ONU Femmes est l’entité des Nations Unies pour l’égalité des sexes et à l’autonomisation des femmes. Cette Agence a été créée pour accélérer les progrès dans la réponse apportée à leurs besoins partout dans le monde.
POSTE : Associé(e) Exécutif(ve) / Mali
Description de la tâche
Fournir un soutien exécutif à la Représentante Résidente d’ONU Femmes Mali :
• Gérer le calendrier de la Représentante Résidente dans la gestion de son agenda en organisant le calendrier des rendez-vous et réunions ;
• Organiser les voyages, l’hébergement hôtelier et autres aspects logistiques de la Représentante Résidente ;
• Tenir à jour la liste des contacts du bureau, assurer la mise à jour et la gestion des listes de diffusion électroniques ;
• Assurer la gestion des appels avec tact et discrétion ;
• Gérer les dossiers administratifs de la Représentante Résidente (voyages de mission et les rapports de mission) ;
• Recueillir les informations et organiser les supports nécessaires pour répondre aux demandes formulées de la Représentante Résidente.
Fournir un soutien administratif à la Représentante Résidente d’ONU Femmes :
• Entreprendre les arrangements logistiques, administratifs et financiers, organiser des réunions, événements et ateliers ;
• Organiser et assister aux réunions et événements, préparer les procès-verbaux et les résumés ;
• Préparer et assembler les documents d’information et des présentations PowerPoint pour le Représentant Résident lors des réunions, missions et autres événements clés ;
• Assurer le suivi du système d’archivage du bureau ;
• Suivre les sollicitations reçues des tiers parties auprès de la Représentante Résidente par rapport aux délais et engagements. Fournir un soutien efficace en communication et gestion de l’information au CO ( Bureau Pays) :
• Faciliter la circulation de l’information et de la communication entre le Bureau de la Représentante Résidente et d’autres unités au sein ou en dehors d’ONU Femmes ;
• Examiner, prioriser et acheminer les correspondances à la Représentante Résidente, prendre des mesures de suivi proactives et la tenir informée ;
• Répondre ou diriger les demandes aux unités appropriées pour action et réponse rapide ;
• Préparer les communications internes courantes, examiner les documents et rapports pour s’assurer de l’orthographe, ponctuation et format ; • Maintenir et organiser les fichiers en version physiques et électroniques à jour pour faciliter l’accès et la récupération ; assurer le suivi des documents confidentiels ;
• Aider à la préparation et à la finalisation des traductions internes ; servir d’interprète au besoin.
Fournir un appui à la Représentante Résidente pour les activités externes :
• Faciliter l’interaction avec les différents partenaires externes par le biais des communications écrites, orales et électroniques ainsi que par des relations collaboratives et proactives avec leurs homologues et collègues dans les bureaux partenaires ;
• Recevoir convenablement les personnalités et autres visiteurs de haut rang ;
• Veiller aux questions de protocole des visiteurs/fonctionnaires de haut rang et coordonnez les arrangements logistiques liés aux visites.
Contribuer au renforcement et au partage des connaissances :
• Fournir un soutien administratif pour la gestion et un partage efficace des connaissances au sein du bureau pays, des autres bureaux et du siège social
• Partager les connaissances et expériences liées à l’administration et au soutien des opérations.