PRÉSENTATION ALIMA
L’ESPRIT ALIMA : la raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients et aux patientes, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.
NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé sexuelle et reproductive incluant les violences basées sur le genre, Santé Primaire et secondaire, la chirurgie, les soins pédiatriques, les maladies tueuses tel que Paludisme, IRA, Diarrhée, Épidémies (Fièvres hémorragiques, méningite, Choléra, Rougeole, Dengue, Covid-19).
NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Ethiopie, Haïti, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud, Sénégal, Mauritanie et Soudan.
ALIMA à Kasai (RDC)
ALIMA dispose d’une présence opérationnelle en Ituri depuis 2022, notamment dans les Zones de Santé de Bunia et de Rwampara, et bénéficie d’une bonne connaissance du contexte et des acteurs sanitaires locaux.
Dès la déclaration de l’épidémie d’Ebola, ALIMA a activé son dispositif d’urgence, mobilisé ses équipes et ses stocks prépositionnés, et obtenu l’accréditation de l’Institut National de Santé Publique (INSP) pour participer officiellement à la riposte.
ALIMA possède une expertise reconnue dans la gestion des épidémies de fièvres hémorragiques virales en RDC et à l’international. L’organisation a joué un rôle majeur lors de plusieurs flambées d’Ebola en RDC (11e à 16e épidémies) ainsi qu’en Guinée, en Ouganda, en Guinée Équatoriale et au Rwanda, à travers la prise en charge des cas, la surveillance, la prévention et contrôle des infections (PCI) et le renforcement des capacités des personnels de santé.
Depuis 2020, ALIMA s’appuie sur un plan national de préparation et de réponse aux fièvres hémorragiques virales lui permettant de déployer rapidement du personnel qualifié et des ressources médicales et WASH.
L’organisation est également à l’origine du concept CUBE (Chambre d’Urgence Bio Sécurisée pour Épidémies), une innovation reconnue internationalement pour la prise en charge sécurisée des patients atteints de maladies hautement infectieuses. Plus récemment, ALIMA a participé à la réponse à la précédente épidémie d’Ebola à Bulape ainsi qu’à la riposte contre l’épidémie de Mpox en RDC en 2024–2025, confirmant sa capacité à intervenir rapidement et efficacement dans les urgences sanitaires majeures.
L’ONG ALIMA recrute un(e) Responsable Administration Projet
LIEU DE MISSION : Nord Kivu avec déplacement
PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ
Niveau 2 : soit le titulaire du poste aura accès à des données à caractère personnel concernant des enfants ou/et des adultes vulnérables dans le cadre de son travail, soit il occupera un poste « réglementé »; Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.
LIENS FONCTIONNELS ET HIÉRARCHIQUES
Il·Elle rend compte au Coordinateur.rice Projet urgence (responsable hiérarchique) et au Coordinateur ou à la Coordinatrice des Finances et des RH (responsable technique).
Il·Elle encadre des assistants administrateur des terrains.
MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES AU SEIN DE L’ONG ALIMA
Le ou la RAP a pour objectif général d’assurer la gestion des ressources humaines et des ressources financières du projet conformément aux obligations légales et aux politiques, standards et procédures ALIMA et de ses bailleurs de fonds durant cette réponse Ebola.
Il·Elle est responsable d’une part, d’organiser la gestion administrative du personnel (national et international) et d’en superviser la gestion qualitative, et d’autre part, de décliner, valoriser et gérer les moyens financiers nécessaires à la mise en œuvre des décisions opérationnelles.
Dans ses différents domaines d’intervention le ou la RAP devra s’assurer :
du respect des règles et procédures ALIMA décidées pour le pays
de la bonne organisation fonctionnelle des ressources sur ses terrains
du suivi de l’utilisation des moyens mis à sa disposition(dépenses et engagements)
de l’adéquation en nombre, compétences et affectations des RH administratives
d’appuyer, encadrer son équipe
Comptabilité
Mise en œuvre des procédures : sécurité de l’argent (gestion des caisses, des transferts, des avances), engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers).
Suivi des affectations comptables (codes comptables, projets, codes bailleurs) à travers le suivi des tableaux d’allocation par les bailleurs de fonds.
Gestion des caisses, Coffre et banques de son projet
S’assurer de l’enregistrement comptable (en propre ou délégué à un assistant), classement des pièces comptables, réalisation de la clôture terrain mensuelle, et envoi mensuel des pièces comptables en coordination.
Réception des comptabilités corrigées par la capitale, analyse des écarts, actions correctives.
Mettre en place un système de scannage régulier et systématique des pièces comptables
Gestion de la trésorerie
Objectif : Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au déroulement du projet
Suivi des soldes bancaires, caisses et coffre sur le projet
Connaissance du circuit d’approvisionnement, analyse des risques financiers
Anticipation des dépenses et demande de trésorerie mensuelle.
Proposition des soldes minimum nécessaires sur chaque caisse Coffre et banque du projet.
Assurer les mesures de sécurité des mouvements de fonds et ajuster si nécessaire en fonction du contexte.
