À propos de Heifer International
Depuis 1944, Heifer International œuvre auprès de plus de 43 millions de personnes à travers le monde pour éradiquer la faim et la pauvreté tout en préservant l’environnement.
Présente dans 19 pays d’Afrique, d’Asie et des Amériques, y compris aux États-Unis, Heifer International travaille avec les communautés rurales pour soutenir les agriculteurs et les producteurs alimentaires locaux, renforcer les économies locales et leur assurer des moyens de subsistance stables et un revenu décent.
Heifer a débuté ses activités au Kenya en 1981. Depuis, Heifer Kenya a soutenu plus de 682 000 familles travaillant dans les filières laitière, de la viande, de la volaille et horticole.
Heifer Kenya accompagne les agriculteurs pour accroître leur production et leur productivité en renforçant les services de vulgarisation agricole et les coopératives agricoles. Ces dernières leur permettent d’acquérir des compétences essentielles pour développer et pérenniser leurs exploitations.
Heifer Kenya met en œuvre ses projets selon des approches de développement communautaire et de développement des entreprises. Chaque projet s’articule autour de trois priorités : le renforcement et la diversification des ressources, l’amélioration de l’efficacité des programmes nationaux et l’accroissement de la portée et de l’impact grâce à des systèmes innovants de chaînes de valeur.
Justification
Notre période d’assurance actuelle arrive à échéance et nous recherchons un assureur réputé et agréé pour proposer une assurance vie collective à nos employés.
L’objectif de cette couverture est d’assurer la protection financière des employés et de leurs ayants droit en cas de décès, d’invalidité permanente, de maladie grave et d’autres risques couverts, tels que spécifiés dans la police.
L’assureur choisi devra proposer une couverture complète, une gestion efficace des sinistres, un service client réactif et des services à valeur ajoutée favorisant le bien-être des employés et la réalisation des objectifs de l’entreprise.
La couverture d’assurance devrait être valable pendant un an à compter du 1ᵉʳ décembre 2026, avec possibilité de renouvellement, sous réserve de résultats satisfaisants, de la disponibilité budgétaire et d’un accord mutuel.
Objectifs :
L’objectif de cette procédure d’achat est d’identifier et de conclure un contrat avec un assureur capable de
Minimiser les risques financiers pour les employés et l’organisation.
Garantir des processus de gestion et d’indemnisation des réclamations en temps opportun.
Accéder à l’expertise des assureurs en matière de gestion des risques et de prévention des sinistres.
Étendue des services
L’assureur doit fournir et administrer une couverture d’assurance vie collective comme suit :
Assurance vie collective
Prestation en cas de décès en service.
Prestation d’invalidité totale et permanente.
Prestations de décès
Indemnité versée aux bénéficiaires en cas de décès pendant l’exercice d’une activité professionnelle.
Prestations d’assurance vie collective
La couverture d’assurance vie collective proposée offrira une protection financière aux employés et à leurs bénéficiaires en cas de décès, d’invalidité permanente totale ou de maladie grave.
Les avantages proposés par Heifer International sont les suivants :
Prestation en cas de décès : Paiement équivalent à trois (3) années de salaire annuel de base.
Invalidité permanente totale : Paiement équivalent à trois (3) années de salaire annuel de base.
Prestation pour frais funéraires/dernière dépense : Un versement forfaitaire de 150 000 KES pour couvrir les frais funéraires suite au décès.
Maladies graves : La couverture sera fournie conformément aux conditions générales de la police proposée. Le plafond de garantie sera précisé par le soumissionnaire.
Population couverte par Heifer International
La couverture d’assurance s’appliquera aux employés désignés par Heifer International Kenya. La population indicative est de 40 employés , avec un salaire mensuel de base total de 22 553 175 KES et un âge moyen de 43 ans.
Heifer International Kenya se réserve le droit d’augmenter ou de diminuer le nombre d’employés couverts pendant la période de validité de la police d’assurance.
Évaluation préliminaire
L’évaluation préliminaire déterminera la conformité aux exigences obligatoires selon le principe « conforme » ou « non conforme » . Les soumissionnaires qui ne satisfont pas à l’une quelconque des exigences seront disqualifiés et ne seront pas convoqués à l’évaluation technique.
