MAIS DU POSTE :

Le/La Coordinateur(trice) des Achats constitue un maillon essentiel de l’équipe Supply Chain de Save the Children à Bunia, dont la mission est de garantir la mise à disposition efficace des biens et services pour l’ensemble des activités de l’organisation en Ituri.

Le/La titulaire du poste est responsable de :

• Veiller à ce que les biens et services adéquats soient achetés et livrés aux programmes dans les délais requis afin de contribuer à l’obtention de résultats durables pour les enfants.
• Garantir le meilleur rapport qualité-prix (Value for Money) à travers des processus d’approvisionnement compétitifs, transparents et conformes.
• Superviser et gérer l’exécution des processus d’achats à toutes les étapes, notamment en ce qui concerne les demandes d’achats (PR), les bons de commande (PO) et les contrats.
• Fournir un appui technique spécialisé (SME) et des conseils en approvisionnement aux responsables de projet et aux demandeurs internes.
• Appuyer le Supply Chain Manager dans la gestion des achats internationaux effectuée par l’intermédiaire de l’Unité Régionale des Achats (RPU).

ETENDUE DU POSTE :

Reporte à :   Responsable Supply Chain 

Subordonnés directs  :   …

Indirect :   équipes Supply Chain dans les bases  

Employés devant reporter à ce poste :  Procurement Officers et Procurement Assistants

Direct :  3

Responsabilités Budgétaires :  Aucune

Dimensions du rôle :  RAS

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ : 

Stratégies 

1. Approvisionnement en biens et services (Achat)

• Superviser et gérer la préparation et l’exécution des processus d’approvisionnement à toutes les étapes, en particulier la gestion des bons de commande et des contrats. 
• Conseiller sur les meilleures sources d’approvisionnement en coordination avec les Procurement Officers et Procurement Assistants. 
• Vérifiez les demandes d’achat afin de s’assurer que toutes les informations requises sont complètes et conformes. 
• Traiter les demandes d’achat à travers les accords-cadres (FWA) et les listes de fournisseurs préqualifiés (PQS), et appuyer sur la conduite des analyses comparatives des offres, des comités d’achats et des processus d’émission des bons de commande. 
• Veiller à ce que les biens et services achetés correspondant aux besoins des programmes, soient de qualité satisfaisante et offrent un bon rapport qualité-prix. 
• Soutenir le responsable des achats afin de garantir le traitement rapide des commandes, leur suivi dans le Procurement Tracker, la communication régulière des statuts aux équipes programmes et l’archivage approprié de toute la documentation. 
• Assurer le suivi des activités d’approvisionnement afin de détecter toute suspicion de fraude ou de corruption et signaler immédiatement tout cas au Supply Chain Manager et au Head of Supply Chain. 
• Veiller au respect des politiques et procédures d’achats de Save the Children ainsi que des exigences des bailleurs, tout en apportant un appui-conseil aux bureaux terrain.
• Assurer le suivi de la conformité des contrats et des accords-cadres (FWA), créer les catalogues lorsque requis et gérer l’intégration des fournisseurs dans ProSave. 
• Veiller à ce que les achats internationaux, les importations et les opérations de dédouanement soient réalisés conformément aux besoins des programmes et aux budgets approuvés, tout en garantissant une livraison rapide des marchandises importées.

1. Gestion des fournisseurs

• Gérer et développer la base fournisseurs à travers le suivi de leurs performances, la communication régulière avec ceux-ci et la mise en œuvre de mesures de gestion des risques fournisseurs, notamment les vérifications préalables (vetting). 
• Sensibiliser les fournisseurs aux valeurs, politiques et procédures de Save the Children et s’assurer de leur engagement à les respecter dans le cadre des contrats conclus. 
• Appuyer les activités d’intégration des fournisseurs afin qu’un maximum de partenaires commerciaux puissent effectuer leurs transactions avec SCI à travers le réseau Ariba.

