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Description du poste
CARE International Côte d’Ivoire recrute :
DEUX (02) ASSISTANTES ADMINISTRATIVES STAGIAIRES
Le poste sera basé à Abidjan
RESUME & RESPONSABILITES DU POSTE
Sous la supervision de la Responsable de l’Administration et en accord avec la vision, la mission et
les valeurs fondamentales de CARE, l’Assistante Administrative Stagiaire est chargée de gérer le
standard du bureau d’Abidjan, d’accueillir et orienter les visiteurs, et de fournir un appui à l’administration et au Support en général ; notamment en matière de secrétariat et de l’organisation des réunions du bureau d’Abidjan. Elle est également chargée, dans le cadre de la mise en place des accords-cadres avec les hôtels, de dresser la liste exhaustive des prestataires hôteliers à contacter en fonction des besoins de la mission, de préparer et de planifier des sessions avec les prestataires hôteliers pour échanger sur les accords-cadres, et faire le suivi des dossiers après la négociation.
Elle exécute toutes ses tâches en respect avec les procédures en vigueur à CARE et dans le respect
des valeurs fondamentales de CARE.
De façon spécifique, l’assistante administrative stagiaire assurera les tâches et responsabilités suivantes :
1. Faire la mise à jour de la liste des fournisseurs agrée des prestataires hôteliers pour définir une base du document de travail (prendre en compte les données transmises par les collègues) ;
2. Contacter les partenaires pour solliciter les rencontres ;
3. Préparer et planifier les sessions de rencontre avec les prestataires et faire le suivi des dossiers ;
4. Recueillir auprès des collègues les feed-back du terrain sur la qualité des hôtels pour permettre de documenter l’évaluation des hôtels ;
5. Apporter un appui administratif de qualité au bureau d’Abidjan ;
6. Assurer une bonne gestion du téléphone ;
7. Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs.
Profil du poste
QUALIFICATIONS-EXPERIENCES ET QUALITES REQUISES
• Un diplôme d’enseignement supérieur (BAC+2) ou BTS en secrétariat bureautique, assistanat, communication, gestion commerciale ou tout autre diplôme équivalent ;
• Avoir une expérience d’au moins un an dans un poste d’assistante administrative ou un
poste similaire ;
• Avoir une bonne connaissance pratique en informatique notamment de l’internet et des
Logiciels tels que : Word, Excel, Power Point ;
• Connaissance avérée de la messagerie électronique ;
• Avoir une bonne maîtrise (écrit et parlé) de la langue française ;
• Une bonne connaissance écrite et parlée de la langue anglaise est souhaitée ;
• Avoir une bonne capacité rédactionnelle en français ;
• Être flexible avec une grande capacité d’adaptation, d’organisation et de planification ;
• Développer et entretenir un environnement de travail basé sur le respect de la diversité dans un contexte multiculturel ;
• Respecter les délais ;
• Avoir l’esprit d’initiative et d’équipe ;
• Être proactif ;
• Avoir le sens de la confidentialité.
Dossiers de candidature
CONDITIONS DE TRAVAIL
La titulaire du poste reporte directement à la Responsable de l’Administration.
La titulaire du poste sera basée à Abidjan.
COMMENT POSTULER
Envoyer vos dossiers de candidature avec la mention « CANDIDATURE AU POSTE D’ASSISTANTE ADMINISTRATIVE STAGIAIRE » contenant une lettre de motivation, un
Curriculum Vitae et les contacts de trois références à [email protected] au plus tard le
Lundi 22 janvier 2024 à 16H00.
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