Lorsque des documents doivent être valides et certifiés, ils doivent l’être par un commissaire aux serments. Seuls les critères spécifiés dans le présent dossier d’appel d’offres seront utilisés pour évaluer et sélectionner les soumissionnaires.
Exigences obligatoires pour les souscripteurs
Les soumissionnaires doivent fournir les documents et preuves suivants :
Immatriculation de la société : Certificat d’immatriculation ou de constitution en vertu de la Loi sur les sociétés.
Conformité fiscale : Certificat de conformité fiscale valide et en vigueur délivré par l’Autorité fiscale du Kenya (KRA).
Barème des prix : Barème des prix dûment rempli, signé et tamponné au format prescrit.
Licence commerciale : Copie d’une licence commerciale en vigueur .
Propriété de l’entreprise : Copie d’un formulaire CR12 valide et à jour.
Inscription réglementaire : Certificat d’inscription actuel de l’Autorité de réglementation des assurances (IRA), confirmant l’inscription en tant que souscripteur.
Adhésion à l’industrie : Certificat d’adhésion valide de l’Association des assureurs du Kenya (AKI).
Portefeuille de clients corporatifs : Preuve d’au moins cinq (5) clients actuels réputés avec des primes GPA de 10 millions de KES, appuyées par des lettres d’attribution et des contrats.
Capital libéré : Preuve d’un capital libéré minimum de 600 millions de KES.
Primes d’assurance-vie collective : Preuve que les primes d’assurance-vie collective dépassent 50 millions de KES par an pour chacune des trois dernières années (2023, 2024 et 2025).
Recommandations des clients : Lettres de recommandation d’au moins cinq (5) clients couvrant les trois dernières années (2023, 2024 et 2025).
États financiers audités : Comptes audités certifiés pour les exercices 2023, 2024 et 2025.
Performance en matière de règlement des sinistres : une liste indiquant la valeur des indemnisations versées et une analyse du ratio entre les indemnisations versées et les indemnisations déclarées pour 2023, 2024 et 2025.
Expérience opérationnelle : Preuve d’au moins cinq (5) ans d’existence par le biais des documents d’incorporation et de la licence IRA pour les activités d’assurance-vie collective.
Remarque : Les assureurs doivent satisfaire à toutes les exigences obligatoires pour être admissibles à l’évaluation technique.
Critères d’évaluation technique de Heifer International – 100 points
L’évaluation technique portera sur la capacité financière de l’assureur, son expérience en assurance vie collective, les qualifications de son personnel, les références de ses clients, les prestations proposées et les modalités de prestation de services.
Capital libéré – 10 points
Le souscripteur doit démontrer un capital social libéré minimum de 600 millions de KES, appuyé par une documentation financière appropriée.
Revenus de l’assurance vie collective – 10 points
L’assureur doit démontrer un chiffre d’affaires annuel d’assurance vie collective supérieur à 50 millions de KES pour chacune des trois dernières années (2023, 2024 et 2025).
Le système de notation sera appliqué comme suit :
En dessous de 50 millions de KES : 0 point.
Au-delà de 50 millions de KES : 10 points.
Qualifications et expérience du personnel clé – 20 points
Les soumissionnaires doivent fournir les coordonnées du responsable principal de la mission et de deux techniciens supplémentaires, appuyées par des CV signés et des certificats académiques et professionnels certifiés.
Responsable principal – 10 points
Le responsable principal doit être muni d’une lettre d’approbation de l’Autorité de réglementation des assurances (IRA). La notation sera attribuée comme suit :
Licence – 2 points.
Qualification ACII/AIIK ou diplôme en sciences actuarielles – 4 points.
Au moins cinq (5) ans d’expérience pertinente après l’obtention des qualifications professionnelles – 4 points.
Personnel technique supplémentaire – 10 points
L’assureur doit fournir la preuve des qualifications et de l’expérience de deux techniciens supplémentaires, notamment :
Qualifications professionnelles pertinentes en assurance, telles que ACII/AKII, avec une adhésion valide à l’Institut d’assurance du Kenya (IIK).
