Ce poste est rouvert afin d’élargir le bassin de candidats. Les personnes ayant déjà postulé restent prises en compte et n’ont pas besoin de soumettre une nouvelle candidature.

Arrière-plan:

ONU Femmes, forte de la vision d’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles, l’autonomisation des femmes et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire et de la paix et de la sécurité.

La Division des finances et de l’administration (DFA) est responsable de la planification, de l’allocation et de la gestion des ressources financières, humaines et administratives, y compris les technologies de l’information et de la communication, de la prestation efficace et efficiente des services opérationnels essentiels d’ONU Femmes, du développement et de l’amélioration continus des opérations, des politiques et des méthodes afin de les aligner sur les besoins opérationnels évolutifs d’ONU Femmes et des parties prenantes, ainsi que du soutien consultatif à la Directrice exécutive dans la formulation et la mise en œuvre de la mission globale, de la stratégie et des plans d’action d’ONU Femmes.

Doté d’une grande autonomie opérationnelle et d’une orientation managériale axée sur la facilitation et la coordination, et relevant directement du conseiller en sécurité mondiale d’ONU Femmes par l’intermédiaire de l’analyste mondial de la formation et de l’administration, le rôle principal de l’associé mondial en sécurité et sûreté est de fournir des services de soutien administratif et technique hautement spécialisés pour les opérations de sécurité et de sûreté dans plus de 60 sites mondiaux d’ONU Femmes.

L’associé coordonne et administre les systèmes d’information de sécurité, le contrôle de la conformité, la logistique de formation et les opérations administratives, en exerçant une indépendance substantielle dans les questions administratives courantes et en sollicitant l’avis du conseiller mondial en sécurité sur les questions complexes, sensibles ou faisant jurisprudence.

L’associé(e) assure la coordination administrative principale entre les bureaux régionaux, multipays et nationaux d’ONU Femmes, les bureaux de programme et ONU Femmes pour les services de soutien en matière de sécurité et de sûreté afin de protéger et de minimiser les risques pour le personnel, les biens et les opérations d’ONU Femmes sur le terrain, tout en permettant la mise en œuvre des programmes d’ONU Femmes. 

L’assistant(e) coordonne la mise en œuvre de la politique de sécurité et de sûreté d’ONU Femmes, dispense des formations techniques, gère l’intégration de la sécurité et les processus budgétaires semestriels (portefeuille de plusieurs millions de dollars américains), assure le suivi de la conformité au Système de gestion de la sécurité des Nations Unies (UNSMS) et apporte un soutien administratif efficace aux opérations de sécurité sur le terrain, conformément au plan de travail semestriel de la Section de la sécurité et de la sûreté. Ce poste requiert des déploiements périodiques et à court préavis dans des lieux d’affectation à haut risque, en fonction des besoins du dispositif SURGE. 

Remarque : Cette offre d’emploi est réservée aux ressortissants kenyans.

Fonctions et responsabilités clés :

Fournir des services administratifs aux services de sécurité et de sûreté d’ONU Femmes :

• Tenir à jour un répertoire mondial de tous les points focaux de l’ONU Femmes en matière de sécurité et de sûreté dans le monde ;
• Assurer une communication régulière avec les points focaux de sécurité et de sûreté d’ONU Femmes ;
• Maintenir et développer des contacts au sein des divisions, unités et sections d’ONU Femmes ;
• Maintenir et développer un réseau de sécurité composé de personnel de sécurité international et national ;
• Préparer et traiter les plans de sécurité d’ONU Femmes conformément aux plans de sécurité du siège, aux installations et au système de gestion de la sécurité des Nations Unies ;
• Coordonner et administrer le système de gardiens du siège d’ONU Femmes ;
• Organiser, coordonner et dispenser des sessions de formation et des séances d’information au personnel ;
• En collaboration avec les Ressources humaines, veiller à ce que les nouvelles représentantes et chefs de bureau d’ONU Femmes reçoivent des briefings sur la sécurité et la sûreté de la part du conseiller mondial à la sécurité ou de son représentant, avant leur déploiement ou lors de leur réaffectation ;
• Concevoir et tenir à jour les dossiers/documents de correspondance courante et confidentielle ;
• Tenir à jour des registres précis de l’emplacement des bureaux dans la plateforme EDM pour le système de conformité en matière de sécurité et de sûreté d’ONU Femmes ;
• Gérer les rendez-vous, accueillir les visiteurs et répondre aux demandes avec discrétion, et prendre des notes et/ou rédiger des comptes rendus lors des réunions, selon les besoins ;
• Assurer la liaison avec l’agence de voyages et l’administration d’ONU Femmes lors de la préparation des déplacements liés à la sécurité, de l’acquisition d’équipements, de fournitures et d’autres aspects logistiques ;
• Assurer la diffusion appropriée et en temps opportun des produits et résultats analytiques de la Section aux parties prenantes ;
• Veiller à ce que les résultats de la Section soient correctement coordonnés avec le travail des autres départements, divisions, unités et sections du siège d’ONU Femmes.

