Créée en 1951, l’OIM est une organisation apparentée aux Nations Unies et la principale agence des Nations Unies dans le domaine des migrations. En étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux, l’OIM promeut des migrations humaines et ordonnées, bénéfiques à tous. Elle sauve des vies et protège les personnes en déplacement, propose des solutions aux situations de déplacement forcé et facilite les voies de migration régulière, tout en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
L’OIM s’engage à promouvoir un environnement de travail respectueux, inclusif et solidaire où chaque employé peut s’épanouir professionnellement et se sentir valorisé. En créant un tel environnement, l’OIM vise à mieux exploiter le potentiel des migrations et à renforcer son soutien aux personnes en déplacement.
L’OIM invite les candidats de tous horizons à postuler et propose des aménagements raisonnables tout au long du processus de recrutement, le cas échéant. Pour en savoir plus sur la culture de l’OIM, consultez la page Culture de l’OIM | Organisation internationale pour les migrations
Informations générales
Sous la supervision générale du responsable régional de la chaîne d’approvisionnement et des achats pour le Moyen-Orient et l’Afrique du Nord (MENA) basé au Caire, en Égypte, et sous la supervision directe de l’associé régional de la chaîne d’approvisionnement pour la région MENA, le stagiaire sélectionné par le biais de l’offre d’emploi publiée sera responsable de fournir un soutien à l’unité régionale de la chaîne d’approvisionnement avec des fonctions connexes pour soutenir le bureau régional (RO MENA) ainsi que les bureaux de pays (CO) dans la région MENA.
Le/la stagiaire en soutien à la chaîne d’approvisionnement apportera un soutien administratif et opérationnel à l’unité Chaîne d’approvisionnement et Achats. Ce poste offre au/à la stagiaire l’opportunité d’acquérir une expérience pratique des processus de la chaîne d’approvisionnement et des achats, des devis, des demandes d’achat, des bons de commande et autres activités liées à la chaîne d’approvisionnement.
Responsabilités
Tâches et responsabilités :
- Aider à la collecte des devis, à la préparation des tableaux comparatifs et au soutien des étapes d’évaluation de base.
- Aider à préparer les demandes de devis (RFQ) et les demandes d’achat (PR) sous supervision.
- Appuyer la préparation et le suivi des bons de commande et des contrats de service.
- Contribuer à la tenue des dossiers d’approvisionnement et des feuilles de suivi des achats.
- Appuyer les contrôles de conformité en veillant à ce que la documentation soit complète et correctement classée.
- Assurer la coordination logistique des réunions, des formations et des déplacements (réservation d’hôtel, transport, recouvrement des factures).
- Contribuer au suivi des besoins logistiques de base du bureau.
- Aider à collecter et à enregistrer les documents de livraison (bons de réception, lettres de transport aérien, factures).
- Aider à la mise à jour des fiches d’information des fournisseurs (VIS).
- Assurer le marquage, la vérification et la mise à jour des formulaires d’attribution des actifs.
- Participer à la mise à jour des bases de données d’inventaire et vérifier que les articles sont correctement enregistrés.
- Contribuer à la réalisation de contrôles physiques périodiques des articles consommables et non consommables.
- Aider l’équipe dans les tâches de coordination de base (par exemple, le suivi des calendriers d’entretien des véhicules, la collecte des registres).
- Documentation de soutien pour les fournisseurs de services, au besoin.
- Effectuer toute autre tâche administrative ou liée à la chaîne d’approvisionnement qui vous sera confiée.
Composantes de la formation et objectifs d’apprentissage :
- Le stagiaire acquerra une expérience de travail dans un environnement international et multiculturel, au sein de l’OIM.
- Accroître la sensibilisation aux activités de coopération internationale et à la collaboration inter-agences des Nations Unies.
- Contribuer à la mise en œuvre d’ initiatives liées à la chaîne d’approvisionnement dans un environnement de travail international.
- Appuyer les initiatives liées à la chaîne d’approvisionnement, en accord avec la mission et les objectifs mondiaux de l’OIM.
- Acquérir une compréhension de base des processus d’approvisionnement (demandes de prix, demandes d’achat, bons de commande).
- Développer des compétences en analyse de devis et en gestion documentaire
- Apprenez les pratiques de conformité et de tenue de registres appropriées
- Acquérir de l’expérience en coordination et soutien logistiques
- Comprendre la gestion des stocks, des actifs et des fournisseurs
- Renforcement des compétences administratives et de coordination
Qualifications
Qualifications et expérience requises
Éducation:
- Être inscrit en dernière année d’un programme de premier cycle universitaire en administration des affaires, en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en management ou dans un domaine connexe, auprès d’un établissement d’enseignement supérieur accrédité (niveau licence minimum ou équivalent) ; ou
- Être inscrit à un programme d’études supérieures dans l’un des domaines susmentionnés (deuxième diplôme universitaire ou équivalent, ou supérieur); ou
- Être titulaire d’un diplôme universitaire (comme mentionné ci-dessus) et, en cas de sélection, devoir commencer le stage dans l’année suivant l’obtention du diplôme.
Expérience:
- Expérience préalable en chaîne d’approvisionnement, approvisionnement, administration des affaires ou dans un domaine connexe.
- Expérience en tâches administratives, systèmes ERP, etc.
- Une expérience de travail dans un environnement multiculturel ou international est un atout.
Voyage:
- Non requis.
Compétences
- Excellentes compétences en communication orale et écrite.
- Capacité à rédiger des courriels, des rapports et des présentations de qualité professionnelle.
- Écoute active et analyse des données.
- Capacité à prioriser les tâches et à respecter les délais.
- Souci du détail et grande précision.
- Capacité à gérer les plateformes de réunions virtuelles (Zoom, Teams).
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Capacité à collaborer avec différentes équipes et différents départements.
- Excellentes aptitudes relationnelles pour interagir avec le personnel et les parties prenantes.
- Professionnalisme et capacité à travailler dans un environnement international et diversifié
Langues
Pour ce stage, la maîtrise de l’anglais et de l’arabe est requise (communication orale et écrite).
Les compétences linguistiques requises seront spécifiquement évaluées au cours du processus de sélection, qui peut comprendre des évaluations écrites et/ou orales.
