Poste vacant à l’ONG internationale de développement FHI 360 – 19 octobre 2026

Description du poste :

Fournir un soutien administratif de base pour un projet principal et/ou des opérations techniques (par exemple, coordination des réunions, organisateur des déplacements, traitement des notes de frais). Appuyer la planification et l’exécution de projets et d’initiatives techniques. Assister avec la surveillance des progrès vers l’atteinte des objectifs et le respect des échéances, communication des résultats au personnel concerné. 

Communiqué fréquemment avec le personnel et ses collègues. 

Responsabilités principales :

Soutien programmatique : 

• Fournir un soutien administratif y compris la gestion du calendrier, la planification et la gestion des dépenses. 

• Participe aux réunions de projet et prépare les notes et mémos avant et après les réunions. 

• Plan pour lié au projet réunions; réservation de chambres de conférence; commande restauration; préparation des matériaux, etc. 

• Soutien logistique pour les événements, conférences et ateliers, y compris les invitations et l’approvisionnement en matériel, fournitures, rafraîchissements, etc. 

• Soutien départements, pratiques et/ou projets à gérer des fichiers électroniques et/ou revoir pour assurer l’achèvement. 

• Fournir un soutien en matière de communication ; constituer des dossiers pour les parties prenantes externes ; assurer le suivi des communications matériels, inventaire et travail avec des équipes à demande de matériels supplémentaires, au besoin. 

• Soutien logistique pour les événements, conférences et ateliers, y compris les invitations et l’approvisionnement en matériel, fournitures, rafraîchissements, etc. 

• Prise de notes de réunion et maintien des fichiers du projet. Maintient dépôt système de documents relatifs à la sous-convention . 

Administration programmatique : 

• Soutenir les activités de déplacement du personnel et des consultants, y compris la préparation des autorisations de dépenses, l’obtention de l’approbation du voyage du client, le fonctionnement avec Voyage Département à obtenir Billets d’avion et avances, et les justificatifs des frais de déplacement lorsque cela est requis. 

• Participer à la collecte d’informations destinées à la rédaction de rapports et à la mise en forme des ébauches de rapports. 

• Tenir à jour la liste de diffusion des rapports de projet. 

• Envoyez des rappels à l’équipe pour qu’elle respecte les délais de reporting. 

• Servir de soutien aux autres personnes de même niveau. 

• Mettre en place un site de gestion de documents (site de partage de fichiers). 

• Assurer la maintenance, la copie et la coordination du stockage et de l’archivage des fichiers. 

Exigences techniques : 

• Participer à la collecte, à l’examen et à l’analyse de base des données techniques. 

• Fourniture technique de base soutien dans le développement et diffusion d’outils, documents, rapports, articles et interventions pour les projets. 

• Sous surveillance conduit des recherches de littérature publiée, des sites de logiciels mobiles, des blogs, sur des questions en constante évolution. 

• Fournit un soutien technico-administratif pour la préparation et la finalisation du plan de travail. 

Support opérationnel (sécurité, informatique, RH, etc.) : 

• Publier les descriptions de poste. 

• Organiser des entretiens. 

• Mettre en place le matériel technologique pour les réunions. 

• Dépannage des problèmes d’équipement. 

• Conservez et mettez à jour votre liste de contacts. 

financier : 

• Traitement de paiement : recevoir des factures dans le système financier de enregistreurs, compilateur Les dossiers de paiement, l’obtention des approbations et leur soumission pour traitement. 

• Consultant support: consultant compilateur accord colis, obtention des approbations, et Téléchargement dans le système financier d’enregistrement. 

• Fournir indiquer de contact soutien pour le personnel du projet, tel comme traitement demandes de remboursement et factures. 

• Peut contribuer à l’élaboration du processus budgétaire du projet. 

• Lire et interpréter le budget pour comprendre le suivi. 

• Peut suggérer des éléments de budget/une approche pour les tâches. 

• Configurer les bons de commande dans le système financier de référence (siège social uniquement). 

• Peut aider à obtenir des informations sur les coûts (autres coûts directs (OCD), frais d’hôtel, etc.). 

Soutien au développement commercial et à la gestion des propositions : 

• Assistance et suivi des livrables contractuels : au besoin, assistance pour la révision et le téléchargement des projets rapports et livrables au Développement Expérience Centre d’échange et à L’échange de connaissances interne. 

• Soutenir les efforts de développement commercial, notamment en aidant à la préparation des propositions et à la documentation mise en forme, organisationnelle graphique mise en forme, et performance bureau de recherche, au besoin. 