Fournir un soutien à la gestion budgétaire :

• Appuyer l’analyse et le suivi des contributions des projets et programmes à la mise en œuvre des mesures de sécurité ;
• Élaborer des prévisions d’utilisation du budget sur la base de l’analyse de l’utilisation du budget.
• Préparer et finaliser le format du plan de travail bisannuel et du budget correspondant, en lançant les révisions budgétaires pour approbation ;
• Surveiller et administrer les fonds alloués à la conformité en matière de sécurité et de sûreté d’ONU Femmes afin de les budgétiser et de les utiliser en temps opportun dans le cadre du plan de réponse aux urgences (ERP) ;
• Surveiller que les coûts et les dépenses restent dans les limites budgétaires et approuvées grâce aux rapports budgétaires mensuels de l’ERP ;
• Tenez le conseiller en sécurité mondiale informé des dépenses inscrites au budget opérationnel et suivez de près la disponibilité du budget de sécurité ;
• Préparer les clôtures budgétaires et les rapports conformément aux processus du siège et de l’organisation.

Soutenir l’intégration de la sécurité dans la programmation :

•  Rassembler et compiler des informations sur l’impact potentiel des facteurs et tendances actuels et potentiels en matière de sécurité et de sûreté sur la planification, la conception et la mise en œuvre des programmes d’ONU Femmes, ainsi que des informations sur l’impact possible que la conception des programmes pourrait avoir sur la stabilité et la sécurité ;
• Assurer la liaison et la communication avec les organisations partenaires et les homologues en veillant à ce que la sécurité du personnel d’ONU Femmes soit la priorité absolue ;
• Participer en tant que membre des groupes de sécurité et de sûreté, en particulier des groupes de travail de niveau politique du UNSMS désignés par la conseillère en sécurité mondiale d’ONU Femmes, le cas échéant.

Fournir un soutien administratif et technique aux évaluations des menaces et des risques :

• Fournir des éléments pour identifier et faciliter la mise en œuvre de mesures de risque appropriées pour les évaluations des menaces et des risques dans le cadre des activités d’ONU Femmes ;
• Fournir les contributions techniques nécessaires au UNDSS/UNSMS pour la préparation d’évaluations complètes des menaces et des risques dans tous les lieux où se trouvent le personnel, les personnes à charge, les bureaux et le matériel d’ONU Femmes ;
• Fournir un appui en matière de coordination au conseiller mondial en matière de sécurité dans la réalisation d’évaluations des normes de conformité en matière de sécurité et de sûreté pour les bureaux d’ONU Femmes, en collaboration avec le personnel de sécurité et de sûreté d’ONU Femmes à tous les niveaux et les points focaux de sécurité, et fournir des éléments pour l’évaluation de la sécurité du siège ;
• Adopter le rôle de point focal alternatif pour les voyages aériens (AFTP) pour ONU Femmes, conformément aux politiques et directives de l’UNDSS CATSU.

Maintenir et coordonner le plan de sécurité et de sûreté d’ONU Femmes et dispenser des formations :

• Surveiller les procédures d’ONU Femmes afin de s’assurer qu’elles sont conformes au cadre de sécurité des Nations Unies ;
• Fournir des éléments au UNDSS/UNSMS pour établir, maintenir et mettre à jour, le cas échéant, les plans de sécurité et de contingence spécifiques au pays ;
• Assurer la liaison avec les bureaux d’ONU Femmes, en fournissant des conseils pour garantir que tout le personnel d’ONU Femmes soit inclus dans les plans de sécurité des lieux d’affectation respectifs ;
• Faciliter les habilitations de sécurité pour tout le personnel de sécurité et de sûreté d’ONU Femmes ;
• Participer à toute activation du plan de continuité des activités/gestion des crises d’ONU Femmes telle qu’identifiée dans ces documents ;
• Organiser et dispenser des sessions de formation sur les applications de continuité des activités et de gestion de crise pour les bureaux d’ONU Femmes.

Surveiller et coordonner la conformité aux normes de sécurité et de sûreté :

• Fournir un appui administratif dans la supervision du personnel et du matériel d’ONU Femmes en matière de sécurité et de conformité ;
• Fournir des éléments permettant de s’assurer que les équipes de direction des CO sont suffisamment informées des exigences en matière de sécurité afin de prendre des décisions et de fournir les ressources adéquates ;
• Fournir un appui à la mise en œuvre du système de notification d’urgence d’ONU Femmes, notamment en ce qui concerne la configuration des rôles et l’attribution des utilisateurs ;
• Fournir un soutien administratif dans la sélection et l’acquisition d’équipements appropriés pour la sécurité (véhicules, équipements de télécommunications, EPI, etc.) ;
• Fournir régulièrement des séances d’orientation et de formation au personnel international et national concernant les consignes de sécurité, les procédures de communication, les précautions à prendre lors des voyages, les procédures d’urgence et les restrictions de déplacement en vigueur, selon les besoins.
• Tenir à jour une liste de tout le matériel attribué aux membres de l’équipe de sécurité mondiale et s’assurer que celui-ci est correctement enregistré. 

