À propos du Programme alimentaire mondial (PAM)
Le Programme alimentaire mondial (PAM) est la plus grande organisation humanitaire au monde. Il sauve des vies en situation d’urgence et utilise l’aide alimentaire pour construire un chemin vers la paix, la stabilité et la prospérité pour les populations qui se remettent de conflits, de catastrophes et des conséquences du changement climatique.
Au PAM, l’humain est au cœur de toutes nos actions. Notre vision pour l’avenir du Programme alimentaire mondial (PAM) repose sur des équipes diversifiées, engagées, compétentes et performantes, sélectionnées au mérite, évoluant dans un environnement de travail sain et inclusif, incarnant les valeurs du PAM (intégrité, collaboration, engagement, humanité et inclusion) et travaillant avec nos partenaires pour sauver et transformer la vie des personnes que nous servons.
Intitulé du poste : Assistant(e) financier(ère) SC5
Unité : Finances
Lieu d’affectation (ville, pays) : Djibouti, Djibouti
Durée du contrat : 6 mois
DESCRIPTION DES FONCTIONS :
L’unité financière est chargée d’assurer la gestion efficace et efficiente des ressources financières destinées à appuyer la mission du Programme alimentaire mondial (PAM) au bureau de pays de Djibouti. Elle apporte un soutien aux opérations et à la gestion en garantissant la planification, le décaissement et le suivi rigoureux des fonds.
L’unité gère également le traitement des paiements à l’ensemble des parties prenantes du bureau de pays, conformément aux directives du PAM.
Politiques et exigences des donateurs
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (liste non exhaustive) :
1. Apporter un soutien procédural et technique au personnel dans les domaines des finances et du budget, afin de garantir le respect des politiques, règles et réglementations financières du PAM.
2. Effectuer un suivi budgétaire et une analyse des écarts, en comparant les dépenses réelles aux budgets et prévisions approuvés, et formuler des recommandations pour soutenir le contrôle des coûts et l’optimisation des ressources.
3. Développer et maintenir des tableaux de bord financiers, des rapports de gestion et des indicateurs clés de performance (KPI) pour faciliter le suivi des performances et l’utilisation des ressources.
4. Surveiller les comptes de petite caisse afin de s’assurer que les fonds sont suffisants et correctement décaissés, puis procéder aux rapprochements et aux rapports ultérieurs.
5. Vérifier les créances des fournisseurs, les avances et autres créances et observer les procédures d’approvisionnement appropriées, afin de garantir que les fournisseurs sont payés en temps voulu et conformément aux règles et réglementations financières du Programme alimentaire mondial (PAM).
6. Récupérer, formater et valider les informations obtenues à partir de divers systèmes d’information financière et signaler toute divergence ou inexactitude au superviseur et assurer le suivi des mesures correctives.
7. Contribue au renforcement des contrôles internes et des cadres de conformité.
8. Tenir à jour le registre en ligne de toutes les factures et des transferts de paiement et des documents d’archivage, afin de garantir que tous les documents sont conservés et classés conformément aux normes et directives du Programme alimentaire mondial (PAM).
9. Agir en tant que point de contact financier pour les voyages, chargé du traitement des paiements et des règlements liés aux voyages professionnels.
10. Surveiller et enregistrer toutes les dépenses conformément au budget approuvé afin de garantir que les coûts de dépenses corrects sont imputés et que les paiements aux fournisseurs externes, les subventions en espèces et les autres factures de fournisseurs sont traités en temps opportun.
11. Fournir des conseils et une formation en cours d’emploi aux autres membres du personnel de soutien, afin de garantir que les services soient fournis de manière cohérente et selon les normes requises.
12. Les tâches ci-dessus ne sont pas exhaustives et peuvent être mises à jour par le responsable en fonction des besoins opérationnels.
CAPACITÉS FONCTIONNELLES :
Capacité à planifier, suivre, analyser et rendre compte des performances financières et opérationnelles par le biais de la budgétisation, des prévisions, du suivi des indicateurs clés de performance (KPI) et de l’analyse des écarts.
Tenir des dossiers et une documentation financière organisés et précis à des fins d’audit et de conformité.
Excellentes compétences organisationnelles, souci du détail et capacité à gérer plusieurs priorités dans des délais serrés.
Capacité d’adaptation aux nouveaux outils, processus et directives financiers, selon les besoins.
Solides compétences interpersonnelles et de communication, avec la capacité de former et d’accompagner les collègues.
Capacité à préparer de manière autonome des tableaux de bord automatisés pour le suivi des fonds (Excel ou autres outils)
Connaissance acquise des principes comptables (normes IPSAS, IFRS, PCGR…)
Capacité à transformer les données financières et opérationnelles en informations exploitables, favorisant l’optimisation des ressources et la prise de décision fondée sur des données probantes.
Une attention particulière aux détails et une rigueur sont nécessaires pour garantir que les fonds de l’organisation sont conformes aux réglementations financières et aux mesures de conformité en vigueur.
EXPÉRIENCES SOUHAITÉES POUR ACCÉDER À CE POSTE :
Au moins 5 ans d’expérience en finance, comptabilité, budgétisation, contrôle de gestion, audit financier ou analyse financière.
Expérience dans la préparation de rapports de gestion, de tableaux de bord financiers et d’indicateurs clés de performance (KPI) pour appuyer la prise de décision.
Expérience en matière d’examen des transactions financières et de garantie de la conformité aux politiques, procédures et cadres de contrôle interne financiers.
QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES MINIMALES STANDARD :
Formation : Diplôme d’études secondaires. Un certificat d’études postsecondaires dans le domaine fonctionnel concerné est souhaitable.
Langues : Maîtrise du français oral et écrit. Niveau intermédiaire (niveau B) en anglais et/ou dans une autre langue officielle.