Diplôme pertinent en assurance.
Au moins cinq (5) ans d’expérience dans le secteur des assurances.
Expérience pertinente en souscription d’assurance vie collective – 5 points
Les soumissionnaires doivent démontrer au moins cinq (5) ans d’expérience dans la souscription d’assurance-vie collective.
Une lettre de soutien de l’Association des assureurs du Kenya (AKI) doit être fournie, avec un (1) point attribué pour chaque année admissible , jusqu’à un maximum de cinq points.
Lettres de recommandation client – 10 points
Soumettez cinq (5) lettres de recommandation de clients pour lesquels le soumissionnaire a fourni des services d’assurance vie collective.
Chaque lettre doit inclure le détail des services fournis et les coordonnées du client.
Notation : Deux (2) points pour chaque lettre de recommandation admissible, jusqu’à un maximum de dix points.
Assurance responsabilité professionnelle – 5 points
Fournissez la preuve d’une assurance responsabilité professionnelle valide avec une valeur assurée minimale de 10 millions de KES.
Prestations et conditions proposées pour l’assurance vie collective – 30 points
Les soumissionnaires doivent fournir une proposition complète décrivant les modalités, les conditions, les avantages et les dispositions applicables de la police d’assurance vie collective proposée.
La proposition doit clairement aborder les prestations prévues, notamment le décès, l’invalidité permanente totale, les frais funéraires/dernières dépenses et les maladies graves, ainsi que toutes les exclusions, limitations ou prestations supplémentaires applicables.
Personnel de liaison dédié au programme – 5 points
Les soumissionnaires doivent démontrer leur capacité à fournir un personnel de liaison dédié pour administrer le régime d’assurance-vie collective Heifer International Kenya.
La proposition doit inclure le nom, la fonction, les coordonnées et les responsabilités de l’agent de liaison proposé.
Projet de politique et proposition de formation – 5 points
Les soumissionnaires doivent soumettre un projet de police d’assurance-vie collective et un plan de formation proposé au département des ressources humaines de Heifer International Kenya, qui gérera et coordonnera le programme.
La proposition de formation doit démontrer comment l’assureur soutiendra une gestion efficace des polices, le traitement des réclamations et la compréhension des avantages et des conditions du régime.
NOTE TOTALE D’ÉVALUATION TECHNIQUE : 100 POINTS
N.B. Le seuil d’admissibilité à l’évaluation technique est fixé à 80 points. Les soumissionnaires n’ayant pas atteint ce seuil ne seront pas admis à l’étape suivante du processus d’évaluation.
Évaluation financière
Seuls les soumissionnaires ayant réussi les évaluations techniques I et II passeront à l’étape d’évaluation financière.
L’évaluation financière sera effectuée comme suit :
Classement des soumissionnaires : Les soumissionnaires qui ont réussi l’évaluation technique seront classés en fonction de leurs prix d’offre évalués, du plus bas au plus élevé.
Critères d’attribution : Le soumissionnaire ayant présenté l’offre la plus compétitive, sous réserve du respect de toutes les exigences applicables et de la réussite des processus de vérification préalable et d’approbation, sera pris en considération pour l’attribution du marché.
Comment postuler
La proposition (dûment signée) du prestataire de services doit comprendre les propositions techniques et financières. Les candidatures seront acceptées par voie électronique, par courriel, avec pour objet « SOUSCRIPTION D’UNE ASSURANCE VIE COLLECTIVE », à l’adresse [email protected] au plus tard le jeudi 29 octobre 2026.
Soumissions tardives et modifications
Les propositions reçues après la date limite de soumission ne seront pas prises en compte. Il incombe aux candidats de s’assurer que leurs propositions sont soumises conformément aux instructions énoncées dans le présent document. Heifer se réserve le droit de mettre fin à cet appel d’offres ou d’en modifier les exigences après en avoir informé les candidats.
Validité des propositions
Les propositions soumises restent valables pendant soixante (60) jours à compter de la date limite de réception. Cette période inclut, sans s’y limiter, les prix, les conditions générales, les niveaux de service et toute autre information pertinente. Si votre organisation est retenue, toutes les informations contenues dans ce document et le processus de négociation seront contractuellement contraignants.
