OBJECTIF DU RÔLE :

  Le /La responsable des subventions, de la localisation et des partenariats est chargé(e) d’assurer une gestion efficace et de haute qualité des subventions au sein du bureau de pays du Kenya. Il/Elle assurera le pilotage stratégique de la gestion des subventions tout au long de leur cycle de vie, en veillant au respect des exigences des bailleurs de fonds, des politiques de Save the Children et des normes de l’organisation.

Ce poste consiste à piloter la gestion de l’ensemble des subventions et partenariats au sein du bureau pays, en veillant à la mise en place de systèmes, processus et contrôles robustes pour garantir l’efficacité des programmes, le respect des exigences des bailleurs de fonds, la performance du portefeuille et la gestion des risques. Le/la responsable des subventions, de la localisation et des partenariats établira et promouvra les meilleures pratiques en matière de gestion des subventions, en étroite collaboration avec les équipes Développement et Qualité des Programmes (DQP), Finances, Opérations et Programmes, afin d’assurer la mise en œuvre et le suivi efficaces des subventions.

En outre, ce poste implique un leadership stratégique en matière de localisation et de développement de partenariats, renforçant ainsi l’engagement auprès des acteurs locaux et veillant à ce que les engagements du bureau de pays en matière de localisation soient intégrés à la conception, à la mise en œuvre et à la gestion des partenariats des programmes. Le/la titulaire du poste sera le point de contact privilégié des membres et des donateurs pour les questions relatives aux subventions, favorisant des relations solides et assurant une communication réactive et axée sur les solutions.

Le/La responsable des subventions, de la localisation et des partenariats est chargé(e) de la performance du portefeuille de subventions, du suivi des risques et des opportunités, de la mise en œuvre rapide d’actions correctives et de l’application uniforme des systèmes et processus de gestion des subventions dans tous les départements. Grâce à un leadership efficace, une coordination efficace et une implication active des parties prenantes, ce rôle contribue à la réalisation des objectifs du programme, à la pérennisation des partenariats, au renforcement de la confiance des donateurs et à la croissance stratégique globale du bureau de pays au Kenya.

ÉTENDUE DU RÔLE : 

Relève du  directeur pays  .

Personnel relevant de ce poste : 4 personnes –  Coordinateur des prix et des partenariats, Responsable des prix et des finances, Assistant des prix et des partenariats et Stagiaire des prix et des partenariats.

Responsabilités budgétaires : Aucune

Description du poste : Le/La responsable des subventions, de la localisation et des partenariats est chargé(e) de gérer un portefeuille de subventions à risque élevé, moyen et faible au sein du bureau de pays du Kenya. Il/Elle assure un leadership et une supervision rigoureux, notamment pour les subventions complexes et à haut risque. Ce poste exige une coordination interne et externe étendue, une forte implication des parties prenantes et un soutien stratégique pour tous les aspects de la gestion des subventions, y compris la contractualisation, la conformité aux exigences des bailleurs de fonds, le reporting et le suivi de la performance du portefeuille.

Le/la titulaire du poste est responsable du respect des normes essentielles et des indicateurs clés de performance (KPI) de gestion des subventions de Save the Children pour l’ensemble du portefeuille au Kenya. Point de coordination central entre les équipes PDQ, Finances et Opérations, le/la responsable des subventions assure une gestion efficace des subventions tout au long de leur cycle de vie. Il/elle est l’interlocuteur/trice privilégié(e) des membres et des donateurs, et privilégie une communication réactive et axée sur les solutions, tout en favorisant des relations de travail solides.

Le/La responsable des subventions, de la localisation et des partenariats  pilote le portefeuille de partenariats et la mise en œuvre locale des programmes, garantissant ainsi leur déploiement à grande échelle grâce à des partenariats stratégiques et équitables. Ce rôle consiste à mettre en œuvre la stratégie de localisation selon ses sept dimensions et à intégrer les partenaires tout au long du cycle de vie des programmes, de la conception à la mise en œuvre et à l’apprentissage, tout en renforçant les systèmes, les processus et les pratiques de partage des risques. Le/La responsable  est chargé(e) du suivi de la performance des subventions, de l’identification et de la remontée proactive des risques et problèmes, et de la mise en œuvre rapide des mesures d’atténuation. Il/Elle veille également à la mise en œuvre et au respect efficaces des systèmes, processus et contrôles de gestion des subventions dans tous les départements, en particulier en matière de conformité aux exigences des bailleurs de fonds, de qualité des rapports, de gestion financière et de respect des obligations liées aux subventions. Grâce à une coordination et un leadership solides, ce rôle contribue à optimiser les opportunités de financement, à réduire les risques de non-conformité et à améliorer l’efficacité globale du portefeuille du bureau pays.

