L’ambassade du Canada représente officiellement le gouvernement canadien à l’étranger. Elle offre des services consulaires (aide aux citoyens canadiens) et gère les questions d’immigration et de visas. Pour le Togo, les services diplomatiques sont assurés par le Haut-commissariat du Canada à Accra, au Ghana. Il existe aussi un Consulat à Lomé pour l’assistance locale.
L’ambassade du Canada recrute :
Agent(e) des services communs – Egypte
RÉSUMÉ DES RESPONSABILITÉS
La mission cherche à pourvoir un poste d’Agent(e) de services communs pour le programme des services communs ainsi que divers postes d’agent(e)s qui pourraient surgir à la suite de ce processus de sélection. Les responsabilités principales incluent, sans s’y limiter : Approvisionnement et gestion de la résidence officielle et de la chancellerie – Ressources humaines – Budget et finances.
- Approvisionnement et gestion de la résidence officielle et de la chancellerie
- Fournir des services au secteur de la gestion des biens immobiliers, notamment en matière d’approvisionnement et de gestion du portefeuille immobilier de la mission ainsi que des autres propriétés.
- Fournir des services au secteur de la gestion des biens immobiliers, notamment l’entretien des chancelleries, des résidences officielles, des logements du personnel et des autres propriétés de la mission, ainsi que de leurs systèmes techniques, et planifier la saison des déménagements.
- Fournir des conseils techniques et des recommandations aux clients internes et externes, conseiller la direction relativement aux services offerts, et élaborer puis recommander au gestionnaire du programme des améliorations ou des mesures visant à accroître l’efficacité, l’efficience et la rentabilité des processus et des services.
- Superviser les opérations quotidiennes liées au matériel de la chancellerie et de la résidence officielle, en collaboration avec les membres de l’unité de gestion du matériel.
- Gérer les processus d’approvisionnement pour divers biens et services répondant aux besoins de la mission, notamment l’élaboration de stratégies d’approvisionnement, d’énoncés des travaux, de demandes de prix et de propositions, de bons de commande, d’offres à commandes, d’ententes-cadres et de leurs modifications, tout en effectuant des contrôles de qualité afin d’assurer la conformité, l’exactitude, l’optimisation des ressources et le respect des politiques et procédures ministérielles en matière d’approvisionnement.
- Superviser et améliorer les processus et les outils liés à la gestion des stocks et au cycle de vie des équipements, des fournitures consommables et du mobilier, y compris l’organisation de ventes aux enchères.
- Assurer la liaison avec les entrepreneurs et les propriétaires, et collaborer avec le PPSC à Bruxelles ainsi qu’avec l’administration centrale à Ottawa afin de répondre aux besoins opérationnels.
- Ressources humaines
- Appuyer le chef de section dans la gestion globale de l’équipe responsable des biens immobiliers de la mission.
- Coordonner le travail du personnel du programme dans les domaines connexes et superviser directement le travail d’un ou de plusieurs adjoints, des employés de soutien et des entrepreneurs, notamment en établissant les objectifs, en attribuant et en suivant les tâches, et en réalisant les évaluations de rendement.
- Assurer la supervision du personnel ainsi que la gestion des congés, des heures supplémentaires et de la formation des membres de l’équipe responsable des biens immobiliers, de l’approvisionnement et du matériel.
III. Budget et finances
- Assurer le suivi du budget consacré aux dépenses liées aux biens immobiliers et au matériel afin de garantir la disponibilité des fonds dans les crédits budgétaires appropriés du Ministère.
- Prévoir et préparer les budgets relatifs aux biens immobiliers et au matériel, ainsi que les mises à jour mensuelles du FINSTAT.
- Veiller au paiement rapide des fournisseurs et des entrepreneurs du secteur, notamment pour les loyers et les factures de services publics des propriétés appartenant à l’État ou louées par celui-ci.
- Préparer les documents financiers aux fins de présentation et obtenir les approbations et signatures requises afin d’assurer le respect des procédures dans tous les domaines de responsabilité.
- Assurer le suivi des demandes de remboursement de la TVA et veiller à leur soumission dans les délais prescrits.
