POSTE : Assistant aux demandes
Mission et objectifs
La MONUSCO/MONUC a été créée en 1999 sous l’égide du Département des opérations de maintien de la paix (DOMP) des Nations Unies. La résolution 2277 (2016) prie la MONUSCO d’appuyer les efforts du Gouvernement de la RDC en matière de protection des civils, par une approche globale impliquant toutes ses composantes. Cet appui comprend la réduction de la menace posée par les groupes armés congolais et étrangers et des violences contre les civils, notamment les violences sexuelles et sexistes et les violences contre les enfants, à un niveau gérable par les institutions judiciaires et de sécurité congolaises.
La MONUSCO/MONUC doit également appuyer la stabilisation du pays par la mise en place d’institutions étatiques fonctionnelles, professionnelles et responsables, notamment judiciaires et de sécurité. Ce projet vise à mieux comprendre les violations les plus graves du droit international des droits de l’homme et du droit international humanitaire en RDC et à soutenir le leadership de la Mission par une élaboration de politiques et une prise de décision éclairées concernant le contrôle futur des forces de sécurité (évaluation et atténuation des risques), la planification conjointe des opérations de la MONUSCO et les actions de plaidoyer.
Contexte
Cette mission des Volontaires des Nations Unies (VNU) s’inscrit dans le cadre de la MONUSCO (Mission de l’Organisation des Nations Unies pour la stabilisation en République démocratique du Congo).
La MONUSCO a succédé à une précédente opération de maintien de la paix des Nations Unies, la Mission de l’Organisation des Nations Unies en République démocratique du Congo (MONUC), le 1er juillet 2010. Ce transfert a été effectué conformément à la résolution 1925 du Conseil de sécurité du 28 mai, marquant ainsi le début d’une nouvelle phase. Entre 2021 et 2025, la Mission est entrée dans une nouvelle phase caractérisée par une double dynamique : la poursuite de ses responsabilités essentielles, notamment la protection des civils, et la préparation d’une transition progressive et responsable, en étroite coordination avec les autorités congolaises et les partenaires internationaux.
En 2025, la Mission a opéré dans un contexte de plus en plus complexe, marqué par une nouvelle détérioration de la situation sécuritaire dans l’est de la RDC, notamment la prise de Goma par le M23, qui a considérablement aggravé la crise humanitaire et de protection au Nord-Kivu. Dans ce contexte difficile, la MONUSCO a continué d’adapter son dispositif afin d’appuyer les efforts de protection des civils, de se coordonner avec les autorités nationales et de maintenir son engagement auprès des partenaires internationaux. Ce poste sera basé à Entebbe (Ouganda), auprès de la MONUSCO. Plus d’informations : https://monusco.unmissions.org/en
Description de la tâche
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, l’assistant(e) aux demandes d’achat sera chargé(e) des tâches suivantes :
• Préparer en temps opportun les demandes d’achat de services et de biens divers (par exemple, matériel informatique et de communication, véhicules, matériel et fournitures médicales, rations alimentaires, carburant, matériaux de construction et d’entretien des bâtiments, mobilier et agencements, fournitures de bureau, etc.) conformément au plan d’acquisition de la mission, et assurer le suivi de l’état d’avancement des processus de demande et d’approvisionnement des catégories qui lui sont attribuées.
• Prioriser la préparation des demandes d’achat selon les directives du/de la responsable de la planification des acquisitions, en tenant compte de l’évolution des priorités et des situations d’urgence, afin d’optimiser le calendrier de livraison et de répondre aux besoins de la mission.
• Se renseigner auprès de ses homologues de l’unité de planification des acquisitions ou du Centre de services global des Nations Unies (CSGN) sur la disponibilité des articles avant de soumettre une demande d’achat ou une commande groupée, et émettre des ordres de transfert internes pour les articles à fournir à partir des stocks de déploiement stratégique (SDS) ou des stocks excédentaires d’autres missions.
• Tenir à jour les bases de données et les fichiers pertinents afin d’assurer le suivi des accords contractuels et d’informer les différentes parties prenantes concernant les catégories qui lui sont attribuées.
• Supervise la préparation des demandes d’achat pour les contrats de service, les besoins et les plans de maintenance, conformément aux termes contractuels.