Assurer un partage et une coordination rapides des informations :

• Recueillir et vérifier les informations de sécurité nécessaires pour faciliter une analyse éclairée des situations de sécurité et de sûreté par le conseiller mondial en sécurité et l’équipe des services de sécurité et de sûreté ;
• Signalez immédiatement tous les incidents liés à la sécurité et à la sûreté impliquant le personnel d’ONU Femmes et les personnes à charge admissibles, conformément aux procédures prescrites par ONU Femmes ;
• Fournir au personnel d’ONU Femmes les informations appropriées en matière de sécurité et de sûreté générées par le UNSMS de manière opportune et efficace ;
• Développer et entretenir des relations avec les autorités nationales chargées de l’application de la loi, des services de renseignement militaires et civils, ainsi qu’avec les homologues des missions diplomatiques, le cas échéant ;
• Coordonner un échange d’informations relatives à la gestion des risques pour la mise en œuvre du programme d’ONU Femmes ;
• Coordonner la transmission des rapports relatifs aux incidents de sécurité au siège social ;

Fournir une réponse rapide et une assistance à distance en matière de sécurité organisationnelle :

• Fournir un soutien de sécurité SURGE souvent à court préavis, en dehors du « lieu de service » désigné, selon les besoins ;
• Fournir un soutien en matière de sécurité à distance au personnel, aux bureaux, aux programmes et aux projets d’ONU Femmes identifiés, selon les besoins ;
• Participer aux efforts de coordination inter-agences en matière de sécurité, selon les besoins.

Le titulaire du poste accomplit d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.

Compétences :

Valeurs fondamentales :

• Intégrité;
• Professionnalisme;
• Respect de la diversité.

Compétences clés :

• Sensibilisation et prise en compte des questions de genre ;
• Responsabilité;
• Résolution créative de problèmes ;
• Communication efficace ;
• Collaboration inclusive ;
• Engagement des parties prenantes ;
• Donner l’exemple.

Veuillez consulter  ce lien pour plus d’informations sur le Cadre de valeurs et de compétences d’ONU Femmes :

Compétences fonctionnelles :

• Connaissance du système et des processus des Nations Unies
• Connaissance de la sécurité et de la gestion des risques
• Capacité d’adaptation
• Capacité à travailler dans des situations de forte pression
• Capacité à réaliser un large éventail d’activités spécialisées visant au fonctionnement efficace et efficient de la sécurité
• Capacité à créer, modifier et présenter des informations de manière claire et présentable, en utilisant les fonctionnalités informatiques appropriées.
• Capacité à organiser et à mener à bien plusieurs tâches en établissant des priorités
• Capacité à gérer un volume de travail important, éventuellement dans des délais serrés.
• Capacité à administrer et à exécuter des processus et des transactions financières

Qualifications requises pour le recrutement :

Formation et certification :

• L’achèvement des études secondaires est requis. 

• Un baccalauréat ou un diplôme d’un établissement d’enseignement policier ou militaire, d’un collège ou d’une académie, est un atout.

• Un certificat en administration des affaires, en administration publique, en approvisionnement ou un certificat équivalent dans un domaine connexe est souhaitable.

Expérience:

• Une expérience minimale de 7 ans dans le domaine de la sécurité, de l’administration, de la gestion des risques ou dans un domaine connexe est requise.

• Une expérience en matière de suivi et de gestion de budgets de plusieurs millions de dollars américains est requise.

• Une expérience minimale de 2 ans dans la coordination et la prestation de formations est requise. 

• Une expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.), de tableurs, de logiciels de bases de données et une expérience de la gestion de systèmes de gestion Web sont requises.

• Une expérience internationale est souhaitable.

• Une expérience au sein de groupes de travail inter-agences est souhaitable.

• Une expérience de travail dans le domaine des opérations ou des programmes axés sur l’égalité des sexes est souhaitable.

• Une expérience de travail avec le Système de gestion de la sécurité des Nations Unies (UNSMS) est souhaitable.

• Une expérience dans l’utilisation d’un système ERP moderne basé sur le Web, de préférence Oracle Cloud, est souhaitable.

Langues :

• La maîtrise de l’anglais est requise.

• La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable (français, arabe, chinois, russe ou espagnol).

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