Les bureaux pays de l’OMS traduisent leurs engagements mondiaux et régionaux en actions nationales, en conseillant les États Membres et en facilitant l’usage des meilleures pratiques. Ils favorisent le dialogue intersectoriel et relient les autorités nationales à l’expertise technique de l’OMS pour éclairer les politiques. Il est important de noter également que des unités d’appui administratif (CSU) ont été mises en place pour soutenir les responsables et le personnel dans l’exercice de leurs fonctions.
Le/La titulaire du poste fournira un appui administratif, organisationnel, documentaire et logistique de haute qualité au Bureau de la Représentante de l’OMS à Dakar. Il/Elle veillera à la gestion efficace des correspondances, à la coordination des réunions, des missions et des événements officiels, à la tenue et à l’archivage des documents institutionnels, ainsi qu’au suivi rigoureux des décisions, recommandations et actions stratégiques du Bureau.
Le/La titulaire contribuera au bon fonctionnement quotidien des Clusters en assurant une coordination administrative efficace entre les programmes techniques, les fonctions d’appui et les partenaires externes. Il/Elle veillera également à la qualité, à la conformité et à la transmission en temps opportun des documents soumis à l’attention des Clusters, ainsi qu’à la bonne gestion des registres, des archives physiques et électroniques du Bureau de Pays.
Sous la supervision générale du Représentant de l’OMS et sous la supervision directe du chargé des Opérations le/la titulaire du poste contribuera au renforcement de l’efficacité opérationnelle, à la fluidité des communications internes et externes et à l’application des procédures administratives de l’Organisation.
Assistant administratif – (2604165)
Note : Pas de grade
Accord contractuel : Accord de services spéciaux (SSA)
Durée du contrat (Années, Mois, Jours) : 6 mois
Annonce d’emploi
: 30 sept. 2026, 7:11:11
Date de clôture
: 14 octobre 2026, 21h59:00
Lieu principal
: Sénégal-Dakar
Organisation
: AF_SEN Sénégal
Emploi du temps
: À temps plein
Objectif :
Fournir un appui sur toutes les questions administratives et financières, dans le contexte d’un système de planification des ressources institutionnelles (ERP).
L’assistant€ administratif(ve) est chargé(e) de fournir un appui administratif et financier direct et des services aux gestionnaires de programme ou d’unité et aux membres du personnel et exécuter des transactions conformément aux règles, règlements et politiques de l’OMS.
3. Résumé des tâches assignées
Sous la supervision du chargé des opérations du bureau ces 2 assistant(e) s admistratif(ve)s seront chargés de s’acquitter des fonctions ci-après:
Gestion administrative des Clusters
· Apporter un appui à la gestion quotidienne des Clusters ;
Maintenir un système de classement physique et électronique conforme aux procédures de l’OMS ;
· Drafter les correspondances officielles à l’appréciation du responsable du Cluster ;
· Drafter les Mémos, les soumettre dans le eWorkflow, les suivre et prendre toutes les actions requises pour amener l’activité jusqu’à sa réalisation complète ;
· Préparer les dossiers administratifs nécessaires aux réunions, missions officielles et visites de haut niveau ;
· Organiser les réunions internes des Clusters, des réunions locales, des réunions régionales et internationales initiées et/ou sponsorisées par le Cluster ;
· Veiller au respect des échéances fixées pour les actions requérant l’attention des Clusters ;
· Initier les réquisitions dans le Système Global de gestion (GSM/SPM): DFC, DI, IPOs, GES, LOAG, LOANG ;
· Produire des tableaux de bord de suivi des correspondances, réunions et décisions ;
· Prendre des notes lors des réunions et effectuer le suivi des recommandations
Appui aux Finances
· Appuyer les chargés de programme dans l’initiation et la revue des budgets des appuis financiers à la partie nationale conformément au barème du G50 ;
· Vérifier les dossiers de paiement des factures avant traitement dans le ERP ;
· Vérifier et certifier les factures des services contractés par le Cluster
· Suivre de l’encaissement des paiements par les bénéficiaires ;
· Effectuer l’archivage des dossiers des Finances, Budget, Procurement, Logistique
· Effectuer la réconciliation bancaire hebdomadaire du compte bancaire du bureau
Appui au Procurement
· Préparer et soumettre le plan d’achats des biens et services du Cluster
· Contribuer à la préparation des RFP du Cluster
· Assurer le secrétariat du Comité Local d’Achat des Biens et Services ;
· Effectuer l’archivage des dossiers des Finances, Budget, Procurement, Logistique ;
· Soumettre les réquisitions de Procurement des biens et services
Appui à la logistique et au protocole
· Initier les voyages des membres du Cluster y compris les eMemos des missions, les TRs, billets, visa, etc..