Limitations
Le présent appel d’offres ne constitue aucun engagement d’attribution de contrat, de prise en charge des frais liés à la préparation d’une réponse, ni d’acquisition de services ou de fournitures. Heifer se réserve le droit de financer ou non les candidatures reçues et d’accepter ou de refuser, à son entière discrétion, toute proposition reçue suite à cet appel d’offres.
Propriété intellectuelle
Article 1. Propriété générale. Sous réserve de l’article 2 ci-dessous, toute propriété intellectuelle (y compris, mais sans s’y limiter, les droits d’auteur, les marques de commerce, les marques de service et les brevets), tous les livrables, manuels, œuvres, idées, découvertes, inventions, produits, écrits, photographies, vidéos, dessins, listes, données, stratégies, matériaux, procédés, procédures, systèmes, programmes, dispositifs, opérations ou informations développés en tout ou en partie par ou pour le compte du Prestataire ou de ses employés ou mandataires dans le cadre des Services et/ou des Biens (collectivement, le « Produit du travail ») sont la propriété exclusive de HPI. Sur demande,
L’entrepreneur devra signer tous les documents et prendre toutes les mesures nécessaires pour confirmer ou parfaire la propriété exclusive du produit du travail par HPI.
Article 2. Propriété intellectuelle antérieure. Toute propriété intellectuelle détenue par une Partie avant la Date d’entrée en vigueur (« Propriété intellectuelle antérieure ») demeure la propriété exclusive de cette Partie. Concernant toute Propriété intellectuelle antérieure du Prestataire incluse dans le Produit des travaux, le Prestataire en conserve la propriété et concède par les présentes à HPI une licence permanente, non exclusive, gratuite, mondiale et irrévocable d’utilisation, de copie, de reproduction, de présentation publique, de modification, de révision, d’exécution et de distribution de ladite propriété intellectuelle, sous quelque format ou sur quelque support que ce soit, dans le cadre du Produit des travaux.
Article 3. Œuvre de commande. Dans la mesure où le droit d’auteur s’applique au Produit de l’Œuvre, les Parties conviennent que : a) HPI a commandé ou réalisé spécifiquement le Produit de l’Œuvre ; b) le Produit de l’Œuvre est une « œuvre de commande » au sens du droit d’auteur américain ; et c) HPI est réputée en être l’auteur et en détient tous les droits, titres et intérêts. Dans la mesure où ces droits, en tout ou en partie, ne sont pas dévolus à HPI en tant qu’« œuvre de commande », le Prestataire cède, transfère et concède irrévocablement à HPI, de manière exclusive et perpétuelle, tous ses droits, de quelque nature que ce soit, connus ou à venir, relatifs au Produit de l’Œuvre. HPI en sera seule et exclusive propriétaire, ainsi que de tous ses éléments, y compris, mais sans s’y limiter, tous les droits connexes, accessoires, subsidiaires, accessoires et d’adaptation. Le Prestataire renonce par les présentes à tous les droits moraux et à tous droits similaires qu’il pourrait détenir en relation avec le Produit de l’Œuvre. La description des Services et/ou des Biens fournis dans le présent Contrat ne saurait en aucun cas limiter la manière dont HPI peut utiliser le Produit du Travail.
Diversité et inclusion
Heifer International valorise la diversité, l’équité, l’inclusion et le sentiment d’appartenance (DEIB) et est convaincue qu’un accès et une gestion efficaces des talents diversifiés permettent d’obtenir de meilleurs résultats. HPI adopte une vision large de la diversité et valorise les profils variés, notamment l’âge, l’expérience, l’origine ethnique, la race, l’orientation sexuelle, le sexe, l’identité de genre, le handicap, la nationalité et la culture. HPI attend de ses prestataires externes qu’ils respectent et reflètent ses valeurs DEIB. Le suivi continu des prestataires de services externes par HPI comprend une évaluation de leur engagement, de leur respect et de leurs antécédents en matière d’accès et de fidélisation d’une main-d’œuvre diversifiée et inclusive.