1. Gestion d’équipe et renforcement des capacités

• Réaliser les évaluations de performance et renforcer les capacités des Procurement Officers et des Procurement Assistants, en veillant à l’existence de plans de travail clairs, d’objectifs individuels définis ainsi que d’un accompagnement régulier. 
• Développer des relations de travail solides avec les équipes programmes afin de renforcer leurs pratiques d’approvisionnement et participer à la revue des plans d’achats en collaboration avec le Supply Chain Manager et le sourcing senior Officer.

1. Gestion de la performance

• Produire des rapports de gestion mensuels et trimestriels, incluant l’analyse des données ainsi que des recommandations visant à améliorer l’efficacité des processus d’approvisionnement. 
• Appuyer le Supply Chain Manager dans le suivi des indicateurs de performance (KPI) du département achats, et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires pour améliorer les résultats et la performance des activités d’achats.

1. Systèmes, outils et processus

• Promouvoir et garantir le respect des politiques, procédures et normes de qualité en matière d’approvisionnement. 
• Assurer la mise en œuvre des activités d’intégration des fournisseurs afin d’augmenter la proportion des transactions réalisées via le réseau Ariba. 
• Fournir un appui aux utilisateurs de ProSave ainsi que des conseils techniques relatifs aux demandes d’achats. 
• Contribuer, selon les besoins, aux initiatives du siège relatif aux systèmes globaux de gestion de la chaîne d’approvisionnement, avec un accent particulier sur les achats, conformément aux orientations des bureaux régionaux et du siège.
• Mettre en œuvre et assurer la conformité avec la politique d’achats, le manuel des achats et les procédures établies.
• Instaurer une culture de tolérance zéro envers la fraude, en donnant l’exemple au plus haut niveau.

QUALIFICATIONS 

Etre détenteur d’un Minimum Bac + 5 ans en gestion logistique ; Achats ou domaines connexes et / ou Chartered Institute of Purchasing & Supply (CIPS) ou expérience équivalente ou évolutive 

EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES

Essentielles

• Minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente dans le domaine des achats, de préférence au sein d’une ONG ou d’un programme de développement, avec une solide expérience dans la gestion des achats médicaux et non médicaux ainsi que des processus de logistique et de gestion de la chaîne d’approvisionnement.
• Expérience avérée dans la gestion d’achats internationaux complexes et à forte valeur ajoutée au sein d’une organisation de grande envergure.
• Bonne connaissance et expérience dans la mise en œuvre des processus d’approvisionnement, le suivi de la conformité contractuelle et la promotion des meilleures pratiques d’achats.
• Excellentes compétences en gestion des fournisseurs et forte capacité à les tenir responsables du respect de leurs engagements contractuels et opérationnels.
• Bonne connaissance des politiques des ONG et des bailleurs de fonds ainsi que de leurs exigences de conformité en matière d’approvisionnement et de gestion de la chaîne d’approvisionnement.
• Excellentes aptitudes relationnelles et de communication, notamment en matière d’influence, de négociation, de coaching et de gestion des parties prenantes.
• Excellentes capacités d’organisation, avec aptitude à gérer simultanément plusieurs dossiers et priorités concurrentes, tout en respectant les délais et en maintenant de bonnes relations avec les fournisseurs et les clients internes.
• Solides compétences en reporting, notamment dans la production rapide et précise de rapports de suivi des livraisons, de planification, d’analyse des prix, de rapports destinés aux bailleurs ainsi que de rapports mensuels de performance (KPI).
• Disponibilité et volonté d’effectuer des déplacements sur le terrain selon les besoins du poste, y compris dans des environnements complexes ou difficiles.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, avec une parfaite maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Engagement démontré envers la mission, les valeurs et les principes de Save the Children, ainsi qu’une bonne compréhension de ceux-ci.
• Disposition à effectuer des missions sur le terrain selon les besoins et à travailler dans des environnements difficiles.
• Maîtrise avancée des outils informatiques, en particulier MS Excel et Word.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite ; maîtrise du français parlé et écrit.
• Engagement et compréhension des objectifs, valeurs et principes de Save the Children.

Désirables

• Connaissance d’Anglais,
• Expérience dans l’utilisation des systèmes et outils informatisés de gestion des achats (ERP, ProSave, SAP Ariba ou autres plateformes d’approvisionnement électronique).