Déplacements :  Occasionnels 

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ : 

Planification, développement et gestion de portefeuille :

• Coordonner la soumission en temps opportun de toutes les informations et documents requis à l’AMS par les fonctions concernées, au fur et à mesure que de nouvelles opportunités de financement sont identifiées.
• Examiner les conventions d’attribution afin d’identifier les risques potentiels et fournir des résumés des principaux domaines de risque.
• Participer aux processus de décision d’opportunité/de refus avec les membres et l’équipe de direction (SMT), y compris les évaluations des opportunités et des risques.
• Élaborer des stratégies d’optimisation du financement en collaboration avec l’équipe des finances, y compris les plans de contrepartie, le CAM et d’autres mécanismes de financement.
• Appuyer le directeur pays et le responsable SPD dans le renforcement de l’engagement et de la gestion des relations avec les membres et les représentants des donateurs sur les questions de gestion des subventions et de conformité.
• En collaboration avec l’équipe PDQ, fournir des informations stratégiques sur le portefeuille à l’équipe de direction et aux membres de Save the Children par le biais d’un rapport mensuel d’analyse de portefeuille, mettant en évidence les opportunités en cours, les subventions actives, les subventions en cours de modification, les subventions à haut risque et les subventions clôturées.

Gestion des prix et gestion des AMS :

• Veiller à ce que tous les processus liés au cycle de vie des subventions soient menés à bien dans les délais impartis via les flux de travail AMS et que toutes les informations pertinentes soient correctement conservées dans le système et, le cas échéant, dans des fichiers papier.
• Assurer la liaison directe avec les membres afin de garantir la diffusion en temps voulu des flux de travail et des résumés de fonds suite à l’approbation de l’attribution.
• Mettre en place des mécanismes de diffusion des informations relatives aux subventions afin de garantir que tous les membres clés du personnel comprennent les exigences et les attentes liées aux subventions tout au long de leur cycle de vie.
• Veillez à ce que les réunions de lancement soient organisées rapidement pour tous les nouveaux projets et à ce que les structures de codage et les budgets soient communiqués efficacement aux responsables budgétaires.
• Responsable de la gestion des relations et de l’engagement des membres en tant que point focal SCI pour les attributions, coordonnant les examens et les révisions SCI/Membres des propositions, des budgets et des accords.
• Fournir régulièrement au responsable financier des mises à jour sur les nouvelles attributions ayant un impact sur l’analyse des écarts du budget principal et co-diriger la maintenance du calculateur CAM.
• Diriger l’analyse des rapports d’écart entre le budget et les dépenses réelles (BVA) pour les réunions mensuelles d’examen des attributions. Collaborer avec les responsables budgétaires pour élaborer et mettre en œuvre des plans d’actions correctives et suivre les progrès réalisés par rapport aux actions convenues.
• Organiser les réunions mensuelles d’examen des récompenses et tenir un registre des points d’action et des problèmes en suspens.
• Fournir des conseils sur la codification budgétaire et les réaffectations en collaboration avec les responsables budgétaires.
• Coordonner en temps opportun les réalignements budgétaires, les modifications, les prolongations de coûts et les demandes de prolongation sans frais auprès des membres et des donateurs.
• Collaborer étroitement avec les Opérations de Programme pour garantir la tenue en temps voulu des réunions de clôture des subventions. S’assurer que toutes les réunions sont documentées, que les comptes rendus sont archivés dans le système de gestion des actifs (AMS) et que les actions de suivi sont menées à bien.
• S’assurer que le système AMS est correctement tenu à jour et fournit une piste d’audit complète pour toutes les attributions et sous-attributions.
• Appuyer les gestionnaires de programmes dans l’élaboration du budget, la répartition des coûts, le suivi budgétaire, le phasage et les prévisions, en veillant à ce que les budgets des subventions échelonnées soient téléchargés dans Agresso.

Rapports aux membres et aux donateurs :

• Coordonner le processus de rapportage des prix afin de garantir la soumission de rapports de haute qualité dans les délais convenus.
• Communiquez le calendrier de présentation des rapports sur les récompenses à l’équipe de direction élargie le premier jour ouvrable de chaque mois.
• Appuyer la préparation des rapports financiers, cette responsabilité étant transférée au service des finances une fois que les effectifs nécessaires seront en place.
• Examiner tous les rapports d’attribution avant leur soumission aux membres et aux donateurs afin d’en assurer l’exhaustivité, l’exactitude et la conformité.
• Partager mensuellement les commentaires qualitatifs des membres sur les rapports avec les parties prenantes concernées.
• S’assurer que les donateurs et les membres sont informés de tout problème important lié aux prix.
• Gérer les relations contractuelles avec les donateurs et les membres grâce à une communication efficace sur les rapports, les contrats, les modifications et les audits.
• Collaborer avec les fonctions et les membres concernés afin de renforcer les capacités du personnel de projet en matière de rapports de qualité.

