– Procédures budgétaires ;
– Procédures de trésorerie ;
– Procédures de gestion du personnel ;
– Procédures comptables ;
– Procédures financières ;
– Gestion des immobilisations et des stocks ;
– Gestion du carburant ;
– Procédures d’acquisition et de gestion des biens ;
– Procédures de clôture des comptes ;
– Procédures d’audit interne et externe
– etc.
Phase 2 : Appui à la mise en œuvre du système renforcé.
La/le consultant-e jouera le rôle de conseil auprès de XOESE. Elle/Il formera les actrices/acteurs impliqué-e-s dans la gestion de XOESE.
Elle/Il interviendra ensuite, selon un plan de travail convenu, pour s’assurer de l’effectivité de l’application des procédures indiquées et corriger en cours d’application les faiblesses identifiées.
4. RÉSULTATS ATTENDUS
● Le nouveau manuel de procédures administratives, financières et comptables re-écrites et finalisées avec tous ses outils est disponible en version papier et électronique ;
● Les membres du personnel de l’organisation sont formés à l’utilisation effective du manuel,
● Les membres du personnel comprennent leurs fonctions et rôles et appliquent effectivement et aisément les procédures lors de l’exécution de leurs tâches quotidiennes.
5. LIVRABLES
Les livrables attendus sont:
1. la version provisoire du manuel de procédures administratives, comptables et financières (version papier et électronique) ;
2. Une version finalisée incluant toutes les observations faites ;
3. Un plan de suivi et évaluation de la mise en œuvre ;
4. Un plan de mise à jour ;
5. Trois (03) exemplaires et une (01) version électronique du manuel de procédures administratives, comptables et financières intégrant les différents outils et modules de gestion.
6. DOSSIER DE CANDIDATURE
Composition du dossier :
● Une courte lettre d’intention adressée à la Présidente du Fonds XOESE;
● Une offre technique (incluant les CV des ressources humaines qui seront déployées) ;
● Une offre financière bien détaillée;
● Un document de deux pages ou vous expliquez votre compréhension de la mission et votre approche ;
● Et tout autre document que vous jugerez utile.
Sélection :
La/le Prestataire sera sélectionné-e par la méthode de sélection du mieux disant en accord avec
les règles et procédures de XOESE.
N.B.
Le coût de préparation de l’offre de service et autres coûts liés à la négociation du contrat ne sont pas remboursables.
La présentation d’un dossier de candidature, quelle qu’en soit l’issue, n’entraîne aucun engagement de XOESE et ne saurait donner lieu à un quelconque dédommagement en faveur des soumissionnaires.
7. COMMENT POSTULER ?
Pour postuler, veuillez envoyer votre dossier de candidature contenant les pièces ci-dessus à [email protected] au plus tard le 28 Février 2024 avec comme objet «N°0031/02-2024/AO Réécriture du Manuel de procédures de XOESE».
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