Gestion générale des moyens
Objectif : Mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l’utilisation des ressources matérielles.
Gestion administrative des structures et véhicules (choix, organisation, contrats, intendance, assurance…).
Participation à l’élaboration du cadre d’approvisionnement pour son terrain.
Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations, donations, etc.).
En lien avec les responsables d’activités, création et analyse d’indicateurs de gestion des ressources afin de garantir l’utilisation des fonds conformément aux contrats de financement et aux mesures correctives proposées.
Tient à jour l’archivage administratif du projet.
Gestion budgétaire
Récolte de toutes les informations nécessaires concernant les activités et les ressources
Participation, sous la responsabilité du Coordinateur ou de la Coordinatrice Finances et RH et du Coordinateur ou de la Coordinatrice Terrain, à la mise en forme et la traduction budgétaire des éléments de gestion de ressources.
Analyse, en lien avec le Coordinateur ou la Coordinatrice Terrain, des suivis budgétaires mensuels généraux et spécifiques (axes analytiques), alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Finances et RH.
Élaborer le prévisionnel de son projet par contrat de financement et suivre, Alerter le Coordinateur ou la Coordinatrice en cas de gap.
Gestion administrative du personnel
a- Paie et cotisations sociales
Est responsable de la paie mensuelle des salariés de son ou ses projets.
Est responsable de la mise à jour des dossiers du personnel et de leur archivage électronique.
Veille, sous la responsabilité du coordinateur ou de la coordinatrice Finances et RH à la diffusion des documents de référence RH au personnel et en assure le respect des principes (règlement intérieur, politiques RH incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles).
b- Contrats de travail et suivi
Assure le suivi les congés annuels du personnel de son ou ses projets
Assure le suivi de tous les événements administratifs (congés de circonstance, etc)
c- Recrutement
Est le garant du suivi des procédures de recrutement sur le projet
Assure la partie RH et administrative des recrutements de ses projets selon la politique de recrutement ALIMA en vigueur, faire appel au coordinateur ou à la coordinatrice RH en cas de doute ou blocage
Participe aux entretiens des collaborateurs de niveau 1 à 8 (entretien RH)
Gestion qualitative du personnel d’ALIMA
Composition des équipes
Assure la mise à jour régulière des organigrammes et est force de proposition dans les réorganisations éventuelles
Aide à la réalisation des descriptions de postes et s’assure de leur mise à jour par les responsables d’équipes
Bilans individuels
Rappelle au responsable d’équipe au moins 3 mois avant la fin de contrat de faire un bilan avec le collaborateur
S’assure que le document de support utilisé pour le bilan est le dernier partagé par la coordination
Participe à l’élaboration d’un plan de formation de son projet
Est responsable de l’organisation et du suivi du plan de formation sur le projet
Communication interne et représentation du personnel
Diffuse l’information au personnel sur l’association et la mission
Organise des réunions du personnel
Participe à la résolution des conflits de travail en collaboration avec les coordinateurs.trices projets, les responsables d’équipes et le coordinateur ou la coordinatrice RH
Mise en oeuvre des mesures de protection contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles:
Participe aux formations et aux séances de sensibilisation
Applique les standards relatifs à la prévention des abus
Assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les règles de prévention des abus
Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur
EXPERIENCES ET COMPETENCES POUR CE POSTE AU SEIN D’ALIMA
Expériences :
Expérience d’au moins 01 ans sur un poste similaire avec un même volume d’activité (budget d’au moins 1 M€)
Expérience dans un contexte d’intervention comparable (humanitaire médical)
Expérience en termes de gestion d’équipe et de développement du personnel
Formation :
Diplôme d’études supérieures en administration, en gestion financière et/ou en gestion des ressources humaines souhaité
Parfaite maîtrise du package MS Office, en particulier Excel et bonne maîtrise de SAGA et Homère atouts importants
Qualités du candidat :
Capacité d’analyse, d’organisation et d’écoute
Sens critique et force de proposition
Rigueur, autonomie et curiosité
Flexibilité et gestion du stress
Capacité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels
Langues
Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable
L’anglais est un atout
CONDITIONS
Durée et type de contrat : CDD de droit français de 1 mois avec possibilité de prolongation
Prise de poste : Dès que possible
Salaire : Salaire grille salariale ALIMA + valorisation d’expériences + Perdiem
ALIMA prend en charge :
Les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission
2,08 jours de congés par mois
Per diem journalier
La couverture médicale du premier jour de contrat à un mois après la date de départ du pays de mission pour l’employé et ses ayants droits
La politique de break tous les 3 mois (pour 6 mois de mission)
L’évacuation pour l’employé
DOCUMENTS À ENVOYER
Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et Lettre de Motivation en ligne.
Les candidatures sont traitées suivant l’ordre d’arrivée. ALIMA se réserve le droit de fermer l’offre avant le terme initialement indiqué si une candidature est retenue. Seules les candidatures complètes (CV en format PDF + Lettre de Motivation) seront étudiées.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