Conformité des donateurs :

• S’assurer que les exigences de conformité des donateurs, y compris les délais de déclaration, les procédures de modification, les exigences d’audit et les politiques de gestion des subventions SCI, sont clairement comprises et respectées.
• Veiller à ce que les problèmes potentiels de conformité et les demandes de modification soient communiqués rapidement aux donateurs par l’intermédiaire du membre compétent de Save the Children.
• Élaborer des analyses de rentabilité et appuyer les négociations lorsque les demandes de dérogation ou d’exemption des donateurs nécessitent une justification détaillée.
• Collaborer avec les points focaux des membres pour s’assurer que toutes les exigences de conformité des donateurs sont prises en compte dans l’AMS avant le lancement des flux de travail de synthèse des fonds.

Localisation:

• Diriger la mise en œuvre de la stratégie de localisation du bureau de pays, conformément au cadre de partenariat mondial de Save the Children, à sa politique de localisation, à ses engagements dans le cadre du Grand Bargain et aux normes CHS.
• Veiller à ce que les priorités en matière de partenariat et de localisation soient pleinement intégrées à la planification stratégique nationale, aux plans annuels et aux stratégies de réponse humanitaire.
• Piloter la mise en œuvre opérationnelle de la localisation dans ses sept dimensions, en identifiant et en traitant les goulets d’étranglement opérationnels et en influençant les systèmes, les processus et la prise de décision.
• Coordonner les auto-évaluations périodiques des partenariats et de la localisation, en veillant à ce que les plans d’action soient élaborés, mis en œuvre, suivis et communiqués à l’équipe de direction.

Gestion des partenariats :

• Fournir un soutien en matière de renforcement des capacités et de conformité aux partenaires nouveaux et existants, en travaillant en étroite collaboration avec les opérations de programme pour garantir que les performances des partenaires répondent aux attentes des donateurs.
• Effectuez des contrôles ponctuels réguliers pour vous assurer que toute la documentation des partenaires, y compris les rapports, est téléchargée et mise à jour dans AMS.
• Diriger et coordonner les processus de définition du périmètre, de cartographie, d’évaluation et de sélection des partenaires en collaboration avec PDQI et les équipes de programme (mise en œuvre du cycle de gestion équitable des partenariats).
• S’assurer que les partenaires participent activement à la conception du programme, à l’élaboration des propositions, à la planification et à la budgétisation, y compris en allouant des ressources adéquates au soutien des partenaires et au renforcement de leurs capacités.

Gestion et développement du personnel :

• Renforcer les capacités de l’équipe de gestion des subventions en matière de gestion du cycle de vie des subventions et développer les compétences des responsables budgétaires concernant leurs rôles et responsabilités en matière de gestion des subventions.
• Gérer la performance des collaborateurs directs grâce à une application efficace du système de gestion de la performance de SCI.
• Remédier aux performances insuffisantes par une documentation claire, des plans d’amélioration des performances et des plans de travail de développement structurés.
• Favoriser une culture de responsabilité, d’apprentissage continu et de développement professionnel au sein de l’équipe.

COMPORTEMENTS (Valeurs en pratique ) 

Responsabilité:

• Se tient responsable de ses décisions, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation des objectifs et du respect des valeurs de Save the Children
• Elle responsabilise l’équipe et les partenaires quant à l’exécution de leurs tâches, en leur laissant la liberté de travailler de la manière qu’ils jugent appropriée, en leur fournissant le développement nécessaire pour améliorer leurs performances et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition:

• se fixe des objectifs ambitieux et stimulants, ainsi qu’à son équipe, prend en charge son propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même.
• partage largement sa vision personnelle de Save the Children, mobilise et motive les autres
• Tourné vers l’avenir, il pense de manière stratégique et à l’échelle mondiale.

Collaboration:

• établit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les membres et les partenaires et soutiens externes.
• valorise la diversité et la considère comme une source de force concurrentielle
• accessible, à l’écoute, facile d’approche.

Créativité:

• développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes
• prêt à prendre des risques calculés.

Intégrité:

• honnête, encourage l’ouverture et la transparence ; fait preuve d’une intégrité irréprochable.

QUALIFICATIONS 

• Baccalauréat en développement international, administration des affaires, finance, comptabilité ou dans un domaine connexe.
• Une qualification professionnelle en comptabilité (CPA, ACCA ou équivalent) est fortement souhaitable.
• Au moins 10 ans d’expérience à responsabilités croissantes dans la gestion de prix, de subventions, de portefeuilles ou de finances, de préférence au sein d’une ONG internationale ou d’un environnement financé par des donateurs, dont au moins 7 ans à un poste de direction.
• Expérience avérée dans la gestion de portefeuilles complexes et multidonateurs et dans la direction d’équipes transversales pour obtenir des résultats de haute qualité en matière de gestion de programmes et de subventions.

EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES

Essentiel

• Expérience avérée en matière de gestion du personnel, de supervision, d’encadrement et de renforcement des capacités, notamment dans la gestion des subventions et des attributions de prix.
• Expérience significative dans la gestion de portefeuilles de subventions complexes et de programmes financés par des donateurs.
• Expérience avérée en matière de gestion de subventions et de contrats, y compris l’administration des sous-traitances et le respect des obligations envers les donateurs.
• Solide connaissance des exigences et réglementations des principaux bailleurs de fonds institutionnels, notamment l’USAID, le FCDO, ECHO, l’UE, l’UNICEF, le PAM et d’autres bailleurs de fonds bilatéraux et multilatéraux.
• Expérience en matière de développement et de mise en œuvre de systèmes, de processus et de contrôles de gestion des attributions tout au long de leur cycle de vie.
• Capacité démontrée à communiquer efficacement et à influencer les parties prenantes dans un environnement multiculturel complexe.
• Excellentes compétences interpersonnelles, de négociation, d’animation et de gestion des relations.
• Solides compétences en gestion financière, notamment en matière d’élaboration de budgets, de prévisions, d’analyse financière et de suivi budgétaire.
• Excellentes aptitudes d’analyse et de résolution de problèmes, avec un grand souci du détail.
• Capacité avérée à identifier, évaluer et atténuer les risques liés aux récompenses.
• Solides compétences en planification, organisation et coordination, avec la capacité de gérer plusieurs priorités et de respecter des délais serrés.
• Capacité à rester flexible, adaptable et réactif dans un environnement en constante évolution.
• Maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Excel (niveau avancé), Word, Outlook et des systèmes de gestion financière.
• Expérience de travail en collaboration avec les équipes de développement et de qualité des programmes (PDQ), des opérations, des partenariats et des finances.
• Capacité et volonté de se déplacer régulièrement sur le terrain et de travailler efficacement dans des environnements difficiles lorsque cela s’avère nécessaire.
• Sensibilité culturelle très développée et capacité avérée à travailler efficacement avec des personnes issues de milieux et de cultures divers.
• Un engagement ferme envers la vision, la mission, les valeurs et les programmes de Save the Children en matière de droits de l’enfant.
• Engagement à respecter toutes les politiques de Save the Children, notamment en matière de protection de l’enfance, de prévention de l’exploitation et des abus sexuels (PSEA), de santé et de sécurité, et de sûreté.
• Exigences en matière de diversité, d’équité et d’inclusion, et de code de conduite.

Souhaitable

• Expérience d’utilisation du système de gestion des récompenses (AMS).
• Expérience significative de travail avec des ONG internationales dans des contextes humanitaires et de développement complexes.
• Expérience en matière de localisation, de développement de partenariats et de renforcement des capacités des partenaires.
• Expérience en matière de gestion de partenariats stratégiques avec des ONG locales, des organisations communautaires, des institutions gouvernementales et des acteurs du secteur privé.
• Compréhension du cadre de gestion des programmes et des systèmes opérationnels de Save the Children.
• Expérience en matière de soutien à la mobilisation des ressources, à l’élaboration de propositions et aux initiatives de développement commercial.
• Connaissance du système ERP Agresso/Unit4 ou de systèmes de gestion financière similaires.
• Expérience en matière de conduite du changement organisationnel, d’amélioration des processus et d’optimisation de portefeuille.

L’ORGANISATION

Nous employons environ 25 000 personnes à travers le monde et intervenons sur le terrain dans plus de 100 pays pour aider les enfants touchés par des crises ou ceux qui ont besoin de meilleurs soins de santé, d’une meilleure éducation et d’une meilleure protection. Nous menons également des campagnes de plaidoyer au plus haut niveau pour faire respecter les droits des enfants et veiller à ce que leur voix soit entendue. 

 Nous travaillons à réaliser trois avancées majeures d’ici 2030 dans la manière dont le monde traite les enfants :

• Aucun enfant ne meurt de causes évitables avant son cinquième anniversaire.
• Tous les enfants bénéficient d’une éducation de base de qualité et cela,
• La violence envers les enfants n’est plus tolérée.

Save the Children est un employeur qui respecte l’égalité des chances et cherche à employer et à affecter les talents les plus qualifiés.

Les candidatures féminines sont encouragées .

Clause de non-responsabilité: 

Attention ! Certaines personnes peuvent usurper le nom de SCI pour soutirer de l’argent à des personnes en recherche d’emploi. Nous ne faisons appel à aucun recruteur ni agence pour trouver des candidats. Si une personne vous contacte et vous promet un recrutement ou un placement chez SCI contre rémunération, refusez toute offre et contactez-nous à l’adresse [email protected].

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.