· Appuyer l’organisation des visites officielles qui concernent le Cluster ;
· Assurer la liaison administrative entre le Cluster et les services Ressources Humaines, Budget & Finances, Procurement, Travel, Protocole et Sécurité ;
Contrôle qualité des documents
· Assurer un contrôle qualité préalable de tous les documents soumis aux responsables des Clusters avant leur réception ou leur transmission pour examen et signature ;
· Vérifier la conformité des documents avec les normes de l’OMS en matière de présentation, format, contenu, références, validation et circuit d’approbation ;
· S’assurer que les documents sont complets, cohérents, correctement rédigés et accompagnés des pièces justificatives requises ;
· Tenir à jour un calendrier consolidé des principales activités des Clusters ;
Autres responsabilités
· Effectuer les prises de notes pendant des réunions, soumettre les comptes rendus et faire le suivi des recommandations ;
· Exécuter toute autre tâche confiée par les responsables des Clusters dans le cadre des activités du Bureau.
4. Qualifications, expérience, compétences et langues
Qualifications éducatives :
· Essential : Un diplôme de fin d’études secondaires avec une spécialisation en Administration publique, Gestion des entreprises, Gestion administrative, Relations internationales, Sciences sociales ou dans tout autre domaine pertinent.
· Desirable :Licence/Bachelor en Administration publique, Gestion des entreprises, Gestion administrative, gestion de projet Sciences sociales ou dans tout autre domaine pertinent.
Formation en archivage électronique, gestion de l’information ou gestion des documents serait un atout
Expérience
Essential : Au moins 5 ans d’expérience dans les services de l’administration de bureau, d’assistanat exécutif, de gestion budgétaire et financiére,de coordination de programme, de gestion des achats et logistiques,de bureautique
Desirable : Expérience dans la digitalisation ou la gestion électronique des documents.
Expérience en gestion de correspondances, de réunions et d’agendas de direction ;
Expérience dans l’archivage, le classement et la gestion de documents administratifs .
Expérience au sein du système des Nations Unies ou d’une organisation internationale .
Expérience dans un bureau de direction ou auprès d’un cadre supérieur ;
Compétences
• Génériques
*Les compétences essentielles, gestionnaires et d’encadrement requises – les plus importantes
1. Communiquer de manière crédible et efficace , établir et promouvoir des partenariats à l’échelle de l’organisation
2. Produire des résultats et gérer plusieurs priorités simultanément
3. Travailler en équipe
4. Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles (Capacité à travailler dans un environnement multiculturel)
5. Avoir les capacités d’organisation et de planification
• Fonctionnelles :
* les connaissances essentielles et les compétences spécifiques au poste.
1- Techniques de rédaction professionnelle : prise de notes structurées, Excellentes capacités d’analyse, de synthèse et de rédaction
2- Maîtrise des procédures administratives de base, des outils bureautiques et des règles de conformité organisationnelle garantissant une gestion fiable et structurée des tâches quotidiennes.
3– Gestion de réunions et secrétariat technique : savoir préparer les documents, participer aux réunions préparatoires et assurer le suivi documentaire.
4– Capacité à assurer le suivi des dossiers, préparer et contrôler la documentation, coordonner avec différents services et partenaires, et gérer simultanément plusieurs activités avec rigueur et diplomatie.
5- Capacité à faire une bonne planification des livrables, respect des délais (Capacité à travailler sous pression avec des délais courts)
Compétences/Connaissances :
Essential : Bonnes connaissances des techniques de rédaction des rapports, Maîtrise de Word, power point et Excel et autres logiciels utiles.
Desirable : Maîtrise des ERP et des outils de bureautique avancée
Langues et niveau requis
Essentiel :
Excellente maîtrise du français (parlé et écrit)
Desirable: Bonne maîtrise de l’anglais(avec capacité à rédiger des courriels, comptes rendus et correspondances administratives.) 5.Location : Dakar
6.Travel: Oui à l’intérieur (possibilités de voyager dans le pays pour collecter des données
7. Rémunération et budget
Rémunération: Selon la grille salariale locale du SNU applicable au Sénégal( SSA, de grade G5)
Durée prévue du contrat : Six (06) mois
8. Informations complémentaires
· Les membres du personnel qui ont été séparés à la suite du processus de priorisation et de réalignement 2025 bénéficieront d’une attention particulière conformément au cadre réglementaire applicable
·
· Cet avis de vacance peut être utilisé pour identifier des candidats à d’autres cabinets de conseil similaires au même niveau.
- Seuls les candidats en cours de sérieux examen seront contactés.
- Un test écrit peut être utilisé comme forme de sélection.
- Si votre candidature est conservée pour un entretien, vous devrez fournir à l’avance une copie scannée du ou des diplômes/diplômes/certificats requis pour ce poste. L’OMS ne prend en compte que les qualifications d’enseignement supérieur obtenues auprès d’un établissement accrédité/reconnu dans la Base de données mondiale de l’enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l’Association internationale des universités (IAU)/Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO). La liste est accessible via le lien : http://www.whed.net/. Certains certificats professionnels peuvent ne pas apparaître dans le WHED et nécessiteront un examen individuel.
- Pour plus d’informations sur les opérations de l’OMS, veuillez consulter : http://www.who.int.