ZONE DE SÉLECTION
Ce processus de sélection est ouvert à tou.tes les candidat.es qui ont le droit de résider et légalement autorisé.es à travailler en Egypte, y compris les employé.es de l’ambassade, les conjoints des employés canadiens et leurs enfants à charge âgés d’au moins 16 ans, qui répondent à toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures sont reçues avant la date de clôture.
Veuillez noter que l’Ambassade du Canada en Égypte ne parraine pas, directement ou indirectement, les autorisations de travail.
Le gouvernement du Canada est un employeur d’égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidat.es seront considéré.es sur la base de leurs compétences, sans distinction d’origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d’âge, d’orientation sexuelle, de handicap ou d’autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d’équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.
QUALIFICATION ESSENTIELLES
Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d’évaluation et de sélection des candidat.es peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques; les présentations ou d’autres types d’évaluations.
Études
Ce poste requiert:
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- Un baccalauréat (3 années d’études) obtenu auprès d’une université ou d’une école de gestion légalement reconnue en administration publique et/ou en administration des affaires, en gestion de projets et/ou en gestion immobilière, ou dans toute autre discipline pertinente pour le poste ;
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OU
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- Une combinaison équivalente d’études, de formation et de trois années supplémentaires d’expérience professionnelle dans un domaine connexe.
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Notez : Les candidat.es devront fournir une preuve de leurs études.
Langues
Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste. Les candidat.es seront évalué.es formellement ou invité.es à fournir une preuve de certification de ces niveaux.
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- Un niveau avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en anglais.
- Un niveau avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en arabe.
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Expérience
Afin d’exercer les responsabilités liées à cet emploi, l’expérience suivante est requise :
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- Au moins quatre (4) années d’expérience professionnelle pertinente cumulée dans un poste administratif similaire (ou au moins sept (7) années d’une telle expérience pour tout candidat ne possédant pas de baccalauréat, conformément aux exigences en matière d’éducation susmentionnées).
- Expérience professionnelle récente* en gestion et supervision d’une équipe pendant au moins deux (2) ans.
- Expérience professionnelle en gestion budgétaire.
- Expérience professionnelle en gestion des contrats et des processus d’approvisionnement.
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*L’expérience récente est définie comme une expérience acquise au cours des cinq (5) dernières années.
Compétences
Toutes les compétences* seront évaluées et doivent être rencontrées avant l’emploi.
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- Connaissance opérationnelle des principes liés à l’approvisionnement, à la gestion des contrats et à la gestion des stocks, ainsi que du marché immobilier.
- Connaissance du marché immobilier et des lois et règlements régissant la location des immeubles au Caire.
- Connaissance en gestion financière.
- Connaissance des principes en matière de santé et de sécurité au travail.
- Connaissance avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), notamment aux fins du suivi budgétaire et de la gestion des stocks.
- Gestion de l’effectif, y compris la supervision des employés et la contribution à un milieu de travail positif, inclusif et axé sur le travail d’équipe.
- Planification dans des délais serrés, en gérant des échéances concurrentes et des priorités conflictuelles.
- Réseautage et création d’alliances y compris avec la gestion et les principales parties prenantes telles que les propriétaires et les fournisseurs de services.
- Approche axée sur le client.
- Jugement et discrétion, notamment la capacité à cerner, traiter et prévenir les cas d’inconduite, les risques de fraude et les situations de non-conformité.
- Pensée stratégique et prise de décisions, y compris la capacité à cerner les occasions, relever les défis et obtenir des résultats.
- Communication écrite.
- Interaction orale.
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*Pour plus d’information sur les compétences : Dictionnaire des compétences des ERP (LIEN)
QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT
La préférence pourrait être accordée aux candidat·es qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidat·es doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été rencontrées, le cas échéant.
- Expérience similaire dans un poste au sein d’une mission diplomatique ou d’une organisation internationale.
- Capacité à comprendre le français et à communiquer verbalement dans cette langue.
- Expérience de travail avec SAP.
- Expérience en contrôle de la qualité, ainsi qu’une connaissance des pratiques de prévention de la fraude, des contrôles internes et de la gestion des risques.