• S’assure de la disponibilité des fonds nécessaires pour couvrir tous les besoins.
• Contrôle le respect des délais de préavis afin que des dates de livraison réalistes soient correctement indiquées dans les demandes d’achat ; veille également à ce que toutes les demandes soient conformes aux termes contractuels et aux calendriers de livraison convenus.
• Travaille en étroite collaboration avec les parties prenantes internes, telles que les unités techniques des services de prestation de services et des services/sections de la chaîne d’approvisionnement, et participe à la préparation des spécifications techniques (cahiers des charges, termes de référence, etc.) pour divers services et produits non disponibles en stock ou dans le cadre des contrats de systèmes existants, en garantissant l’exhaustivité des exigences et des critères d’évaluation technique.
• Collabore avec le service des achats concernant le processus d’approvisionnement des demandes d’achat émises et assure le suivi des demandes en cours, en tenant les différentes parties prenantes informées de leur statut.
• Effectue une recherche sur le marché local pour identifier les biens et services immédiatement nécessaires, les obtient par le biais des procédures d’approvisionnement établies et recueille les informations pertinentes pour la suite du traitement.
• Met en œuvre les politiques et procédures de la mission, y compris les procédures opérationnelles standard (POS), les directives et les instructions régissant le processus de demande et d’approvisionnement ; contribue à leur révision et à leur mise à jour périodiques.
• Met en œuvre des systèmes de contrôle interne, notamment la tenue d’une comptabilité précise et complète, la production de rapports,et tous les documents électroniques et papier à des fins de contrôle qualité afin de garantir une traçabilité complète.
• Supervise et encadre les assistants de gestion des commandes débutants ; gère et coordonne les activités relevant de sa responsabilité.
• Effectue toute autre tâche demandée.
Critères d’admissibilité
Âge
18 – 80
Expérience requise
3 ans
Nationalité
Le candidat doit être ressortissant d’un pays autre que le pays d’affectation.
Exigences relatives aux travaux
Expérience pertinente
3 ans
Langues
Anglais, niveau : courant, requis
Niveau d’études requis
Licence en gestion budgétaire et financière, administration et gestion des affaires, comptabilité et finance, administration de bureau.
Compétences et valeurs
• Responsabilité • Adaptabilité et flexibilité • Créativité • Jugement et prise de décision • Planification et organisation • Professionnalisme • Autonomie
Compétences et expérience
• Au moins cinq ans d’expérience professionnelle à responsabilités croissantes dans l’administration, le budget, la comptabilité, la finance ou tout autre domaine connexe.
• Expérience en matière d’élaboration de budgets, de suivi de leur exécution et de rapports sur leur performance.
• Bonne connaissance d’au moins un des modules SAP suivants : comptabilité financière, gestion des fonds ; la connaissance des systèmes des Nations Unies (par exemple, Umoja ou équivalent) est un atout.
• Excellentes aptitudes rédactionnelles et de communication.
• Une expérience de travail dans le domaine humanitaire, du développement ou des opérations de terrain des Nations Unies, y compris la coordination avec les fournisseurs, les unités de service et les partenaires, est un atout.
• Maîtrise de l’anglais requise, avec d’excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.
• Rigueur et professionnalisme dans la production et la révision de documents.
• Excellentes aptitudes relationnelles ; sensibilité culturelle et sociale ; capacité à travailler de manière inclusive et collaborative avec divers partenaires, notamment les membres des communautés locales, les organisations religieuses et de jeunesse, et les autorités à différents niveaux ; connaissance des outils et des approches de la communication pour le développement.
• Capacité à travailler et à s’adapter avec professionnalisme et efficacité dans un environnement exigeant ; capacité à travailler efficacement au sein d’une équipe multiculturelle composée de personnel international et national.
• Maîtrise des outils informatiques : MS Excel, MS Word, PowerPoint, Outlook.
• Autonomie, capacité à travailler avec un minimum de supervision et à respecter des délais serrés.
• Intérêt pour le volontariat dans les opérations de maintien de la paix en tant que levier de développement durable et pour le système des Nations Unies.
Domaine(s) d’expertise
Administration, technologies de l’information et télécommunications, logistique, approvisionnement, matières premières
Permis de conduire
Véhicule léger (VL), Obligatoire Obligatoire