· L’OMS s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. L’OMS recrute des travailleurs indépendamment du statut de handicap, du sexe, de l’identité de genre, de l’orientation sexuelle, de la langue, de la race, de l’état civil, de la religion, de la culture, de l’ethnie et des origines socio-économiques, ou de toute autre caractéristique personnelle.
L’OMS s’engage à atteindre la parité entre les sexes et la diversité géographique de ses effectifs. Les femmes, les personnes en situation de handicap et les ressortissants des États membres (https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion) non représentés ou sous-représentés sont fortement encouragés à postuler à des emplois à l’OMS.
Les personnes en situation de handicap peuvent demander des aménagements raisonnables pour permettre leur participation au processus de recrutement. Les demandes d’aménagement raisonnable doivent être envoyées par e-mail à [email protected]
· Un bilan irréprochable en matière d’intégrité et de normes éthiques professionnelles est essentiel. L’OMS est fière d’une main-d’œuvre qui respecte les plus hauts standards éthiques et professionnels et qui s’engage à mettre en pratique la Charte des valeurs de l’OMS (https://www.who.int/about/who-we-are/our-values).
- L’OMS a une tolérance zéro envers l’exploitation et les abus sexuels (SEA), le harcèlement sexuel et d’autres types de comportements abusifs (c’est-à-dire discrimination, abus d’autorité et harcèlement). Tous les membres de la main-d’œuvre de l’OMS ont un rôle à jouer dans la promotion d’un environnement de travail sûr et respectueux et doivent signaler à l’OMS tout cas réel ou suspecté de SEA, de harcèlement sexuel ou d’autres types de comportements abusifs. Pour s’assurer que les personnes ayant un passé prouvé de SEA, de harcèlement sexuel ou d’autres types de comportements abusifs ne soient pas embauchées par l’Organisation, l’OMS effectuera une vérification des antécédents des candidats présélectionnés.
- L’OMS dispose d’un environnement sans fumée et ne recrute ni fumeurs ni consommateurs de tabac.
- Les consultants doivent effectuer le travail en tant que travailleurs indépendants à titre personnel, et non en tant que représentants d’une entité ou d’une autorité.
- L’OMS n’a aucune responsabilité concernant les impôts, obligations, cotisations à la sécurité sociale ou autres contributions à payer par le Consultant. Le Consultant est seul responsable de la retenue et du paiement des impôts, obligations, cotisations à la sécurité sociale et toute autre contribution applicable au Consultant dans chaque lieu/juridiction où le travail en vertu des présentes est effectué, et il n’a pas droit à un remboursement de ces impôts par l’OMS.
- Veuillez noter que les contrats de l’OMS sont conditionnels à la confirmation que les membres de la population active sont vaccinés comme l’exige l’OMS avant d’assumer une affectation à l’OMS, sauf lorsqu’une condition médicale ne permet pas cette vaccination, telle que certifiée par les Services de santé et de bien-être du personnel de l’OMS (SHW). Le candidat retenu devra fournir des preuves pertinentes liées à cette condition. Une copie de la carte de vaccination mise à jour doit être partagée avec les services médicaux de l’OMS lors du processus d’autorisation médicale. Veuillez noter que certains pays exigent une preuve de vaccination spécifique pour entrer ou sortir. Par exemple, une preuve officielle ou une certification de vaccination contre la fièvre jaune est requise pour entrer dans de nombreux pays. Les recommandations vaccinales spécifiques à chaque pays sont disponibles sur le site web de l’OMS sur les voyages internationaux et la santé et le bien-être du personnel. Pour toute question liée à la vaccination, veuillez contacter directement SHW à [email protected].
- Si le site de recrutement ne s’affiche pas correctement, veuillez réessayer en : (i) vérifier que vous avez la dernière version du navigateur installée (Chrome, Edge ou Firefox) ; (ii) effacer l’historique de votre navigateur et ouvrir le site dans un nouveau navigateur (et non un nouvel onglet au sein du même navigateur) ; ou (iii) tenter de recontacter le site web via le navigateur Mozilla Firefox ou un autre appareil. Cliquez sur le lien pour des conseils détaillés sur la complétion des candidatures : instructions pour les candidats.
Pour les consultants embauchés pour les postes au siège en Suisse
- Les consultants travaillant en Suisse doivent s’enregistrer auprès des autorités fiscales cantonales et de sécurité sociale suisses compétentes, dans les délais prescrits (Les directives publiées par la Mission suisse sont disponibles à : https://www.eda.admin.ch/missions/mission-onu-geneve/en/home/manual-regime-privileges-and-immunities/introduction/Manuel-personnes-sans-privileges-et-immunites-carte-H/Non fonctionnaires et stagiaires.html
Pour les annonces des postes vacants dans l’effectif :
Le but de cette vacance est d’établir une liste de candidats qualifiés pour l’inclusion dans la liste annoncée. Les candidats retenus seront inscrits à la liste et pourront ensuite être sélectionnés pour des missions de conseil ; cependant, la contratation des candidats inscrits n’est pas garantie.
Lire aussi : Travaillez à l’institution panafricaine BAD : Plusieurs nouveaux postes disponibles – 30 septembre 2026