Compétences :

Il existe 31 compétences de développement FHI360. Pour ce poste en particulier, l’accent sera mis sur : 

• Gestion de projet (planification et gestion du temps) – note avec précision la durée et la difficulté de tâches (ensembles) objectifs/buts/mesures). Pauses vers le bas travail dans mesures, Planification, affectation des tâches et des personnes. Gestion efficace du personnel, du temps et des ressources . Organiser l’information est présentée de manière utile et il orchestre plusieurs activités simultanément. 

• Problème Résolution – analyser les problèmes, chercher à saisir depuis les autres et considérer une variété de solutions. Choisissez les solutions les plus efficaces et efficientes en tenant compte de leur impact sur les autres projets et tâches. 

• Compétences techniques et apprentissage – abandon des processus et procédures obsolètes, recherche de ressources pour améliorer les compétences techniques, et apprend facilement de nouveaux processus, systèmes et produits industriels. 

• Les employés sont attendus à posséder ou avoir haut potentiel pour développer ces trois compétences fondamentales. 

Connaissances et compétences :

• Articuler, professionnel et capable de communiquer de manière claire et positive avec les clients et le personnel. 

• Doit être capable de lire, d’écrire et de parler courant anglais, courant dans hôte pays langue le cas échéant. 

• Connaissances de base des concepts, pratiques et procédures liées à la conception de projets. 

• Excellentes compétences en communication orale et écrite. 

• Maîtrise confirmée de la suite logicielle Microsoft Office. 

• Capacité à résoudre les problèmes et à recommander des mesures correctives au besoin. 

• Un sens aigu de l’organisation et une grande attention aux détails sont indispensables pour respecter les délais du projet. 

• Efficace communications dans information commune par assurer attention est payée aux éléments spécifiques (par exemple, la mise en forme) de la communication, livraison réussie et responsabilité pour des éléments spécifiques (par exemple, la mise à jour des échéanciers). 

Résolution de problèmes et impact :

• Travaille sur des problèmes de portée limitée. 

• Les problèmes sont de nature routinière et relèvent de procédures et de politiques standards. 

• Travaille de manière autonome et en équipe sur des projets spéciaux, ponctuels et continus. 

• Fait preuve de discernement dans le cadre des pratiques et politiques défini pour accomplir ses tâches. 

• Les décisions prises ont généralement une incidence sur son propre poste ou sur un domaine fonctionnel spécifique. 

Supervision donnée/reçue :

• N’a aucune responsabilité de surveillance. 

• Fait preuve de discernement pour déterminer le flux de travail et les priorités. 

• Reçoit des instructions concernant ses nouvelles missions. 

• Relève généralement d’un responsable. 

Éducation

• Diplôme de niveau bac+2 ou son équivalent international en société civile, communication et études sociales 

Commercialisation, Économique Développement, Éducation, le Environnement, Genre, Santé, Nutrition, recherche, technologie et jeunesse ou un domaine connexe. 

Expérience :

• Nécessite généralement 1 à 3 années d’expérience administrative pertinente justificative de projets et/ou un domaine de pratique technique. 

• Une expérience préalable au sein d’une organisation non gouvernementale (ONG) est préférable. 

• Une expérience préalable avec la suite Microsoft Office est préférable. 

Exigences physiques typiques :

• de bureau typique . 

• Capacité à dépenser de longues heures à regarder sur écran d’ordinateur et à faire répétitif travail sur un clavier. 

• Capacité à rester assis et debout pendant de longues périodes. 

• Capacité à soulever/déplacer jusqu’à 2,3 kg. 

Technologie à utiliser :

• Ordinateur personnel/portable, applications Microsoft (ex. : Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), cellule téléphone/mobile technologie, et standard bureau équipement. 

Exigences de voyage :

• Moins de 10% 

** Ou une combinaison équivalente de formation et/ou d’expérience pertinente suffisantes pour réussir la clé de responsabilité de l’emploi. Ce poste description résume les principaux devoirs de Le présent document décrit la fonction. Il ne prescrit ni ne limite les tâches exactes qui peuvent être confiées pour l’exécution de ces fonctions. Ce document ne constitue en aucun cas un contrat de travail. La direction se réserve le droit de le réviser à tout moment. 

La fourchette salariale prévue pour ce poste est de 16 500 à 22 000 USD par an (salaire brut, incluant le salaire de base et les indemnités) pour un recrutement local. Pour déterminer le montant de l’offre, FHI 360 prend en compte plusieurs facteurs, notamment l’expérience et la formation du candidat, l’équité salariale interne, les salaires du marché et le budget. Pour les candidats internes, la rémunération sera également déterminée conformément aux directives de FHI 360 relatives aux augmentations liées aux promotions.