CONSULTANT NATIONAL : Établir un système robuste et bien structuré de classement et de catalogage UNFPA
Lieu : Accra, Ghana
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Informations sur le poste
- Identification du poste : 37828
- Date de publication : 11/10/2026 à 13h42
- Date limite de candidature : 17/11/2026 à 01h00
- Horaire de travail : Temps plein
- Lieu d’affectation : Accra, Ghana
- Grade : G2
- Type de poste vacant : Cabinet de conseil individuel
- Formation et expérience professionnelle : Certificat de fin d’études secondaires
Description du poste
Le poste
L’UNFPA Ghana a récemment mis en place une archive physique dédiée à la centralisation et à la préservation de ses documents et archives institutionnels importants. Bien que l’espace physique de l’archive ait été désigné, il ne dispose actuellement pas d’un système de gestion des archives (RMS) correctement structuré et standardisé pour régir systématiquement la classification, la conservation, la sécurité et l’indexation des fichiers.
L’organisation a besoin d’un consultant individuel spécialisé en gestion de l’information et des documents pour évaluer systématiquement les dossiers existants, établir une disposition fonctionnelle de la salle d’archivage, créer un système de suivi des archives numériques et former le personnel interne à la conformité et aux procédures d’archivage.
Vous relèverez du Responsable des Opérations Internationales.
Comment faire une différence ?
L’UNFPA est la principale agence des Nations Unies pour offrir un monde où chaque grossesse est prévue, chaque accouchement est sûr et où le potentiel de chaque jeune est réalisé.
Le Plan stratégique de l’UNFPA pour 2026-2029 énonce la réponse de l’organisation à un environnement mondial complexe, fournissant une feuille de route pour la résilience et le renouveau. Il vise à accélérer la mise en œuvre du Programme d’action de la Conférence internationale sur la population et le développement (CIPD) et la réalisation des Objectifs de développement durable d’ici 2030.
Ce mandat est poursuivi en se concentrant sur quatre objectifs interconnectés : mettre fin au besoin non satisfait de la planification familiale ; mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin à la violence basée sur le genre et aux pratiques nuisibles ; et s’adapter au changement démographique grâce à des preuves et des politiques fondées sur les droits.
Dans un monde où les droits humains fondamentaux sont en jeu, nous avons besoin d’un personnel éthique et de principe qui incarne ces normes et normes internationales et les défendra avec courage et conviction.
L’UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et offrent des résultats durables et à fort impact, garantissant des relations extérieures efficaces, des communications, la construction de partenariats et la mobilisation des ressources dans un paysage de développement et de financement en rapide évolution.
Nous avons besoin de personnel transparent, exceptionnel dans la gestion des ressources qui leur sont confiées, et qui s’engage à assurer l’excellence des résultats de programme.
Objectif du poste
L’objectif principal de ce cabinet de conseil est d’établir un système de classement et de catalogage robuste et bien structuré pour les archives de l’organisation.
Le consultant utilisera les meilleures pratiques en sciences de la bibliothèque et de la gestion des archives afin d’assurer une organisation claire, un étiquetage précis et une facilité de récupération physique et numérique sur tous les documents archivés.
Vous seriez responsable de :
- Effectuer un audit complet de tous les fichiers physiques désignés pour la salle d’archivage et définir un système standardisé de classification des fichiers.
- Concevoir et mettre en œuvre un cadre physique d’indexation, de boxing, d’étiquetage d’étagères et de cartographie de localisation pour la salle d’archivage.
- Développer une base de données électronique conviviale/catalogue maître pour suivre les fichiers empruntés, les emplacements de stockage et les métadonnées des fichiers.
- Rédiger des lignes directrices de politique standard et un calendrier de rétention et d’élimination pour la gouvernance à long terme de la salle d’archivage.
- Organiser des sessions de formation pour le personnel sur les protocoles d’archivage, les procédures d’enregistrement/départ des dossiers et la recherche électronique de catalogues.
Qualifications et expérience
Formation
- Enseignement secondaire complété requis.
- Un diplôme de licence ou de diplôme en études archivistiques, bibliothéconomie, secrétariat, administration des affaires ou domaines connexes est fortement recommandé.
Connaissances et expérience
- Deux ans d’expérience professionnelle dans la mise en place de systèmes d’archivage physiques et de cadres de gestion des dossiers.
- Expérience avérée dans l’organisation d’espaces d’archivage physiques, la création de bases de données de classement et l’établissement de calendriers de conservation.
- Expertise en logiciels d’archivage numérique ou systèmes avancés de gestion de bases de données, systèmes de classification de documents, indexation électronique et systèmes de gestion documentaire (DMS).
- Capacité à effectuer des audits détaillés de fichiers, à vérifier la présence de documents manquants et à préparer des journaux de base de conservation et d’élimination des documents.
- Grande attention aux détails, solides capacités organisationnelles et discrétion dans la gestion des informations confidentielles.
Langues
- Maîtrise de l’anglais oral et écrit.
Compétences requises
Valeurs
- Illustrer l’intégrité ;
- Démontrer son engagement envers le FNUAP et le système des Nations Unies ;
- Embrasser la diversité culturelle ;
- Embrasser le changement.
Compétences clés
- Obtenir des résultats ;
- Être responsable ;
- Développer et appliquer une expertise professionnelle et un sens des affaires ;
- Penser de manière analytique et stratégique ;
- Travailler en équipe, gérer soi-même et ses relations.
Rémunération et avantages
Ce poste offre un package de rémunération attractif.
Environnement de travail de l’UNFPA
L’UNFPA offre un environnement de travail qui reflète les valeurs d’égalité des sexes, de diversité, d’intégrité et d’équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.
Nous nous engageons à garantir la parité hommes-femmes dans l’organisation et encourageons donc les femmes à postuler. Les personnes issues de la communauté LGBTQIA+, des groupes ethniques minoritaires, des populations autochtones, les personnes en situation de handicap et d’autres groupes sous-représentés sont fortement encouragées à postuler.
Un aménagement raisonnable peut être accordé aux candidats en situation de handicap sur demande, afin de soutenir leur participation au processus de recrutement.
L’UNFPA promeut l’égalité des chances en matière de nomination, de formation, de rémunération et de sélection pour tous, indépendamment des caractéristiques personnelles et des dimensions de la diversité.
La diversité, l’équité et l’inclusion sont au cœur de la main-d’œuvre de l’UNFPA. Cliquez ici pour en savoir plus.
Avertissement
La sélection et la nomination peuvent être soumises à des vérifications des antécédents et des références, à une habilitation médicale, à la délivrance de visa et à d’autres exigences administratives.
L’UNFPA ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou aucun autre frais lié au processus de candidature ou de recrutement. L’organisation ne s’intéresse pas non plus aux informations sur les comptes bancaires des candidats.
Les candidats à des postes dans les catégories professionnelles internationales et supérieures, qui détiennent le statut de résident permanent dans un pays autre que leur pays de nationalité, peuvent être tenus de renoncer à ce statut lors de leur nomination.
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